Remote Work und Payroll: Wie sich die Arbeitswelt und der Arbeitsplatz durch Corona nachhaltig verändert haben

Die Arbeitswelt befindet sich schon seit Jahren im Wandel, doch die letzten beiden Pandemiejahre haben zahlreiche Entwicklungen noch einmal beschleunigt. Mit der Verlagerung zahlreicher Arbeitsplätze ins Homeoffice wurde der gesamte berufliche Alltag „remote“. Anfangs fehlte häufig eine funktionierende Hardware, oder die Internetleitung ließ zu wünschen übrig. Jedoch sind diese Probleme mittlerweile gelöst, und die Arbeitnehmer entdecken die Vorzüge von New Work – beispielsweise Workation, um Arbeit und Freizeit miteinander zu verbinden.

Aber auch die Arbeitgeber erkennen zunehmend das Potenzial der neuen Arbeitswelt. So hat Alight in seiner HR-Transformation-Studie herausgefunden, dass Unternehmen ihre Investitionen in den kommenden 12 bis 24 Monaten verstärkt auf den weiteren Ausbau von Remote-Arbeit und Hybrid Working Modellen konzentrieren wollen. Die Makler von Gewerbeimmobilien erwarten sogar, dass Firmen einen signifikanten Prozentsatz ihrer Büroflächen komplett abmieten werden, um Kosten zu sparen. Laut einer Analyse von German Property Partners (GPP), einem Netzwerk lokaler Gewerbeimmobilien-Dienstleister, sank der Flächenumsatz bei der Vermietung von Büroimmobilien in den Top-7 deutschen Städten bereits im dritten Quartal 2020 gegenüber dem Vorjahresquartal um 41 Prozent und bewegte sich im ersten Halbjahr 2021 weiterhin deutlich unter dem 5-Jahres-Mittel. Das dezentrale Büro von morgen bietet somit für Unternehmen zahlreiche Chancen, aber auch Hausforderungen.

Flexible Arbeitsmodelle: Herausforderungen für die Personaladministration und ihre HR-Systeme

Der moderne Arbeitsmarkt wird zunehmend komplexer. In den USA haben bereits mehr als 8 Millionen Menschen mehr als einen Job. Aber auch ungewöhnliche Arbeitsmodelle mit attraktiven Benefits gewinnen immer mehr an Bedeutung für Arbeitnehmer. Dabei verändern sich oftmals die grundlegenden Modalitäten des typischen Arbeitsalltags.

• Dynamische Arbeitszeit: Die sogenannte Gig Economy wächst, und es häufen sich befristete Aufträge für alle Gehaltsgruppen – vom geringfügig Beschäftigten bis zum hochbezahlten Freelancer. Laut aktueller Untersuchungen von Brodmin, einer Plattform zur Meldung verspäteter Zahlungen, wird die globale Gig Economy von 2018 bis 2023 um 17,4 Prozent wachsen. Dies führt zu mehr untypischen Arbeitsformen, da sich die Arbeitsstunden in vielen Verträgen frei anpassen lassen. Der klassische „8-to-5“-Tag wird immer seltener.
• Flexibler Work-Space: Co-Working in anmietbaren Büroflächen scheint auf den ersten Blick auf dem Vormarsch zu sein. Doch bereits jetzt geht der Trend zu weniger „Face-to-Face“-Meetings. Der Großteil der täglichen Arbeit findet virtuell statt. Im Extremfall verfügen Digitalnomaden sogar über keinen festen Wohnsitz mehr, sondern wählen ihren Wohn- und Arbeitsort nach anderen Kriterien wie der Attraktivität oder der Höhe der Lebenshaltungskosten.

Kostengefälle: Chance für optimierte Lohnkosten und einen potenziell grenzenlosen Talentpool

Wenn weder die Arbeitszeit noch Arbeitsort vorgegeben sind, eröffnen sich auch den Arbeitgebern neue Möglichkeiten. Sie haben auf einmal Zugriff auf eine große Zahl an Fachkräften mit ganz unterschiedlichen Kosten und ungewöhnlichen Arbeitsmodellen.

• Dezentrale Beschäftigung innerhalb Deutschlands: In Ballungszentren wie München oder Frankfurt am Main sind die Mietkosten verhältnismäßig hoch. Daher benötigen Arbeitnehmer in diesen Gebieten auch ein höheres Gehalt. Außerhalb dieser Regionen sind die Lebenshaltungskosten dagegen geringer und damit auch die Arbeitskosten.
• Europaweite Shared Service Center: Über die Landesgrenzen hinaus erfreuen sich sogenannte Shared Service Center immer größerer Beliebtheit. Dabei werden unternehmensinterne Dienstleistungen zentral an einen kostengünstigeren Arbeitsort in Europa verlagert.
• Transkontinentaler Arbeitsmarkt: Aufgrund der neuen Remote-Work-Bedingungen ergeben sich Möglichkeiten für ungewöhnliche Settings in Very-Low-Cost-Gebieten wie Afrika. Entgegen der landläufigen Meinung verfügen diese Regionen über eine gute IT-Infrastruktur mit Glasfaser und ermöglichen somit trotz der räumlichen Entfernung eine schnelle Anbindung.

Fazit: Das HR-System und die Payroll müssen auch untypische Arbeitsverhältnisse abbilden

Die neuen Möglichkeiten und Herausforderungen haben einen massiven Einfluss auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Moderne HR- und Payroll-Systeme müssen auch ungewöhnliche Arbeitsverhältnisse und komplizierte Bezahlmodelle darstellen können. Der Wandel in der modernen Arbeitswelt ist jedoch noch nicht abgeschlossen – und wird es vermutlich auch nie sein. Die HR-IT muss daher künftig noch mehr in der Lage sein, untypische Unternehmensstrukturen abzubilden. Die Zahlen der Gewerbeimmobilienbranche deuten auf kleinere und stärker verteilte Standorte hin. Der schon vor COVID existierende Trend zur Beschäftigung von Kontraktoren, Zeitarbeitern und geringfügig Beschäftigten (contingent worker) wurde durch die Pandemie nur noch weiter vorangetrieben. Auch die zunehmend virtualisierte und internationale Führung dieser Team-Mitglieder muss sich in diesen Systemen stringent fortsetzen. Der Trend zur Remote-Work ermöglicht nicht nur dem Arbeitgeber Chancen, Arbeitsvolumen zu verlagern, sondern auch dem Arbeitnehmer, das Unternehmen ohne große Umstellung schnell zu wechseln. Dieser Trend wird sich in den nächsten Jahren noch deutlich verstärken. 

In Gesprächen und Projekten mit zahlreichen Unternehmen wird klar, dass es sich hierbei nicht mehr um einen kurzlebigen Effekt oder eine pure Krisenreaktion der Industrie handelt, sondern dass wir einen tiefgreifenden Wandel erleben, der gekommen ist, um zu bleiben.