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Una tarea pendiente para muchas empresas: La integración de la nómina a la nube.

La integración de la nómina a la nube

Esta es una pregunta que se hace a menudo y aunque parece fácil de responder, la realidad es que tiene su parte de complejidad. ¿Por qué? Simplemente porque las nóminas en sí son enrevesadas, y cada vez lo son más, especialmente cuando el departamento de recursos humanos migra a la nube, también llamado servicio de cloud computing.

Gestionar la complejidad de la nómina local y adaptar dichos procesos a una plantilla global no es una tarea fácil de gestionar. Por tanto, cuando una organización decide migrar sus procesos de RR.HH. a la nube, la integración y el funcionamiento de las soluciones de nómina siempre van a ser un desafío, sobre todo si se quiere ofrecer una experiencia óptima a los empleados.

Por eso, en este artículo vamos a describir cuatro pasos que toda empresa debería dar para resolver los retos de las nóminas y así poder prestar servicios de nómina conformes, precisos y fiables; aumentar o reducir rápidamente la escala cuando sea necesario; resolver los retos de integración de nóminas al trasladar RR.HH. al cloud computing, y obtener información sobre los costes de los empleados para optimizar el rendimiento de la inversión.

Trasladar todos los servicios de recursos humanos a la nube es una tarea bastante sencilla, así que, ¿por qué hacerlo con el proceso de nómina es tan difícil?

El modelo de cloud computing tiene numerosos beneficios en cuanto a la prestación de servicios de RR.HH.. Hasta tal punto, que ha revolucionado el panorama del software de RR.HH. de forma prácticamente irreconocible.

No obstante, incluso con una infraestructura informática sofisticada, el tema de las nóminas sigue siendo complejo, más aún si la presencia de la empresa está en varios países. Tener empleados en numerosos lugares del mundo dificulta esta tarea, porque cada país suele tener su propio sistema de nómina y rara vez existe una estructura estándar.

Las nóminas pueden llegar a ser un reto incluso para los propios proveedores de software

Aunque podríamos decir que el servicio de cloud computing está "hecho" para ayudar a los profesionales de recursos humanos con la ejecución de algunos de los procesos, no es necesariamente el caso de las nóminas globales. Además, también hay que tener en cuenta que muchos proveedores de software suelen desarrollar motores de nómina para un solo país. Para sumar a esto, la legislación sobre nóminas y los convenios colectivos suelen cambiar a menudo de un país a otro y aunque en algunos de ellos existen normas establecidas para “controlar” los cambios, en otros no hay un patrón establecido. En definitiva, no hay una forma establecida de gestionar esto sin que haya un conocimiento profundo de las legislaciones locales en cada ámbito y por esta razón, muchas empresas siguen utilizando sus motores de nóminas actuales. Pero ¿se adapta esto realmente a las necesidades de tu empresa? Te damos un par de consejos a tomar en cuenta antes de centrarnos en los 4 pasos a seguir:

  • La nómina debe adaptarse al cambio

Tener un proceso de gestión de nómina rígido puede llegar a debilitar la empresa en cuanto a su previsión de expansión. Y aunque siempre recomendamos empezar con un enfoque más estándar, a veces esto no satisface las necesidades de una empresa. En estas circunstancias, un modelo único de prestación de servicios de nómina será lo más optimo.

De este modo una empresa preparada para el futuro necesita una infraestructura de nóminas capaz de soportar una plantilla cada vez más separada geográficamente, y en definitiva, una infraestructura que pueda, por ejemplo, tener en cuenta las nuevas ubicaciones de las oficinas a medida que la empresa crece. Además, los equipos de gestión también necesitan una infraestructura de nóminas que proporcione visibilidad sobre la eficiencia del negocio. Y la única manera de llegar a eso es unificando todos los datos en la nube.  

  • Necesidad de recursos con un coste elevado

Pero claro, pasar todo a la nube no es una tarea fácil desde el punto de vista técnico o legislativo ya que se necesitan conocimientos especializados en ambas áreas. Además, dichos perfiles también serán necesarios en todos los países en los que se realizan las nóminas en la nube, incluso en aquellos donde no hay un gran volumen de empleados.

Desde la contratación de profesionales que se encarguen de planificar e implementar la solución de nóminas; integrar las legislaciones legales cambiantes para garantizar la correcta configuración de las nóminas; y, a futuro, asegurar el buen funcionamiento y manteniendo de la tecnología, esto requiere una enorme inversión de recursos por parte de la empresa.

En definitiva, se trata de un requisito enorme y costoso para cualquier organización, especialmente cuando los recursos internos de RR.HH. son limitados. Por esa misma razón, muchas organizaciones recurren a partners externos que les ayuden a trasladar sus procesos de nómina global a la nube.

Sea cual sea lo que se escoge (internalización o externalización de los procesos), para garantizar el éxito de la integración de la nómina, estos 4 pasos serán esenciales:

  1. La integración con RR.HH.

Antes de empezar, el primer paso a seguir será el de revisar las posibilidades de integración que existen entre el SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos) y el actual motor de nóminas, ya que no todos tienen la capacidad de conectarse entre ellos. Una vez resuelto esto , será fundamental diseñar y construir un marco sólido, siendo una correcta la clave del éxito de la integración de la nómina. Finalmente, dedicar tiempo a la fase de implantación en cada país será inevitable para asegurarse de que los campos de datos se almacenan correctamente.

  1. Preconfiguración para un éxito rápido

Con el objetivo de ahorrar tiempo y costes, contratar una empresa son soluciones preconfiguradas, como FastTrack, puede ser una buena alternativa ya que el modelo de despliegue puede seleccionarse en función de los requisitos específicos del departamento RR.HH.. Esto es especialmente relevante si se comparte un entorno con otros clientes, pero sigue siendo válido si tiene un entorno dedicado.

Si está dispuesto a aceptar pequeños cambios en la denominación de las CC-nóminas, el diseño de los cheques de pago, así como la armonización de algunos de sus acuerdos locales, el despliegue de una solución preconfigurada será aún más rápido.

     3. Flexible y preparado para el futuro

Como mencionamos anteriormente, es fundamental escoger una solución que se adapte a las necesidades de la empresa, pero también que tenga capacidad de adaptarse a posibles cambios. En esa línea, cuando se busque una solución de nóminas en la nube, también sería interesante saber qué otros servicios pueden ofrecer el servicio de externalización. Y para saberlo sería óptimo hacerse las siguientes preguntas: ¿el proveedor de software escogido tiene la capacidad de adaptarse al crecimiento de la empresa? ¿Es la externalización de la nómina la mejor opción?

      4. Visión global

No dejes que la opción de gestión de nómina en la nube escogida limite el éxito de la empresa. Elige uno que pueda adaptarse a todos los países en los que se tiene presencia y que tenga la capacidad de tener expertos que sepan las legislaciones de cada zona. Una solución nómina global le ofrecerá posibilidades de informes y conciliación globales, todo ello accesible a través de la nube. Sin embargo, las empresas que conectan sus soluciones de RR.HH. en la nube con un sólido motor de nóminas, tendrán gran éxito en sus resultados.

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