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Ausbau von Workday Financial zum Erreichen globaler Geschäftsziele: TELUS International

TELUS International informierte sich über verschiedene Partner für eine Implementierung von Workday Financial Management und entschied sich dann für Alight. Erfahren Sie mehr darüber, wie das Unternehmen seine Ziele dank der globalen Erfahrung von Alight mit Workday erreichen konnte.

TELUS International ist eine Tochtergesellschaft von TELUS, einem weltweit führenden Kommunikations- und Technologieunternehmen mit Sitz in Kanada.  TELUS International stellt den Wert zwischenmenschlicher Beziehungen in den Mittelpunkt seines Handelns. Gestützt auf digitale Lösungen der nächsten Generation, entwirft, entwickelt und implementiert das Unternehmen innovative Kundenerfahrung, die High Tech und High Touch miteinander verbinden. Mit fast 50.000 Teammitgliedern und Lieferzentren in Nord- und Mittelamerika, Europa und Asien deckt es mit seinen Lösungen die Bereiche Customer Experience, Content-Moderation, digitale Transformation, Arbeiten im Homeoffice, IT-Lebenszyklus, Digitalisierungsberatung, Trust & Safety sowie Back-Office-Support ab. TELUS International arbeitet mit einigen der innovativsten Marken weltweit aus schnell wachsenden Branchen wie Technologie, Finanzdienstleistungen und Fintech, Gaming, Tourismus und Gastgewerbe, Gesundheitswesen und IuK-Technologie zusammen. Das Unternehmen betreut Kunden in über 50 Sprachen.

Die Herausforderung für TELUS International

TELUS International ist durch Übernahmen schnell gewachsen. Viele seiner Regionalorganisationen waren früher eigenständige Unternehmen. So entstand weltweit ein Wildwuchs von unterschiedlichen Altsystemen, die häufig weder untereinander noch mit der Muttergesellschaft TELUS kompatibel waren.

"Ursprünglich hatten wir getrennte Systeme für Personalwesen, Finanzen und Planung, und wenn man bei all diesen separaten Systemen keine globale Strategie verfolgt, ist die gute alte Tabellenkalkulation der einzige Ausweg“, sagt Mark Howitz, Senior Director ERP und IT bei TELUS International.

Für die gemeinsame Datennutzung und monatliche Konsolidierung wurden überwiegend Tabellenkalkulationen verwendet.  Dies war suboptimal für die Zusammenarbeit und die Versionssteuerung und behinderte den Aufbau eines umfassenden globalen Berichtswesens als Grundlage für Geschäftsentscheidungen.

“Ursprünglich hatten wir getrennte Systeme für Personalwesen, Finanzen und Planung, und wenn man bei all diesen separaten Systemen keine globale Strategie verfolgt, ist die gute alte Tabellenkalkulation der einzige Ausweg.”

Mark Howitz
Senior Director ERP und IT bei TELUS International

TELUS International setzt weltweit Workday Financial Management ein

TELUS International zog mehrere Implementierungspartner in Betracht, entschied sich aber schließlich für Alight, da dieser Anbieter augenscheinlich über die globale Expertise verfügte, die für geschäftlichen Erfolg erforderlich ist. Außerdem hatte Alight den besten Vorschlag für eine weltweite Implementierungsstrategie, die es dem Unternehmen erlauben würde, die Software innerhalb kürzester Zeit in den Produktivbetrieb zu übernehmen. Gemeinsam mit Alight wurden die folgenden Module entwickelt, getestet und implementiert:

  • Finanzen
     
  • Beschaffung
     
  • Lieferantenkonten
     
  • Ausgaben
     
  • Kundenkonten
     
  • Betriebsvermögen
     
  • Banking und Abrechnung
     
  • Projektmanagement
     
  • Budgets

Als erstes führte TELUS International einen globalen Discovery- und Konzeptionsprozess durch, der sich als Schlüssel für die erfolgreiche Implementierung erwies. Die Unternehmensleitung wollte globale Prozesse einführen, welche durch die Cloud ermöglicht wurden. Somit konnte jede Region mit ähnlichen Abläufen, nach Maßgabe der lokalen gesetzlichen Bestimmungen, arbeiten. Alight beriet TELUS International über alle verfügbaren Optionen und gab Hilfestellung für die optimale Konfiguration des Workday-Mandanten mit den effizientesten Workflows für die täglichen Aufgaben.

