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La transformación de la gestión de nómina: la opinión de nuestros expertos


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Payroll transformation

El cambio en el mundo de los recursos humanos y nóminas es una constante, y hacer más con una inversión menor se ha convertido en una obligación inevitable. Por este motivo, es vital entender la relación que hay entre la transformación de la gestión de nóminas y la experiencia de los empleados.

Los encargados de Recursos Humanos y nóminas se encuentran en un panorama cada vez más complejo y exigente, y a menudo se topan con requisitos contrapuestos. Asimismo, factores como los procesos manuales, el trabajo híbrido, la tecnología desfasada y las obligaciones de cumplimiento normativo no hacen sino complicar más la situación.

Teniendo en cuenta todos estos obstáculos y la exigencia de lograr más con menos, es probable que no resulte sorprendente que, en 2022, el 88 % de las empresas cometiera errores al procesar sus nóminas, algo que dio como resultado que los trabajadores recibieran pagos incorrectos o con retraso.1

Working Futures, una empresa especializada en RR. HH., celebró recientemente un evento en el que un panel de expertos en recursos humanos y nóminas habló sobre el papel de estos y otros factores en la transformación de la gestión de las nóminas. Mike O'Donovan, de Alight, participó en la conversación, en la que se compartieron opiniones sobre la relevancia de la tecnología y consejos sobre qué tener en cuenta para evitar errores en el proceso de transformación de gestión de nóminas.

¿Por qué la precisión en las nóminas es un elemento fundamental a la hora de ofrecer una experiencia positiva a los trabajadores? ¿Qué partes de la gestión de nóminas hay que cambiar para lograrlo?

Simon Puryer, de LACE Partners, indagó sobre los elementos fundamentales de la nómina y su papel a la hora de ofrecer una experiencia positiva a los trabajadores. Desde su punto de vista, olvidarse de lo básico es un error muy habitual: «Si te olvidas de cuidar lo más básico, vas a tener que entender por qué hay problemas con las nóminas y qué es lo que los causa», comentó, a la vez que destacaba la importancia de pagar a los empleados a tiempo.

Jenni Flaherty, de Alight Solutions, añadió: «La gente rinde menos si no se les paga a tiempo o correctamente. Además, hablan sobre ello». Flaherty también habló sobre la importancia de ofrecer a los empleados una experiencia simple y personalizada, y destacó el valor que aportan la precisión de los datos, el uso de aplicaciones intuitivas y la integración del aprendizaje profundo y la IA al proceso de gestión de las nóminas.

Simon Humphreys, arquitecto de soluciones de SAP y presentador del The Human Factor Podcast, coincidió en los puntos anteriores y defendió la capacidad transformadora de las herramientas basadas en el pago por uso y otras aplicaciones de autoservicio. También destacó que las nóminas no deben verse como una transacción financiera rutinaria, sino como una herramienta que puede mejorar el bienestar financiero de los empleados y su satisfacción en el trabajo.

Por su parte, O'Donovan, que estaba totalmente de acuerdo con este punto de vista, añadió que hay un interés creciente en las soluciones de salario bajo demanda y la necesidad de gestionar el cambio de una manera efectiva para poder ver lo mucho que puede influir el proceso de gestión de nóminas en la experiencia de los empleados. 

¿Cuál es el papel de la tecnología y los procesos en el impulso de la transformación? ¿Cómo se debería plantear la justificación económica asociada al cambio?

Todos los miembros del panel coincidieron en que la tecnología tiene un papel fundamental en la transformación de los procesos de gestión de nóminas. Desde ejemplos concretos, como el uso de software de gestión de nóminas para simplificar la información, hasta temas más amplios, como una experiencia tecnológica unificada y el valor de los análisis de datos: hay mucho que tener en cuenta. Por ello, el panel también destacó la necesidad de una planificación estratégica en la que tanto los cambios tecnológicos como los procesales estén presentes para dar una justificación económica 

En este contexto, Humphreys comentó lo siguiente: «Hemos visto cómo una empresa ha recibido 70 000 llamadas menos al año por parte de sus empleados. La solución fue desarrollar una aplicación que ofreciese a los trabajadores acceso libre a sus nóminas y mejorar la transparencia en este aspecto».

