COVID-19 : principales considérations sur la gestion de la paie et l'administration du personnel pour les employeurs américains

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Devant l'ampleur de la crise sanitaire, les autorités fédérales des États-Unis ont réagi au niveau national, local et des États en fournissant des conseils aux employeurs et aux actifs. Nous vous présentons ici les principales considérations sur la gestion de la paie et l'administration du personnel pour les employeurs, alors même que ces derniers continuent d'adapter leur réponse.

Alight Solutions n'est pas spécialisé dans la gestion des affaires juridiques ou fiscales et ne saurait fournir de conseils dans ces domaines. Si vous avez des questions spécifiques, nous vous recommandons de solliciter un avis professionnel autorisé.

Congés payés

Lorsque les employeurs étendent les conditions régissant les congés payés pour soutenir leurs collaborateurs pendant la pandémie, ils doivent étudier les règles en place par rapport aux exigences locales ou de leur État. Actuellement, au moins 10 États et 20 régions (comté, ville) ont des lois garantissant aux actifs un revenu minimum au titre des congés maladie. 5 États au moins ainsi que la ville de San Francisco (Californie) ont des lois sur les congés familiaux/maladie, qui prévoient qu'un salarié devant prendre un congé pour raison familiale (naissance, maladie d'un membre de la famille) puisse continuer de toucher un certain revenu et retrouver son poste à son retour. Certaines règles en matière de congés peuvent être déjà alignées sur la législation locale ou de l'États, mais ce n'est pas toujours le cas.

La loi Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) signée par le Président le 18 mars 2020 comporte deux volets : l'Emergency Family and Medical Leave Expansion Act et l'Emergency Paid Sick Leave Act. Il faut toutefois noter que les deux types de congés prévus concernent les entreprises ayant moins de 500 collaborateurs, et ne sont donc pas étudiés dans cet article. Pour plus d'informations sur la loi FFCRA, cliquez ici.

Modifications des taxes sur les salaires

De nombreux ministères et agences d'État ont fait différentes annonces : extension du délai de dépôt de plusieurs déclarations et du paiement de l'impôt, abandon des intérêts et pénalités, dispense de retenues à la source et crédits d'impôt pour les employeurs.

Dans le but d'empêcher la propagation du COVID-19, de nombreuses personnes sont passées au télétravail, volontairement ou en vertu d'une ordonnance d'urgence. Cela pose des difficultés aux employeurs, dans la mesure où les lois fiscales varient en fonction du lieu d'exercice réel du travail. Certains États et localités ont publié des directives pour faciliter les choses, tandis que d'autres laissent les employeurs décider.

Les employeurs doivent également noter que la loi Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security (CARES) leur permet de différer le paiement de la part employeur (6,2 %) correspondant à l'assurance Old-Age, Survivors, and Disability Insurance (OASDI) pour la période allant du 27 mars 2020 au 31 décembre 2021. Cette loi prévoit que 50 % des sommes dues devront être versées d'ici le 31 décembre 2021, et le solde d'ici le 31 décembre 2022.

La Loi CARES prévoit également un crédit d'impôt remboursable de 50 % pouvant aller jusqu'à 10 000 $ au titre des salaires (et avantages sociaux) par personne pour les employeurs qui maintiennent du personnel sur la liste de rémunération pendant certaines périodes. D'autres conditions s'appliquent et les agences vont émettre des conseils à ce sujet, mais d'une manière générale, le crédit peut s'appliquer aux employeurs qui remplissent les conditions suivantes :

Activité totalement ou partiellement suspendue en raison d'une ordonnance de fermeture liée au COVID-19 ; ou

Recettes brutes en baisse de plus de 50 % par rapport au même trimestre de l'exercice précédent. Cette disposition utilise notamment la définition de « salarié à temps plein » de la loi Affordable Care Act pour déterminer la taille d'un employeur et la catégorie de remboursement, mais des éclaircissements sur le mode de calculs sont attendus de l'agence.

