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Alight hat eine Vereinbarung über die Veräußerung der Geschäftsbereiche Payroll und Professional Services an eine Tochtergesellschaft von H.I.G. Capital getroffen. Mehr erfahren

KI für Unternehmen – warum nicht auch bei der Payroll?


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In der umfassenden Landschaft technologischer Innovationen gibt es nur wenige Themen, die so viel Aufmerksamkeit und Spekulationen hervorrufen wie die künstliche Intelligenz (KI). Von selbstfahrenden Autos bis zu intelligenten Assistenten durchdringt KI nahezu jeden Aspekt des modernen Lebens. Doch inmitten der Fülle an fortschrittlichen Entwicklungen bleibt ein Bereich merkwürdigerweise unbeachtet: die Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

In einer von künstlicher Intelligenz dominierten Epoche könnte man annehmen, dass Unternehmen bei der Optimierung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen mehr und mehr zu KI greifen. Denn die Verlockungen sind groß: Automatisierung verspricht Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen. Die Realität sieht jedoch ganz anders aus. Trotz ihrer Allgegenwärtigkeit in anderen Bereichen und der Diskussion über das transformative Potenzial von KI in Unternehmen verläuft die Annahme von KI in der Lohn- und Gehaltsabrechnung erstaunlich schleppend.

Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage für den Global Payroll Complexity Report 2024 von Alight nutzen nur 4 % der Befragten derzeit KI in ihren Payroll-Prozessen, und nur 8 % planen die Implementierung von KI-Funktionen in den nächsten zwei Jahren.

Warum erobert KI nicht die Welt der Entgeltabrechnung?

Wahrscheinlich liegt es an einer Vielfalt von Gründen, die wir grob in drei verschiedene Hürden für die Nutzung einteilen können:

  1. Wissenslücken – Mangelndes Wissen und Verständnis bezüglich KI: was sie ist, wie sie funktioniert und welche Auswirkungen sie auf die Belegschaft haben wird.
  2. Strategie – Unsicherheit darüber, wie sich KI in die Unternehmensstrategie einfügt und welche Payroll-Funktionen am meisten von ihr profitieren werden.
  3. Datenqualität/Sicherheit – Bedenken hinsichtlich der Qualität, Aktualität und Sicherheit von KI-Daten.

Gehen wir nun jeden dieser Punkte der Reihe nach durch.

Wissenslücken

Als neue Technologie ranken sich eine Menge Geheimnisse um KI, und viele Unternehmen scheinen keine klare Vorstellung davon zu haben, was sie ist und wie sie funktioniert. Laut einer Umfrage unter Lohnbuchhaltern bei einem kürzlich abgehaltenen KI-Webinar von PAYO gaben 47 % an, dass sie einfach nicht genug über den Einsatz von KI in der Gehaltsabrechnung wissen.

Dieser Mangel an Wissen kann auch zu zahlreichen Bedenken führen. Während viele Payroll-Spezialisten das Potenzial von KI zur Automatisierung und Optimierung zeitaufwändiger Arbeit anerkennen, sind sie gleichzeitig besorgt über die möglichen negativen Auswirkungen auf ihre eigene Karriere. So befürchtet fast die Hälfte der europäischen Arbeitnehmer, dass sie zum Thema KI mehr wissen sollten, als sie es momentan tun, und fast ein Viertel der Arbeitnehmer in Deutschland ist besorgt, dass KI-basierte Automatisierung ihre Arbeitsplätze zukünftig ersetzen wird.

Was ist KI? Und was macht KI?

Es gibt drei Arten von KI:

  1. Schwache künstliche Intelligenz (zielgerichtete Intelligenz) – wird für die Ausführung ganz bestimmter Aktionen entwickelt. Diese Art von KI, mit der wahrscheinlich die meisten von uns vertraut sind, ist nicht in der Lage, selbstständig zu lernen: Chatbots, Gesichtserkennung oder virtuelle Assistenten wie Siri und Alexa.
  2. Starke künstliche Intelligenz (ahmt den Menschen nach) – ist komplexer und darauf ausgelegt, auf einem ähnlichen Niveau wie der Mensch zu lernen, zu denken und zu arbeiten. Beispiele sind selbstfahrende Autos oder der Supercomputer Watson von IBM. 
  3. Künstliche Superintelligenz (geht über die menschliche Intelligenz hinaus) – gibt es derzeit noch nicht, könnte aber in Zukunft entwickelt werden. Diese Art von KI wäre theoretisch in der Lage, das Wissen und die Fähigkeiten des Menschen nicht nur zu erreichen, sondern zu übertreffen.

