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¿Por qué la automatización de las nóminas es un aspecto fundamental para el crecimiento de las empresas en 2022?

Desafortunadamente, durante muchos años, las nóminas han sido percibidas como un foso de gastos y recursos, y no como un proceso vital de apoyo interno, aspecto fundamental para mantener a los empleados leales y comprometidos. Como resultado, en muchas empresas la inversión en procesos de digitalización de las nóminas ha ido quedándose atrás, tanto que muchos de ellos solamente han decidido centrar su actividad en funciones orientadas al cliente.

No obstante, esta falta de inversión se puso de manifiesto durante la crisis sanitaria de la COVID-19, cuando, por motivo de la cuarentena, aquellos que no lo habían hecho, se quedaron completamente limitados ya que no pudieron acceder a los procesos de nómina. Además, en algunas organizaciones, las obligaciones de los empleados, pero también por motivos legales y morales fueron muy difíciles de mantener. Hubo que implementar soluciones inmediatas y provisionales para mantener a los trabajadores esenciales en activo.

Muchos de estos arreglos se han convertido desde entonces en proyectos de modernización de la nómina. En la actualidad, el 61% de los encuestados en el Índice Global de Complejidad de Nómina 2021, publicado en octubre de 2021, han externalizado algunas o todas sus operaciones de nómina. Los factores clave para ello fueron:

42%

regulatory complexity

30%

corporate strategy for outsourcing

27%

cost reduction

15%

support M&A activities

La inversión y la adopción de la tecnología han aumentado en los últimos dos años, reconocida como esencial por muchos para satisfacer las demandas impuestas a todas las funciones empresariales para aumentar la eficiencia, reducir los riesgos y crear una experiencia de usuario de los empleados que permita una productividad óptima. Por primera vez, el uso de tecnologías ágiles de nómina en la nube supera al de las instalaciones (62%), un aumento desde el 34,8% en 2019.

"La inteligencia empresarial que se puede reportar a partir de los datos estandarizados de las nóminas, factorizados con los de otros departamentos, es oro potencial para la planificación estratégica".

Los empleados están impulsando la necesidad de agilidad en los procesos de nómina.

Las estrategias empresariales y los titulares siguen centrándose en atraer, formar y retener a los empleados. Sin embargo, si no paga a sus empleados a tiempo, con exactitud y de acuerdo con la normativa local, regional y nacional, la gente se irá.

En el horizonte se vislumbran más complejidades para las nóminas. Los nuevos modelos de trabajo pueden cambiar cómo, cuanto y cuándo se compensa a los empleados. El aumento de los trabajadores "gig" y el incremento de la contratación elástica continúan, así como los que abogan por la remuneración a la carta. Los sistemas de nómina tradicionales no están preparados para gestionar casos como estos.

“La función de las nóminas es cada vez más compleja, ya que las empresas luchan por seguir el ritmo de los cambios demográficos de la mano de obra provocados por la pandemia. Para las empresas fue un gran logro mantener las nóminas en funcionamiento cuando la continuidad del negocio estaba en entredicho, pero no fue ni mucho menos lo ideal. Los responsables de RRHH y nóminas están ansiosos por aprovechar las ventajas de la nómina digital.”

Luca Saracino, Vicepresidente Senior de Ventas Internacionales y Estrategia
Alight

Existe una tendencia definida a medida que más empresas invierten en iniciativas de transformación de los recursos humanos, por lo que la modernización de las nóminas está empezando a ser arrastrada.

La idea que subyace es la necesidad de agilizar y simplificar los procesos manuales en toda la gestión de la plantilla, utilizando la tecnología para reducir costes, aumentar la eficiencia y mejorar la experiencia del usuario. Para ello, el 40% de las empresas afirma que modernizará los sistemas de nóminas de aquí a 2023.

Transformación de las nóminas por el bien de las empresas

Como suele ocurrir con cualquier proyecto de transformación empresarial, no hay una talla única cuando se trata de digitalizar la nómina. Antes que nada, es esencial entender las necesidades de las partes interesadas en la inversión en nóminas. Esto le permitirá

Formular la estrategia global de nómina

Actualizar los modelos operativos de la nómina

Hacer que la nómina sea intrínseca a la planificación estratégica del negocio

Abordar la falta de inversión en procesos digitales de nómina y la integración adicional

No es una reevaluación sencilla. Hay múltiples partes interesadas que invierten en los procesos de nómina. Estos van desde los que reciben el pago hasta las personas que gestionan las operaciones y requieren que sea un proceso eficiente, de bajo riesgo y bajo coste invisible. Además, las autoridades esperan que sea totalmente conforme y que se informe sobre él. Todos deben estar igualmente satisfechos.

La gran pregunta que hay que hacerse aquí es: ¿se puede gestionar o tener las habilidades internas para hacerlo sin apoyo de especialistas?

Los proyectos de modernización de las nóminas deben adaptarse a las necesidades de la empresa. Por lo tanto, la tecnología elegida debe ser ágil. Las dos opciones obvias en este caso son la subcontratación o la inversión en un sistema escalable de HCM y nóminas en la nube que pueda añadirse e integrarse con otros sistemas de procesos. Este enfoque también está preparado para el futuro debido a la naturaleza del modelo de compra.

Para que el proyecto incipiente tenga posibilidades de éxito, es necesario establecer, discutir y acordar las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas. Un proyecto de gestión del valor es esencial como parte de la etapa de planificación y debe incluir al menos lo siguiente.

  1. Los costes proyectados deben basarse en la estimación real proporcionada por el proveedor, ya sean proveedores de servicios internos o externos
     
  2. Los posibles aumentos deben calcularse y presentarse como los "peores" costes del proyecto
     
  3. Los planes de continuidad deben estar incorporados para protegerse contra lo desconocido, incluidas las crisis mundiales, el colapso de los proveedores y el posible crecimiento o retención del negocio
     
  4. Incrementos potenciales basados en diversas variables acordadas. Deben calcularse durante la fase de planificación del proyecto y deben aprobarse antes de que comiencen los trabajos.

Aumentar la eficacia de sus operaciones de nómina

Las tecnologías de automatización de nóminas transformarán su función de nóminas y eliminarán muchos de los riesgos y retos asociados a los procesos manuales. Las opciones tecnológicas y los socios de integración adecuados pueden integrar su nómina con el software de gestión de recursos humanos y de personal.

Otras funciones, como las finanzas y las compras, también pueden integrarse para proporcionar una potente plataforma de gestión de las carreras, el desarrollo, los costes y la eficiencia de toda su plantilla. Esta fuente de datos estandarizada puede ofrecer entonces una inteligencia empresarial basada en la inteligencia empresarial estratégica.

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