Saisie-arrêt et paiement des prêts étudiants fédéraux

En vertu de la loi CARES et sur la demande du Ministère américain de l'enseignement, le paiement et la saisie-arrêt sur les prêts étudiants fédéraux sont suspendus du 13 mars 2020 au 30 septembre 2020. Cette mesure ne s'applique pas au paiement et à la saisie-arrêt pour un prêt privé. Le service paie de l'employeur doit étudier le cas des étudiants impactés et répondre à leurs demandes de cesser d'appliquer des retenues. Le Ministère a fourni des précisions via une FAQ pour les emprunteurs, et indique que les sommes retenues au titre d'une saisie-arrêt durant la période de suspension seront reversées au salarié.

Lois d'État WARN

Dans les conditions économiques actuelles, de nombreux employeurs sont obligés d'évaluer et de rationaliser leur activité pour rester compétitifs sur le marché. Ils ont ainsi dû prendre diverses mesures : horaires flexibles, réduction des semaines de travail, congés volontaires et forcés, licenciements, mise en congés non payés, gel des embauches et des augmentations, limites de déplacement, réductions des avantages et des primes et baisse des pensions. Il est important que les employeurs veillent à ce que toute réduction du personnel soit structurée conformément aux lois du travail applicables au niveau fédéral et au niveau des États, y compris les lois WARN (Worker Adjustment and Retraining Notification).

Au moins 15 États et Porto Rico appliquent des lois WARN lois affectant les employeurs privés, et il est important de noter que la loi fédérale WARN ne préempte pas les lois de l'État qui sont plus restrictives.

Paiement du salaire en cas de cessation d'emploi

La plupart des États, en vertu d'une loi ou d'une réglementation, définissent la période pendant laquelle une personne qui quitte son emploi (renvoi, licenciement ou démission) doit être payée par son employeur. Bien que ces lois ne soient pas nouvelles, la crise sanitaire actuelle a augmenté le nombre de cessations d'emploi. Par conséquent, il est important que les employeurs soient au courant de ces exigences et s'y conforment lorsqu'elles les concernent. De plus, les employeurs qui souhaitent déduire un éventuel trop-versé du chèque de paie final d'un collaborateur qui quitte l'entreprise doivent connaître les restrictions imposées par l'État, y compris si l'autorisation écrite de la personne est requise.

Paiement des congés payés dus au moment de la cessation d'emploi

La majorité des États calculent l'indemnité de cessation d'emploi en définissant les congés ou en les incluant aux sommes dues à un salarié lorsque celui-ci quitte son emploi, et/ou en permettant aux employeurs d'appliquer leur propre politique ou contrat d'entreprise lorsqu'ils calculent le montant de l'indemnité. Certains États n'ont passé aucune loi dans ce domaine et se réfèrent à la jurisprudence, à l'avis du procureur général et/ou aux directives du département du Travail de l'État sur les salaires et les horaires.

Assurance-chômage

Les caisses d'assurance-chômage d'État gèrent les conséquences de la pandémie de diverses façons (liste non exhaustive) :

Accès étendu à l'assurance-chômage pour les actifs dont le salaire a baissé à la suite de la fermeture de leur entreprise ou de la réduction des heures travaillées via un assouplissement des critères d'éligibilité (pas de période de carence, pas d'exigences de recherche d'emploi, par exemple)

Traitement accéléré des demandes de prestations et des paiements
Allégements pour les employeurs (exemptions de pénalités pour l'augmentation des réclamations, report du paiement des impôts et des déclarations)

On peut trouver des informations détaillées sur le site Web de nombreuses caisses d'assurance-chômage. Le site Web du Ministère du Travail américain comprend également des liens vers les sites Web des États. Les employeurs ont intérêt à les consulter pour les États où ils mènent des activités et/ou emploient du personnel.

Conclusion

Cet article résume des points importants et souligne à quel point il est important de bien tenir compte des exigences normalement applicables comme de celles qui ont été élaborées en réponse à la crise sanitaire. De son côté, Alight continuera de relayer les nouvelles informations dans les alertes envoyées à ses clients et sur son site Web, alight.com.