 

Generative KI

Eine der bekanntesten und praktischsten Anwendungen von KI ist die sogenannte generative KI. Die meisten generativen KI-Programme fallen in die Kategorie der zielgerichteten, schwachen künstlichen Intelligenz (auch wenn sich einige fortgeschrittenere Modelle in den Bereich der starken KI bewegen). 

Generative KI analysiert und lernt aus vorhandenen Inhalten und wendet dieses Wissen dann auf die Erstellung neuer Inhalte an. Beispiele dafür sind ChatGPT oder DALL-E. Bei den erwähnten Inhalten kann es sich von Texten über Bilder bis hin zu Softwarecode um alles Mögliche handeln.

Die Implementierung von schwachen KI-Programmen wie der generativen KI am Arbeitsplatz bietet ohne Frage potenzielle Vorteile. Allerdings sollte auch klar sein, dass die Furcht vor diesen Programmen unbegründet ist. 

Die meisten KI-Programme benötigen nach wie vor menschliche Anwender, um ihre Lernprozesse zu steuern sowie die Ergebnisse zu veredeln. Einigen Analysen zufolge ist es sogar wahrscheinlicher, dass durch KI mehr Jobs geschaffen werden, als verloren gehen.

Strategie

Während die obigen Ausführungen die Möglichkeiten der KI in sehr allgemeiner Form erläutern, sind viele Unternehmen möglicherweise noch unsicher oder skeptisch, was ihre spezifischen Anwendungen im Bereich der Payroll angeht und wie sie die Vorteile der KI voll ausschöpfen können.

Was kann KI für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bringen?

Der offensichtlichste Vorteil ist die Automatisierung. Der Prozess der Gehaltsabrechnung wird oft durch zeitraubende Aufgaben verlangsamt, die mühsame manuelle Arbeit erfordern. Vom Datenaustausch zwischen Personalabteilungen, Zeit- und Anwesenheitsverwaltung bis hin zur Beantwortung zahlreicher Payroll-bezogener Mitarbeiterfragen. 

KI kann die Planung automatischer Datenübertragungen übernehmen, sodass sich Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können und die manuelle Arbeitsbelastung verringert wird. 

Auf ähnliche Weise kann KI die Arbeitsbelastung des Supportteams durch den Einsatz von rund um die Uhr verfügbaren Chatbots oder angeleiteten Self-Service-Anwendungen zur Bearbeitung gängiger Fragen zur Gehaltsabrechnung verringern. Gleichzeitig lernt sie, mit komplexeren Fragen umzugehen und die Mitarbeiter zur Lösung ihrer Anfragen an die richtigen Stellen zu verweisen.

Ein weiterer Vorteil von KI im Bereich der Lohnbuchhaltung ist die Mustererkennung. KI-Anwendungen können nicht nur Daten aggregieren und übertragen, sondern auch Muster analysieren und ableiten. Sie heben verbesserungsbedürftige Bereiche hervor und sind in der Lage, vorausschauende Analysen anzubieten.  

Eine interessante Entwicklung ist die Erkennung von Trends beim Zugriff auf verdientes Gehalt (Earned Wage Access, EWA). Auf Basis dieser Informationen kann KI bei der Budgetierung unterstützen und/oder Zeit- und Anwesenheitsmuster nutzen, um den Personaleinsatz zur Unterstützung der Mitarbeiter zu optimieren.

Zu Zeiten, in denen Remote-Arbeit verbreiteter denn je ist, kann KI die Remote-Personalverwaltung vereinfachen, indem sie Steuern und Sozialleistungen für Mitarbeiter in verschiedenen Rechtsordnungen nahtlos abwickelt.

Wie punktuell oder großflächig ein Unternehmen diese KI-Lösungen einsetzt, hängt von seinen individuellen Bedürfnissen ab. Eines ist jedoch klar: KI-Technologie bietet eine Vielzahl von Anwendungen, die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse optimieren und sich in die allgemeine Geschäftsstrategie eines jeden Unternehmens einfügen können.

