Payroll Prozesstransformation – was Personalleiter wirklich wissen müssen?

Es gibt niemanden, der besser erklären kann, was Personalleiter über die Transformation von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen wissen müssen, als eine Personalleiterin. Chloe Lewis, langjährige HR-Direktorin, und bevor sie zu Alight Solutions kam, Teil des HR-Teams beim britischen Einzelhändler Sainsburys, berichtet über die Dos und Don‘ts bei der Transformation der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Q2. Warum möchten Personalleiter ihre Gehaltsabrechnungssysteme aktualisieren?

Auch hier geht es um Kontrolle, Transparenz, Compliance und Governance, Integration mit Daten aus anderen Bereichen oder anderen Unternehmensteilen, Prozesssicherheit und -effizienz sowie die Transparenz, die standardisierte und zentralisierte Daten bieten, um Effizienz und Prozessverbesserung und letztendlich die Erfahrung der Mitarbeiter zu steigern.

Personalleiter sind außerdem daran interessiert, die Gehaltsabrechnung an den Stand der Transformation anderer HR-Bereiche anzupassen. In vielen großen Unternehmen werden HR-Funktionen wie Learning und Development, Recruiting, Rewards und Performance Management mittlerweile größtenteils über Selbstbedienungsplattformen zur Verfügung gestellt. Self-Service-Systeme sind über ein mobiles Gerät zugänglich und eignen sich hervorragend für alle, die nicht am Schreibtisch arbeiten. Für die Personalabteilung erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, dass alle Mitarbeiter angesprochen werden und Learning & Development-Ressourcen und Karrieremöglichkeiten häufiger genutzt werden.

Der Wettbewerbsvorteil sowohl für das Unternehmen als auch für die Talentakquise, der sich aus der Klarheit, den Erkenntnissen und der Standardisierung von Governance-Prozessen ergibt, ist vielfältig.

Die betrieblichen Vorteile von HR-Daten aus einer Hand und in Echtzeit begeistern auch die Führungstage. Nahezu alle aktuellen und zukünftigen Entscheidungen hängen von Menschen ab, sei es beispielsweise die Verfügbarkeit von Talenten, die Kostenplanung, die Lieferbereitschaft oder das Unternehmensergebnis.

Es ist ein klarer Zusammenhang zwischen der Leistung während der Pandemie von Unternehmen mit und solchen ohne digitalisierte Geschäftsprozesse erkennbar. Dies lässt sich auch daran ablesen, dass die Ausgaben für die Modernisierung von HR- und Payroll-Systemen seit der Pandemie weltweit sprunghaft angestiegen sind.

Vor der Pandemie tendierte man bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu dem Ansatz: „On-Premise-Systeme funktionieren, also belassen wir es dabei.“ Die Lockdowns haben bewiesen, dass bloßes Funktionieren nicht ausreicht. Die letzten Jahre haben gezeigt, dass es zu viele veraltete Systeme gibt und eine On-Premise-Payroll nicht über die nötige Resilienz verfügt, die für die neue Arbeitswelt erforderlich ist.

Während der Support für einige Systeme schnell das Ende ihrer Lebensdauer erreichen wird, besteht das Hauptproblem bei älteren Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen darin, dass ein Remote-Zugriff ohne erhebliche Investitionen in den IT-Support nahezu unmöglich ist. Dies erhöhte das Risiko einer verspäteten Lohn- und Gehaltsabrechnung, was zu einem potenziellen Verlust der Mitarbeitertreue und zu Gesetzesverstößen führen könnte. Beide Szenarien haben zu hohe Kosten zur Folge, um sie in einer ohnehin schon krisenhaften Situation zu riskieren.

Laut GPCI-Report 2021 besteht darüber hinaus die sehr reale Möglichkeit einer sogenannten Payroll Leakage. Jahr für Jahr kostet dieser Verlust von Payroll-Zahlungen US-Unternehmen mehrere zehn Millionen Dollar, bevor er erkannt wird. In manchen Unternehmen werden Fälle von Payroll Leakage erst sehr spät entdeckt.

Für die Personalabteilung erhöht dies die Gesamtkosten der Payroll und es reduziert gleichzeitig die Mittel, die sonst für Talentakquise, Schulungen und die Entwicklung dringend benötigter Mitarbeiter zur Verfügung stünden. Die wirtschaftlichen Argumente für die Modernisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung waren noch nie so stark.

Q3. Welche Vorteile können Unternehmen durch die Modernisierung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme erzielen? Hilft es bei der Sicherheit und beim Identitätsdiebstahl von Mitarbeitern?

Mit den richtigen Zugriffsrichtlinien gibt es kaum einen sichereren und effizienteren Weg für die Lohn- und Gehaltsabrechnung als einen gut verwalteten oder ausgelagerten, digitalisierten Payroll-Prozess. Sicherheit und personenbezogene Daten (sog. PII-Daten) werden standardmäßig auf Platin-Niveau zur Verfügung gestellt. Durch eine Automatisierung der Prozesse kann außerdem das Risiko menschlicher Fehler eliminiert werden.

Künstliche Intelligenz kann darüber hinaus dazu eingesetzt werden, Administratoren auf etwaige Anomalien aufmerksam zu machen, bevor diese entstehen. Durch die robotergestützte Prozessautomatisierung sowie die Verwendung von One-Touch-Gehaltsabrechnungen wird die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss des Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesseses zusätzlich verkürzt.

Q4. Auf welche Funktionen sollten Personalleiter bei der Aktualisierung von Systemen achten?

In Zukunft wird es noch mehr darum gehen, die Effizienz zu steigern. Nicht nur in der Personalabteilung, sondern im gesamten Unternehmen. Wir brauchen eine bessere Mitarbeitererfahrung durch bessere Kontrollen, schlankere Prozesse, mehr Effizienz und optimale Funktionalitäten.

Die digitale Transformation ist der einzige Weg, dies zu erreichen. Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem, ob intern verwaltet, von einem spezialisierten Dienstleister oder vollständig ausgelagert, muss eine kontinuierliche Modernisierung unterstützen und sich flexibel an neue Anforderungen anpassen.

Payroll-Innovationen schreiten schnell voran und die Konkurrenten vieler Unternehmen investieren in diesem Bereich. Zum ersten Mal übertrifft die Anzahl der Implementierungen von cloudbasierten Gehaltsabrechnungen alle anderen Prozesse. 63 % der Unternehmen haben in den letzten zwei Jahren in die Digitalisierung ihrer Entgeltabrechnung investiert. Das ist ein Anstieg von 34,8 % seit 2019 (Global Payroll Complexity Index-Bericht 2019).

Personalleiter haben die Möglichkeit, die Transformation zu beschleunigen und die Lohn- und Gehaltsdaten zum Herzstück des Unternehmens zu machen. Menschen sind wichtiger denn je. Sie können viele Aspekte eines Unternehmens automatisieren, aber ohne Menschen können Organisationen, zumindest im Moment, nicht reibungslos funktionieren.

Wir sind in vielen Ländern mit einem Mangel an Fachkräften konfrontiert, allen voran in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das Versäumnis von Unternehmen, Pläne zur Versorgungsicherheit ihrer Produkte und Dienstleistungen voranzutreiben, darf sich nicht wiederholen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sich die von Personalabteilungen angestrebte digitale Transformation auf Effizienz, bessere Betriebsmodelle und Kontrollen konzentriert.