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¿Por qué es una buena opción la externalización de nóminas?
Los servicios de externalización u outsourcing de administración de personal y nóminas se podrían definir como la realización por parte de un tercero de las tareas propias de la gestión de nómina y personal de una empresa, con el fin de descargar de trabajo al departamento de recursos humanos y aprovechar los recursos internos de forma más eficiente. Es cierto que, con el paso del tiempo, este tipo de servicios han cambiado mucho, evolucionando y modernizándose hasta poder llegar a realizar algunas tareas y gestiones que hace unos años eran impensables.
En el pasado, este tipo de servicios eran mucho más rígidos y no disponían de una tecnología tan potente como la actual para la automatización de tareas, pero actualmente se han convertido en servicios tremendamente flexibles, con tecnologías en la nube de última generación e incluso con inteligencia artificial que permiten realizar cualquier tarea de forma mucho más automatizada, eficiente y ágil.
Esta flexibilidad está permitiendo, por un lado, seleccionar exactamente qué tipo de trabajos concretos son los que podemos externalizar, que pueden ir desde la entrada de datos de los trabajadores (altas, bajas, movimientos laborales, etc.), pasando por la propia generación del cálculo de nómina y documentos relacionados, hasta la atención al trabajador.
Por otro lado, también permite mejorar los propios procesos de gestión, es decir, cuando disponemos de expertos especializados en este tipo de servicios y de una tecnología de última generación, podemos lograr que las empresas mejoren considerablemente sus procesos de gestión o, por lo menos, afinarlos para que se adapten mejor a sus necesidades. Y es que en los tiempos que corren es indispensable tener un modelo de gestión que pueda adaptarse fácilmente a las necesidades del negocio – las empresas crecen, decrecen, se fusionan, se expanden en otros territorios, etc., al igual que disponer un servicio de nómina flexible que le acompañe.
Tener una gran adaptabilidad a las necesidades del negocio es primordial para que las compañías prosperen. Si nos fijamos en las grandes empresas, que debido a la globalización de la economía decidieron expandirse a nuevas regiones, no solo tuvieron que ajustar muchos de sus procesos a la nueva situación, sino también contratar a empleados en otros países. Esto implicó un cambio en la forma de proporcionar los servicios de externalización de nómina, que hasta entonces eran más tradicionales y de gestión local, para pasar a unos servicios de nómina multi-país con una gestión global.
De esta forma, las multinacionales han podido centrarse en tareas más estratégicas y que aportan mucho más valor a su negocio, apoyándose en expertos para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral vigente de cada país en el que operan, además de conseguir una reducción de costes operativos y disponer de información de calidad, lo que les permitirá realizar una gestión analítica mucho más potente.
¿Qué han de tener en cuenta las empresas al contratar el servicio de externalización?
Antes de abordar el proceso de externalizar los servicios de nómina, la empresa debe analizar en detalle cuál es su situación y qué necesidades tiene para encontrar la solución más adecuada, ya que cada empresa peculiar y tiene necesidades específicas según el sector económico, la dispersión geográfica, las características concretas del negocio, etc.
Una vez realizado el análisis y tomada la decisión, no hay que olvidar que estaremos inmersos en una fase de transformación y de mejora de los procesos de gestión de la empresa, por lo que se debería abordar de forma paralela una revisión de los mismos y, en definitiva, una gestión del cambio organizacional. Es mejor no limitarse simplemente a implementar un nuevo servicio de gestión de nómina y seguir haciendo las cosas de la misma forma, sino que debemos aprovechar esa transición para adaptar, mejorar o afinar los procesos de gestión de los Recursos Humanos.
Por eso es tan importante contar con expertos en la gestión del cambio como Alight-NGA y, por supuesto, que exista una confianza mutua entre el proveedor y el cliente. Para que el proyecto prospere, es importante confiar y evitar que surja el miedo a perder el control por el mero hecho de externalizar un servicio. Con la tecnología de que disponemos actualmente y los controles de calidad, auditorías, etc. a los que somos sometidos las empresas que prestamos este tipo de servicios, queda garantizado ese control por parte de nuestros clientes.
