8 preguntas para evaluar un proveedor de nómina

¿Cómo elegir un proveedor de servicios humanos que gestione aspectos complejos, como los impuestos en distintos países?

El proveedor debe calcular los impuestos según la configuración del sistema de nómina. Debe tener la capacidad de adaptarse a los cambios en distintos periodos de pago y países. Esto permite que las retenciones por impuestos se correspondan con los ingresos de los empleados. Además, ten en cuenta que ni el año fiscal ni la declaración de impuestos es igual en todos los lugares.

¿Cómo registra el proveedor de nóminas las opciones sobre acciones o unidades de acciones restringidas?

El proveedor necesita una integración para registrar los valores de distintos países y los tipos fiscales correspondientes. Pocos gestores de valores tienen tablas con los tipos fiscales para las empleados, por lo que este enfoque ofrece la información necesaria sobre la retribución y los impuestos para elaborar las nóminas correctamente.

¿Cuál es el porcentaje de precisión y puntualidad del proveedor en la presentación de impuestos? Aproximadamente, ¿cuánto paga por cuenta de sus clientes?

En Alight, nuestro porcentaje de precisión y puntualidad en la presentación de impuestos supera el 99,99 %. Hemos hecho una comparación con otros gestores y hemos descubierto que nuestros clientes pagan mucho menos con nosotros. Esto se debe a que hacemos controles de calidad y cuadramos y conciliamos partidas para garantizar que los pagos, los anticipos y las declaraciones de impuestos sean correctos.

¿Cómo se hacen el control de calidad y la auditoría?

Debe haber una serie de rutinas de calidad y control en todo el ciclo del proceso de nómina. El proveedor de nómina debe tener una herramienta para supervisar todos los pasos del control de calidad. La herramienta debe proporcionar alertas y notificaciones automatizadas al equipo de nóminas para asegurarse de que ha completado todos los pasos necesarios antes de pasar a la siguiente fase. Las consultas para comprobar datos y los informes de cada ciclo de la nómina deben almacenarse en la herramienta para auditarlos.

Si el proveedor de nóminas trabaja con cuentas bancarias, ¿cuándo pide fondos para los sueldos netos, impuestos o embargos?

A menudo, los fondos para pagar los sueldos netos se solicitan dos días antes de la fecha de liquidación. Para los impuestos, deben solicitarse solo cuando hay que pagarlos. Como norma, el proveedor debe solicitar fondos cuando tenga que pagar, según corresponda en cada caso y país.

¿Cómo gestiona el proveedor de nóminas todo el proceso de los embargos?

Un buen proveedor de nómina debe tener una herramienta que le permita gestionar los embargos durante todo el proceso. Esa herramienta no solo debe ofrecer copias electrónicas de los embargos, sino también un portal de clientes para subirlos y comprobar el estado de cada uno. Debe interactuar en tiempo real con Workday y el equipo, lo que permite al proveedor incluirlos en las nóminas, ya sean por ciclos o bajo demanda.

¿Cómo gestiona el proveedor los impuestos en la nómina?

La conciliación de todas las deducciones fiscales y pagos de la nómina debe realizarse de forma diaria, semanal, mensual, trimestral y anual. Gracias a este control de calidad, el proveedor conseguirá una gran precisión en los anticipos y las presentaciones de impuestos. Por supuesto, siempre según la fiscalidad de cada país.

¿El gestor fiscal del proveedor de nómina incluye la presentación de escritos o declaraciones complementarias y el registro de una nueva jurisdicción sin cargo adicional?

Asegúrate de que tu proveedor de nómina ofrezca una solución integral. Aunque muchos dicen que incluyen todos los servicios, a menudo, cobran tasas adicionales por presentar escritos, hacer declaraciones complementarias o registrar otra jurisdicción.