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Los servicios de externalización de nóminas (también conocidos como outsoursing) proporcionan los recursos necesarios que permiten optimizar las operaciones y limitar los costes. Aunque algunos departamentos de RR.HH. ya han empezado a utilizar este tipo de servicios, en numerosos casos el back office de las nóminas no se ha visto actualizado.
¿Por qué las empresas externalizan las nóminas?
Las soluciones de externalización de las nóminas son más consistentes desde el punto de vista operativo ya que utilizan eficazmente los recursos y ofrecen un rápido retorno de la inversión (ROI). De tal manera, al externalizar la gestión de las nóminas, los directivos pueden mantener un estricto control de los costes, reducir los gastos y las pérdidas, así como agilizar los procesos entre todos los departamentos.
¿Cómo beneficia la externalización de las nóminas al departamento Financiero?
Si una empresa no invierte en una tecnología de nóminas moderna, no puede conseguir unos beneficios optimizados ya que, al existir un riesgo más alto de obtención de datos inexactos, puede llegar a suponer un error con un coste y riesgo altos para la empresa. No obstante, las anomalías que son detectadas por la inteligencia artificial y otras tecnologías, incluida la automatización robótica de procesos (RPA), son inherentes a las infraestructuras de los proveedores de nóminas, lo que reduce considerablemente el riesgo. Pero esto no es todo, existen muchos otros beneficios a la externalización, por ejemplo:
- Reducir los fallos y los riesgos de fuga. La nómina puede suponer el 70% de los costes totales de una empresa, por lo que los errores de tramitación pueden repercutir gravemente en los beneficios de esta. Además, la gestión manual de las nóminas, que es reconocida por ser ineficiente, repetitiva y propensa al error humano, la convierte en una tarea propensa a la automatización. Esto, además de reducir los costes, el riesgo de fraude y la extracción ilícita de datos, también ayuda a garantizar una administración financiera correcta y coherente.
- Reducir los costes tecnológicos de las nóminas, tanto de capital como operativos. La gestión de nóminas proporcionadas como servicios en la nube son muy ágiles para los usuarios finales ya que permiten que dicha inversión pase de ser un coste de capital a uno operativo. En esta línea, un reciente informe de Gartner reveló que más del 90% del presupuesto de TI se destina al mantenimiento, lo que significa que solo queda un 10% para la innovación y la mejora de los procesos.
- Una nómina preparada para el futuro. Una ventaja clave del servicio de nómina es que tiene automáticamente integrada la innovación en sus procesos. Esto permite a las empresas beneficiarse de todas las ventajas competitivas que ofrece estas tecnologías sin tener que asumir los costes de I+D y optimización.
- Solucionar el desconocimiento en materia de nóminas. Según Gartner, el 66% de los responsables financieros creen que la brecha de talento digital es cada vez mayor dentro de su propio equipo. No obstante, el ROI únicamente se puede obtener en caso de que se disponga del talento adecuado, lo cual hace que subcontratar un servicio para gestionar esto, sea una buena alternativa para poder optimizar el beneficio.
- Potenciar el análisis de datos para reducir los gatos de nómina y aumentar la eficiencia. Según el 49% de los directores financieros, la gestión de datos y la analítica serán las claves de la transformación digital y la rentabilidad de una empresa en los próximos tres años.
¿Cuál es el beneficio de la externalización de las nóminas en el ámbito de los recursos humanos?
Lo más destacable sería el tiempo que permite ahorrar a los responsables de RR.HH.. Así es, al externalizar la gestión y la administración de las nóminas en la nube, estos pueden dedicar más tiempo a la estrategia del empleado, así como revisar y optimizar la plantilla para obtener el máximo rendimiento de la inversión. Pero esto no es todo, la externalización de nóminas también tiene otras ventajas:
- Garantía del buen funcionamiento del sistema de nóminas. Colaborar con una empresa de externalización garantiza que las empresas puedan obtener el máximo rendimiento de la herramienta, eliminando de manera efectiva todo tipo de obstáculos tecnológicos. En este caso, por ejemplo, en función de los KPI acordados, el tiempo de inactividad del sistema operativo debería ser casi nulo.
- Estandarización de los procesos de nómina. Aunque hay un protocolo de nóminas estándar para cada empresa, siempre se adapta y se localiza para que se adapte a las normativas de todas las ubicaciones subcontratadas. Asimismo, también se sustituye una experiencia de usuario compleja y difícil de entender, por una interfaz similar a la del consumidor. Esto, por ejemplo, facilita el acceso a las nóminas electrónicas, el registro de asistencia, los permisos de ausencia, etc. Además, una ventaja vital de esto, y de las capacidades de autoservicio de nóminas, es que cualquier cambio en los procesos de RRHH, se pueden compartir de manera simultánea para obtener una mayor precisión en tiempo real.
- Asegurar el cumplimiento de las nóminas en todos los países. Con frecuencia se introducen nuevas normas y legislaciones en los países, por lo que estar al tanto de estos cambios debe ser una alta prioridad para las empresas si quieren minimizar considerablemente los errores en las nóminas. En este caso, contar con una gestión de nóminas externalizada permite que esta sea continuamente supervisada y que los cambios queden aplicados en todo momento.