La charla continuó tratando la convergencia de la tecnología y los procesos. Humphreys mostró cómo una simple aplicación redujo el número de llamadas de los empleados a su propia empresa y aumentó la transparencia de los datos de las nóminas. Por otro lado, O'Donovan resumió a la perfección el motivo principal detrás del cambio: mejorar la experiencia de los empleados a la vez que se optimizan los costes. Él mismo también destacó la adaptabilidad de las aplicaciones a diferentes sistemas y dejó claro que su integración no es tan problemática como se piensa.

Elaboración de una justificación económica

Puryer fue muy claro sobre su punto de vista a la hora de elaborar una justificación económica para una transformación de la gestión de nóminas: debe buscarse el aporte de valor basado en los beneficios de los empleados y una mejora organizacional de la empresa. Recomendó un enfoque holístico que tuviese en cuenta los procesos y el modelo operativo al implementar sistemas nuevos.

Por otro lado, un tema recurrente fue que, para lograr una transformación sin contratiempos, la planificación estratégica es más importante que los aspectos técnicos. Todo el panel instó a las empresas a tener en cuenta tanto las soluciones tecnológicas como las mejoras en los procesos para que el impacto del cambio sea mayor.

¿Cuáles son las lecciones más importantes que se aprenden al elaborar una justificación económica y qué deben evitar los líderes del sector de las nóminas? ¿Qué consejos nos podéis dar?

Flaherty destacó la necesidad de una coordinación a nivel global, regional y local para garantizar una implementación sin contratiempos. Además, advirtió sobre la generación de dificultades innecesarias y animó a los líderes a evitar las soluciones personalizadas que puedan obstaculizar la innovación y la escalabilidad.

Por otro lado, Puryer volvió a apostar por un enfoque holístico y subrayó la importancia de comprender los procesos y los retos actuales antes de plantearse el futuro. También destacó el valor que tiene analizar las operaciones diarias para las empresas, ya que así se pueden identificar problemas persistentes y mejorar la eficiencia general durante el cambio del sistema de nóminas.

Humphreys, por su parte, recomendó no centrarse en tan solo cambiar un sistema de gestión de nóminas por otro. Asimismo, animó a los líderes a plantearse transformar los datos básicos y mejorar la infraestructura de TI, así como a incorporar cambios y transiciones entre sistemas para evitar oportunidades perdidas. Por último, enumeró los riesgos de mantener un statu quo, destacando posibles interrupciones en el sistema de nóminas y pérdida de reputación.

Panorama general

O'Donovan, que defendió un enfoque general, advirtió que no se debía infravalorar la importancia del modelo operativo objetivo ni de los programas de gestión de cambios, ya que las empresas que lo hacen suelen enfrentarse a dificultades en la implementación y, por consiguiente, ofrecen una mala experiencia a sus empleados.

Para finalizar, Flaherty destacó que, si bien era necesario tener en cuenta la escalabilidad y el cumplimiento normativo, centrarse en la experiencia de los empleados debe ser primordial. Defendió un entorno holístico en el que varios elementos, como los beneficios flexibles y la gestión de nóminas, convivan sin problemas para ofrecer la mejor experiencia a los trabajadores. 

Conclusión

La transformación de la gestión de las nóminas es una tarea estratégica que supone diversos compromisos por parte de toda la empresa. Una correcta coordinación de la tecnología, los procesos y la organización en general pueden ayudar a los líderes de nóminas a mejorar la experiencia de los empleados y estimular su éxito. 

Asimismo, en un panorama en el que constantemente se buscan estrategias para la transformación de la gestión de nóminas, estas opiniones y consejos de expertos pueden servir de guía para todo tipo de empresas. 

La transformación de la gestión de las nóminas no solo va de números y sistemas; también trata de crear una narrativa de excelencia organizacional en la que los empleados son los protagonistas.

Si necesitas ayuda con un proyecto de transformación de la gestión de nóminas a cualquier nivel, contacta con nosotros.

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