Die Manitou Group beschleunigt die digitale Transformation ihrer HR-Prozesse
Seitdem die Manitou Group im Jahr 1958 ihren ersten Gabelstapler auf den Markt brachte, hat sich das Unternehmen kontinuierlich weiterentwickelt. Die Internationalisierung erfolgte im Jahr 1972 mit der Eröffnung der britischen Tochtergesellschaft. Heute hat die Gruppe 30 Tochtergesellschaften in 24 Ländern und vertreibt ihre Produkte in mehr als 140 Ländern.
HRIS Manager Vincent Romain erläutert: „Die Übernahme von Gehl in den Vereinigten Staaten im Jahr 2008 war der Startschuss für die Implementierung von HR-Verfahren auf Gruppenebene. Allerdings verfügten wir noch nicht über die dafür passende Lösung. Am Anfang nutzten wir Excel. ”
Der erste Versuch einer Vereinheitlichung verdeutlichte schnell die Grenzen unseres Ansatzes." Die Notwendigkeit, Prozesse zu digitalisieren, wurde immer offensichtlicher.
2013 entschied sich die Manitou Group für SAP SuccessFactors als Lösung zur Überwachung und Neuorganisation für die Verwaltung von Talentdaten. Ziel war es, eine für alle Ländern zentralisierte und gemeinsame Ansicht der Bereiche Rekrutierung, Zielsetzung, Jahresgespräche und Organigramme zu erhalten.
Dieser erste Schritt ermöglichte die Schaffung eines echten internen HR-Netzwerks. Der Hauptsitz und die Tochtergesellschaften erhielten dadurch gemeinsame Arbeitsweisen und eine gemeinsame Vision.
Hauptziel: Datenkonsistenz mit der HR-Kernfunktion
Auf der Grundlage dieses ersten Erfolges fand 2017 die zweite Stufe der digitalen HR-Transformation der Manitou Group statt.
Zur Vereinheitlichung der Talentmanagement-Prozesse kamen mehrere Tools, welche die Teams im Laufe von vier Jahren implementierten. Dazu gehörten die Einrichtung eines Core-HR-Systems, eines Moduls für die Verwaltung von Vergütungen und Zusatzleistungen, sowie eines internen sozialen Netzwerks (alles auf Basis von SAP SuccessFactors).
„Die abgeschlossenen Elemente brachten für unser Unternehmen einen großen Fortschritt, doch uns fehlte eine konsistente Mitarbeiterdatenbank”, erläutert Vincent Romain.
„Unsere Verfahren verlangten noch immer einen hohen Verwaltungsaufwand. Datenaktualisierungen erfolgten verspätet und inkonsistent, unsere Daten- und Finanztools waren nicht kompatibel. Außerdem fehlten uns Daten von Mitarbeitern, insbesondere von den Mitarbeitern in den Produktionsstätten, die nicht über einen PC verfügten.”
Deshalb entschieden wir uns für die Implementierung von Employee Central, der HR-Kernfunktion von SAP SuccessFactors. Ende 2018 folgte dann eine Ausschreibung.
Die Wahl des richtigen Partners: Funktionelle Reaktion und internationale Abdeckung
Anfang 2019 entschied sich die Manitou Group für Alight I NGA HR als Anbieter für die Implementierung von Employee Central.
Die Gründe für diese Partnerschaft erläutert Vincent Romain so: „Die Schnelligkeit von Alight I NGA HR sowie die Fähigkeit, in jedem Land, in dem wir die Core HR implementiert haben, lokale Ressourcen zu mobilisieren, sind ein entscheidender Wettbewerbsvorteil des Unternehmens”.
Die Implementierung von Employee Central für alle Konzerneinheiten dauerte nur wenige Wochen und verlief planmäßig. Und das trotz der beispiellosen Gesundheitskrise und angesichts der in der Anlaufphase notwendigen Anpassungen.
Termingerechte Implementierung von Employee Central ... trotz einiger Feinabstimmungen
Die Teams von Manitou standen am Projektbeginn vor drei Herausforderungen:
Die beste Methode zur Definition der globalen Grundlage musste bestimmt werden. Es wurde darüber diskutiert, ob die Zentrale am Hauptsitz die Vorlage zusammen mit den Ländern erarbeiten sollte oder ob die Landesmanager vollständig einbezogen werden sollten. Im letztgenannten Fall hätten die zuständigen Personen nach Frankreich reisen und Meetings besuchen müssen. Dabei waren alle ohnehin schon sehr beschäftigt. Deshalb wurde letztendlich die Zusammenarbeit zwischen Hauptsitz und Tochtergesellschaften beschlossen.
Die Geschäftsprozesse und die HR-Lösungen mussten an die Standards von SAP SuccessFactors Employee Central angepasst werden. Dabei mussten auch Kompromisse gefunden werden.
Ein weiterer entscheidender Punkt war die Entscheidung für die passende Architektur, das heißt die Frage, ob die HR-Kernfunktion „Master” oder „Slave” sein sollte. Die Manitou Group entschied sich für eine „Slave”-Architektur. Diese konnte mit Employee Central realisiert werden und war zudem besser für das Unternehmen geeignet.
Diese Anpassungen zu Beginn des Projekts hatten jedoch keinen Einfluss auf den weiteren Verlauf der Implementierung von Employee Central. Nicht einmal die mitten in dem Prozess begonnene Corona-Pandemie verhinderte den Abschluss der Phase 3.
Phase 1 (Asien, MEA): Abgeschlossen im Dezember 2019 (pünktlich);
Phase 2 (Europa, ohne Frankreich): Abgeschlossen im April 2020 (pünktlich);
Phase 3 (Frankreich und Vereinigte Staaten): Geplant für Juni 2020. Abgeschlossen im Juli 2020.
Daten unter Kontrolle: Auf dem Weg zur HR-Analytik!
Die Manitou Group kann nun den Nutzen ihrer HR-Kernfunktion messen:
Vergütungsdaten sind sofort zugänglich.
Alle Mitarbeiter (auch jene ohne PC-Zugang) sind im HR-System erfasst. Dadurch werden Fehler bei der Aktualisierung von Mitarbeiter-Daten vermieden.
Die HR-Kernfunktion verfügt über Schnittstellen zu den Finanztools des Konzerns. Dies ist zeitsparend und äußerst zuverlässig.
Die Integration verschiedener SAP-SuccessFactors-Module ist auf einem guten Weg. Dies erleichtert die Verwaltung unternehmensweiter Vergütungskampagnen (Frankreich und international).
Der letzte Schritt in dem Prozess ist die Implementierung von „People Analytics”, einer dynamischen Aufbereitung der in der HR-Kernfunktion gespeicherten Daten.
Der Abschluss des Employee Central-Projekts war nicht das Ende der Zusammenarbeit mit Alight I NGA HR: Die Manitou Group hat nun die Wartung des HRIS an Alight I NGA HR ausgelagert.
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