Datenqualität

Es steht außer Frage, dass künstliche Intelligenz Daten schnell aggregieren und analysieren kann. Hinsichtlich der Qualität und Genauigkeit der von KI-Lösungen verarbeiteten Daten haben viele Unternehmen jedoch Bedenken. Die mangelnde Transparenz von KI-Algorithmen kann dazu führen, dass sich Unternehmen fragen, ob sie den Ergebnissen trauen können. Schlagzeilen über IT-Systeme wie die über den Post-Office-Skandal in Großbritannien tun ihr Übriges zu dieser Unsicherheit. Trotzdem scheint KI die Datengenauigkeit ebenso effektiv zu gewährleisten wie die Dateneffizienz.

Wie sichert KI die Datenqualität?

KI nutzt ein Verfahren namens Anomalieerkennung. Durch die Nutzung von herkömmlichen defensiven Abfragen gegen die Gehaltshistorie der Mitarbeiter und Kombinationen ihrer Lohnbestandteile können KI-Lösungen die größten Ausreißer im Vergleich zu den Gesamtergebnissen in den Lohnabrechnungsdaten finden und sogar Ausreißer in den Stammdaten identifizieren. 

Durch die Erkennung und Kennzeichnung dieser Unregelmäßigkeiten kann die KI den Payroll-Analysten sofortige Erkenntnisse liefern und gleichzeitig Fehler korrigieren. Und mit jeder Gehaltsabrechnung lernt die KI dazu und verhindert, dass sich Fehler wiederholen.

Datensicherheit

Angesichts der Sensibilität von Mitarbeiterinformationen ist Datensicherheit auch bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung von größter Bedeutung. Es ist verständlich, dass es bei manchen Menschen ein unruhiges Gefühl auslöst, sensible Abrechnungsdaten vollständig in der Hand einer Maschine zu wissen. KI-Technologien wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen können die Maßnahmen zur Datensicherheit jedoch verstärken und die Payroll-Informationen vor unbefugtem Zugriff, Verstößen und Cyber-Bedrohungen schützen.

Ermutigung zum Einsatz von KI

Auch wenn Unternehmen derzeit vielleicht noch mit dem Einsatz von KI zögern, scheint die Technologie auf Dauer Bestand zu haben und sich stetig weiterzuentwickeln. 

In Anbetracht der Vorteile, die sie in Bezug auf Effizienz, Qualität und Analysen bietet, darf auch eine rasche Akzeptanz von KI-Technologie im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung erwartet werden.

Die Frage bleibt: Wie können Sie die Akzeptanz fördern und die Umsetzung in Ihrem Unternehmen vorbereiten?

  1. Aufklärung – Die Ablehnung von KI ist größtenteils auf mangelndes Wissen zurückzuführen. Es ist wichtig, dass in Ihrem Unternehmen Verständnis darüber herrscht, was KI ist, was für ihre Nutzung erforderlich ist und welche Auswirkungen sie auf Ihre Belegschaft haben wird.
  2. Strategie – Viele Unternehmen haben sich aufgrund großer Unsicherheit in Bezug auf ihre Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile nur langsam auf KI eingelassen. Definieren Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen, um herauszufinden, wie KI zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele am besten eingesetzt werden kann.
  3. Daten – Bedenken hinsichtlich der Transparenz von Algorithmen und der Datenqualität haben zu einem Zögern bei der Einführung von KI geführt. Obwohl KI-Lösungen tatsächlich die Datenqualität und -genauigkeit verbessern können, ist es wichtig, Ihre Daten vor der Implementierung vorzubereiten, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Es scheint klar zu sein, dass KI nicht mehr von der Bildfläche verschwinden wird. Wenn wir uns die Vorteile vor Augen führen, die sie am Arbeitsplatz bietet, sowohl bei der Payroll als auch in anderen Abteilungen, ist es wahrscheinlich, dass sie auch noch nach ihrer momentanen technologische Blütezeit eine unverzichtbare Technologie in allen Bereichen des Geschäftslebens sein wird. Wie bei so manch anderen Fortschritt – vom Telefon bis zum Computer – sollten Unternehmen, die in ihren sich ständig weiterentwickelnden Branchen an der Spitze bleiben wollen, ernsthaft in Erwägung ziehen, sich diese neue Technologie zu eigen zu machen. Setzen Sie sich direkt mit all diesen Hürden auseinander, die der Einführung im Wege stehen könnten. Damit greifen Sie einem Großteil der Ablehnung von KI-Technologien vorweg, bauen sie ab und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen den größtmöglichen Nutzen vom Vormarsch der KI in die Geschäftswelt zieht.

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