Kunden-Erfolgsstory: Klosterfrau Healthcare Group

Große Infrastruktur bringt große Herausforderungen 

Klosterfrau hatte bis 2017 kein einheitliches Abrechnungs- und Human Capital Management (HCM)-System. Dadurch waren viele Arbeitsprozesse in der Personalabteilung zeitaufwändig und wenig innovativ. In Deutschland war SAP-HR im Einsatz, ansonsten war die System-Landschaft von Land zu Land unterschiedlich. Dadurch stand HR keine einheitliche Datenbasis zur Verfügung, was zu Fehlern führte. Zudem kosteten die Abrechnungs- und Verwaltungsprozesse viel Zeit – Zeit, die in der strategischen und operativen Personalarbeit fehlte.

Um den administrativen HR-Aufwand zu reduzieren, entschied sich Klosterfrau für die Auslagerung von Abrechnungsprozessen und die Implementierung einer zeitgemäßen HCM-Lösung. Zudem sollten weitere Abläufe digitalisiert und Self-Services eingerichtet werden. Weitere Ziele waren die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis für Planung, Abrechnung und Reporting sowie das Outsourcing der gesamten weltweiten Payroll-Abwicklung.

Der erste Versuch scheitert

Bei einer Umstrukturierung von diesem Ausmaß müssen Hürden überwunden und Entscheidungen von hoher Tragweite getroffen werden. Daher entschied sich das Gesundheitsunternehmen für die Zusammenarbeit mit einem strategischen Implementierungspartner. Auf Empfehlung der IT-Abteilung fiel die Wahl auf NGA HR, dem jetzigen Unternehmen Alight.

Bei der Ausschreibung für die HCM-Lösung legte Klosterfrau vor allem Wert auf die Demos der Lösungsanbieter. Diese mussten jeweils zwei Use Cases für einen Umzug in die Cloud vorstellen. Zwei HCM-Lösungen kamen in die engere Auswahl. Der Fachbereich hat sich für einen anderen Lösungsanbieter ausgesprochen, als die IT empfohlen hat.

Bereits nach kurzer Zeit stellte sich heraus, dass diese Lösung nicht die richtige Wahl war. So fehlten technische Schnittstellen zum Payroll-Provider. Dadurch wurde der Aufwand für HR noch größer. Auch die Integration der verschiedenen Zeitwirtschaftssysteme sorgte für erheblichen finanziellen und zeitlichen Mehraufwand. Lediglich Core-Funktionen, etwa die Übertragung von Stammdaten und Kernfunktionen, ließen sich realisieren. Das zuständige Team von Klosterfrau entschied sich daher einstimmig dafür, eine Neubewertung des Projekts vorzunehmen.

Zweiter Versuch mit SAP SuccessFactors

In der zweiten Jahreshälfte 2019 revidierten die Verantwortlichen die HCM-Entscheidung und folgten der damaligen Empfehlung der IT – SAP SuccessFactors. Dabei wurde der damalige Ist-Zustand sowohl von HR als auch der IT-Abteilung berücksichtigt, um eine integrative Bewertung vornehmen zu können.

Die Experten von Alight spielten dabei eine wesentliche Rolle und standen den Teams bei Fragen zu jeder Zeit zur Verfügung. Dadurch war gewährleistet, dass alle Abteilungen Hand in Hand und nicht gegeneinander arbeiteten. Alight erwies sich in dieser Zeit als guter Partner, der aufgrund seines Wissens die Entscheidungen erleichterte. Daher erhielt das Unternehmen den Zuschlag für den Betrieb und die Implementierung von SAP SuccessFactors sowie für die Übernahme der Payroll-Prozesse.

Straffer Zeitplan

Nicht nur die Entscheidungsfindung, auch die Implementierung der Lösung war ein Kraftakt für alle Beteiligten. Das Change-Management wurde daher gegenüber dem vorherigen Projekt ausgebaut. Dabei ging es darum, den Mitarbeitern die Gründe für den erneuten Systemwechsel klarzumachen. Denn ein so umfangreiches Projekt kann nur mit der Veränderungsbereitschaft aller erfolgreich verlaufen. Die Anbindung der Zeitwirtschaftssysteme an die Cloud war jedoch weiterhin eine große Herausforderung. Zudem sollte der Relaunch innerhalb von sechs Monaten erfolgen, damit Klosterfrau den laufenden Vertrag mit dem vorherigen Lösungsanbieter nicht verlängern musste.

Rechtzeitige Umsetzung

Dank der engen Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen, dem Management sowie dem strategischen Partner Alight und dem Lösungsanbieter SAP konnte das Projekt in den vorgegebenen sechs Monaten erfolgreich umgesetzt werden, obwohl sich damals jeder Mitarbeiter aufgrund der Corona-Pandemie im Homeoffice befand. Der entscheidende Faktor war dabei das umfassende Wissen der Experten von SAP und Alight. Einen klaren Vorteil boten auch die vorgefertigten Best-Practice-Templates von Alight. Damit konnte Klosterfrau den Implementierungsaufwand erheblich reduzieren.

Dem Management war bewusst, dass es den nach dem anfänglichen Projektverlauf frustrierten HR-Mitarbeitern Erfolge präsentierten musste. Daher wurde die elektronische Personalakte ebenfalls in den ersten sechs Monaten eingeführt, die der HR-Abteilung einen echten Mehrwert liefert. Auch eine grafische Abbildung der Matrixorganisation von Klosterfrau, die nicht im SAP-Standard verfügbar war, ließ sich mit einem Add-On reibungslos hinzufügen.

Bereit für eine digitale Zukunft

Mittlerweile wurde eine Reihe neuer Lösungen implementiert. Die Anwendung für das Recruiting, Onboarding sowie das Performance-und-Goal-Management sind bereits in der Cloud. Die Abwicklung der Payroll-Prozesse soll nach Ende des laufenden Vertrags im April 2022 von Alight übernommen werden.