"Sie brauchen einen Partner mit Fachwissen und Erfahrung auf diesem Gebiet, der Ihnen zur Seite steht und Ihnen die Schritte erklärt“, so Howitz. „Alight hat hervorragende Arbeit geleistet. Das Team führte uns durch unser System und formulierte anhand seiner Erfahrung Best Practices, die uns bei der Festlegung der Anforderungen und der Gestaltung unserer Prozesse halfen. So wussten wir mit dem Beginn der Transformation unseres Unternehmens in die Cloud bereits sehr gut, wie wir unser neues System effektiv und effizient nutzen können.“

Aufgrund der Empfehlung durch die Berater von Alight beschloss die Unternehmensleitung von TELUS International eine Implementierung in zwei Schritten, bei der zuerst die wichtigsten Regionen des Unternehmens, die USA und Kanada, in den Produktivbetrieb gehen und sechs Monate später die übrigen Regionen (Philippinen, El Salvador, Guatemala, Bulgarien, Rumänien und Vereinigtes Königreich) folgen sollten. Der Zeitplan der ersten Projektphase für die USA und Kanada sah eine 39-wöchige Implementierungsphase vor, gefolgt von einer 32-wöchigen Stabilisierungs- und Supportphase. Im Zeitplan der Projektphase 2 für die übrigen Regionen erstreckte sich die Implementierungsphase über 25 Wochen, an die sich eine sechswöchige Stabilisierungs- und Supportphase anschloss.

"Jetzt mit Workday, wo wir HR, Finanzen und Planung auf derselben Plattform betreiben, haben sich viele Probleme in Luft aufgelöst. Wir haben nun einen globalen Überblick über sämtliche Echtzeitdaten bis hin zur Transaktionsebene im Finanzbereich“, freut sich Howitz. "Unsere Planungs- und Analysefähigkeiten sind ebenfalls viel besser geworden, da wir jetzt nicht mehr nur die Gesamtzahlen betrachten, sondern detailliert untersuchen können, wie diese Zahlen zustande kommen und welche Geschäftsentscheidungen wir auf dieser Grundlage treffen möchten."

Währenddessen implementierte TELUS International für die USA und Kanada sowie die Philippinen, El Salvador, Guatemala, Bulgarien, Rumänien und das Vereinigte Königreich auch zusätzliche Funktionen, nämlich Workday Adaptive Planning und Professional Services Automation. Zur gleichen Zeit gab TELUS International die Übernahme von zwei weiteren Unternehmen in Irland und Indien bekannt und konnte diese Länder im Rahmen des bereits vorhandenen globalen Designs gleich in den bestehenden Workday-Mandanten einbinden.

“Alight hat hervorragende Arbeit geleistet. Das Team führte uns durch unser System und formulierte anhand seiner Erfahrung Best Practices, die uns bei der Festlegung der Anforderungen und der Gestaltung unserer Prozesse halfen. So wussten wir mit dem Beginn der Transformation unseres Unternehmens in die Cloud bereits sehr gut, wie wir unser neues System effektiv und effizient nutzen können.”

Mark Howitz
Senior Director ERP und IT bei TELUS International.

Blick in die Zukunft mit Alight und Workday

Nach Abschluss der Bereitstellungsphasen kündigte TELUS International eine weitere Übernahme eines großen Unternehmens in Europa an, durch die der Geschäftsbetrieb um weitere 8.000 Mitarbeiter in 10 Ländern, darunter Deutschland, Spanien, Türkei, Rumänien, Schweiz, Österreich, Lettland, Polen, Bosnien, Slowakei und Frankreich, erweitert wird. Alight wurde erneut ausgewählt, um die Implementierung in diesen übernommenen Unternehmen durchzuführen, wobei es sich zunächst um eine zu 100 Prozent virtuelle Implementierung handelt. TELUS International und Alight arbeiten eng zusammen, um innerhalb des nächsten Jahres die Kernfunktionen von Workday – Finanzbuchhaltung, Ausgaben, Beschaffung, Betriebsvermögen, Banking und Abrechnung, Kundenkonten und Verträge, Lieferantenkonten, Projekte und Adaptive Planung – auch in diesen Regionen bereitzustellen.

"Eine Grundvoraussetzung für Handlungsschnelligkeit in unsicheren Zeiten ist die Fähigkeit, festzustellen und zu bewerten, was sich bewährt hat und was geändert werden muss. Mit unserem Workday Financial Management-System können wir Führungskräfte nun Geschäftsentscheidungen in Echtzeit treffen und müssen nicht mehr auf die Jahres- oder Monatsabschlüsse warten. Das war eine unglaublich spannende Transformation“.

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