- Disponer en todo momento de expertos en la nómina local. Evita cualquier escasez de competencias -ya sea a corto plazo por enfermedad o a más largo plazo por la falta de talentos- y garantiza que las cualificaciones y el idioma local sea óptimo para garantizar que la asistencia al usuario final sea eficiente y de alta calidad.
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- Mejorar la eficiencia del proceso de nóminas y reducir los costes. Estandarizar las nóminas, así como integrarlas en los sistemas financieros y de recursos humanos, agiliza los procesos para conseguir rapidez, mayor productividad y precisión. Además, los costes fijos se convierten en variables, lo que facilita la elaboración de presupuestos.
- Asegurar los datos del IPV en la administración de las nóminas. Estas se realizan siempre en un entorno seguro y con un único punto de contacto, en vez de múltiples contactos en diferentes zonas horarias, lo que supone una enorme ventaja. En esa línea, el Índice Global de Complejidad de la Nómina revela que el 62% de las empresas que cuentan con seis o más proveedores externos incurrieron en multas relacionadas con la nómina en los últimos cinco años. No obstante, sólo el 27% de las empresas que trabajan con uno a cinco proveedores lo tuvieron.
- Opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de las empresas. Existen cinco opciones estándar para los servicios de gestión de nóminas:
- exclusivamente interna,
- principalmente interna,
- 50:50 interna,
- subcontratada,
- mayoritariamente subcontratada,
- totalmente externalizada.
- Resolver las limitaciones de talento en materia de nóminas. Si se considera mantener la gestión global de la nómina de manera interna, es importante determinar antes si existe dentro de la empresa el conocimiento local, pero también las habilidades necesarias para manejar los diferentes sistemas y prácticas de información requeridos en los diferentes países, y la capacidad de adaptación para gestionar la nómina en diferentes zonas horarias.
¿Cómo mejorar la gestión de las nóminas cuando se externalizan?
- Resistencia operativa. Según el Índice Global de Complejidad de la Nómina (GPCI), en los últimos dos años, el 27% de las filtraciones de datos de los empleados se debieron a errores internos, y resultando de esta mala gestión, una media del 2% de la factura salarial total se tuvo que añadir a todos los profesionales. Si esto pasa desapercibido, podría costar a una empresa de, por ejemplo, 50.000 empleados, 30 millones de dólares al año.
- Seguir innovado para estar preparado para el futuro.Se considera que hay seis componentes críticos para un proceso de nómina altamente eficiente, preciso y que mejore el negocio. Estos son:
- estructura organizativa,
- tecnología y automatización,
- gobierno y gestión de proveedores,
- experiencia de los empleados,
- seguridad de los datos y del sistema,
- gestión de costes y protección de la inversión.
- Eliminar los riesgos de incumplimientos. Cuanto mayor sea el número de proveedores de nóminas y la combinación de procesos implicados, mayor será el riesgo general de inconformidad. En este sentido, el 60,6% de los encuestados en el GPCI han externalizado algunas o todas sus operaciones de nómina y los principales motivos fueron:
- entornos normativos intensos (42,4%),
- la estrategia general de la empresa para externalizar actividades no estratégicas (39,0%)
- la reducción de costes (27,1%),
- actividades de fusiones y adquisiciones (15,3%).
- Abordar la escasez de talentos en materia de nóminas. La escasez de talento en el sector de las nóminas es un riesgo enorme para el buen funcionamiento de estas. Una de cada cinco empresas que subcontrataron una parte, o la totalidad, de sus nóminas en los últimos dos años dijeron que esta carencia había sido un factor. La lucha por encontrar y retener el talento ha afectado a las empresas en algunos casos, y todos los encuestados por el GPCI dijeron que la falta de talento es una preocupación constante.
- Un mejor modelo de prestación de servicios para la obtención de datos. Normalmente, los modelos de servicio se establecen a nivel regional o nacional. Si se gestionan sin las competencias necesarias para gobernar los procesos, o incluso si se gestión mal, el perfil de riesgo y complejidad será alto, y el compromiso y la satisfacción de los empleados será bajos.
El déficit financiero que esto genera afectará a los márgenes de beneficio. Así, los datos generados durante los procesos locales de nóminas, y más aún cuando se integran con otros procesos empresariales, proporcionan una información fundamental a los líderes empresariales acerca de la rentabilidad y las oportunidades que ofrece cada país y región.
- La externalización de la nómina es un método ágil. La tecnología garantiza que la gestión esté preparada para el futuro. Es decir, es ideal para la modernización y la entrega rápida y escalonada del proceso ya que se puede añadir fácilmente nuevas ubicaciones, características y funciones de la nómina. También es fácil integrarlo con otros sistemas empresariales.
- Los KPI de la nómina externalizada garantizan los mejores resultados. Los KPI flexibles permiten que los servicios de nómina estén en línea con las necesidades cambiantes de la empresa. Según nuestra experiencia, existen cinco que son los más típicos: la precisión de la nómina, la puntualidad, el tiempo de resolución de consultas, el número de pagos en exceso y el número de pagos fuera de ciclo.
Aunque la externalización de las nóminas tiene muchas ventajas, también hay algunos inconvenientes en función de las necesidades más amplias de una organización. Preguntanos en el apartado de contacta con nosotros en la web para tener más información sobre la externalización de nóminas y saber si es una buena opción para tu organización.
