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Alight a récemment parrainé et participé au 40ème congrès annuel de l'American Payroll Association (APA) au MGM Grand Hotel and Casino de Las Vegas, Nevada.
Largement considéré comme le "Super Bowl de la paie", le Congrès a fait son grand retour en tant qu'événement en présentiel pour la première fois depuis 2019 et a été, par conséquent, très fréquenté, accueillant plus de 1 800 gestionnaires, dirigeants, prestataires et influenceurs de la paie pour une semaine d'apprentissage et d’échange entre pairs. L'énergie et l'enthousiasme des personnes présentes à cet événement étaient contagieux, avec des participants ravis de se retrouver et de bénéficier des dernières innovations et pratiques en matière de paie.
Tout au long du congrès, l'équipe Alight et moi-même avons eu l’occasion d’échanger avec de nombreux visiteurs, entamant des conversations passionnantes au sujet de leurs défis en matière de paie, leurs besoins en matière de conformité par rapport à la législation et leurs parcours concernant leur transformation, Cloud et numérique, notamment. Trois thèmes clés sont ressortis de ces échanges riches et variés. Je les expose ci-après et j’apporte mon éclairage sur chacun d’entre eux.
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Les professionnels de la paie sont largement divisés au le sujet de l'accès au salaire gagné (EWA) ou « accès anticipé au salaire » et sur celui de la rémunération à la demande.
Alors que de nombreuses entreprises ont déjà adopté des méthodes de paiement numériques modernes, la réalité est que beaucoup d'autres résistent encore - considérant ces innovations comme de simples modes qui finiront par disparaître. De mon point de vue, cela est enraciné dans deux problèmes de perception fondamentaux.
Premièrement, la plupart des gestionnaires estiment que l'adoption de solutions de paie à la demande se traduit forcément par un autre outil de paie devant être obligatoirement testé, déployé et pris en compte dans leur liste, déjà longue, de responsabilités. De plus, de nombreux employeurs pensent que leurs charges d'exploitation salariales augmenteront en conséquence.
Mes recherches et analyses portant sur les principales solutions de paiement à la demande montrent que ces dernières offrent un processus d'activation très simple à mettre en œuvre et à l’impact sur la charge de travail projet relativement faible. Autrement dit, les gestionnaires de paie ont très peu à faire pour les lancer et les exploiter. De plus, les modèles de coût pour le paiement à la demande sont très faibles et souvent le retour sur investissement réalisé compense tout coût d'adoption de la solution. Il est intéressant de noter que le retour sur investissement réalisé a généralement peu d'impact sur la masse salariale elle-même (bien qu'il augmente intrinsèquement les paiements électroniques), il s'agit plutôt d'un «avantage» qui conduit plutôt à des améliorations mesurables de l'engagement et de la rétention des salariés.
Deuxièmement, le marketing et le discours commercial relatifs aux solutions de paiement à la demande se sont presque entièrement centrés sur le cas des salariés avec des revenus bas, ayant souvent du mal à joindre les deux bouts entre deux salaires. Bien que ces solutions répondent effectivement à ce cas de figure, la réalité est qu’elles offrent bien plus d'avantages que l'accès aux salaires de manière anticipée. Par exemple, les entreprises les utilisent pour lancer des paiements de manière express en cas de licenciement ou pour transférer rapidement de l'argent aux salariés en cas d'urgence (pensez au confinement lié à la COVID ou aux tempêtes de verglas au Texas).
Sans oublier que les paiements numériques deviennent la norme dans nos vies personnelles. Les salariés s'attendent donc à ce que les employeurs leur offrent cette option, à savoir le choix de la modalité avec laquelle ils sont payés.
Il semble que la « paie globale » soit toujours perçue comme souvent impossible à mettre en place.
De nombreuses entreprises fonctionnent encore avec de multiples solutions disparates et, pour certaines, obsolètes, manquant d'un point de contrôle unique et de processus harmonisés pour gérer la paie à l'échelle mondiale. Le besoin de modernisation est donc bel et bien là. Toutefois, il existe encore un manque certain de compréhension de ce qui est possible de mettre en place lorsqu'il s'agit de transformer la paie à l'échelle mondiale, avec cette croyance que plusieurs solutions sont nécessaires pour parvenir à répondre à des besoins spécifiques (sous-entendu, propres à chaque entreprise).
En réalité, les progrès de la technologie moderne, en particulier les plates-formes cloud, les API dynamiques et les intégrations, l'automatisation cognitive et les informations analytiques, permettent aux entreprises d'harmoniser véritablement les processus de paie avec une solution unique et un modèle de gouvernance à l'échelle mondiale.
« De nombreuses entreprises fonctionnent encore avec de multiples solutions disparates et, pour certaines, obsolètes, manquant d'un point de contrôle unique et de processus harmonisés pour gérer la paie à l'échelle mondiale »,
Global Product Strategy Leader, Alight
Les entreprises continuent à penser que les nombreuses innovations en matière de paie risquent d’être longues à intégrer et à assimiler.
La paie n’a jamais été autant l’objet d’un foisonnement d’innovations et d’investissements et, de ce point de vue, nous vivons une période passionnante !
Cependant, malgré le rythme rapide de l'innovation, il semble que de nombreuses entreprises soient encore largement incapables ou peu disposées à aller de l'avant. Beaucoup n'ont toujours pas entamé la mise en place d’une base de données administratives mondiale dans le Cloud (le Core HR) et, nous l’avons mentionné plus haut, continuent à opérer sur des plates-formes anciennes, souvent gérées sur site (on-premise) qui finiront par ne plus être prises en charge. En outre, les recherches menées par Alight montrent qu'environ 50 % des entreprises ne gèrent pas non plus la paie sur une plate-forme cloud moderne.
Les organisations restent parfois paralysées dans leur prise de décision, souvent par manque de ressources ou de connaissances nécessaires pour opérer la conduite du changement liée à leur transformation. Dans les faits, il faut souligner que la transformation des processus RH et paie peut varier significativement d’une organisation à l’autre selon un nombre presque infini de variables. Aucune entreprise ne part du même point ou n'emprunte le même chemin, tout dépend des exigences, des défis et des décisions qu'elle prend. Ainsi, bénéficier de solutions agiles et de prestataires capables de s'adapter aux besoins spécifiques est devenu une nécessité.
Il existe une variété de champs à explorer : travailler avec un cabinet d’aide au choix afin de préciser les besoins et la stratégie à mettre en place, prendre le temps d’étudier les solutions qui apparaissent comme les plus agiles et offrant une approche modulaire, définir un cahier des charges précis… Ce type d’approche permet aux entreprises non seulement d'adopter l'innovation au rythme souhaité, de conserver et d'étendre les investissements existants, mais aussi de prendre le temps de former et de faire évoluer les compétences internes pour tirer pleinement parti de la transformation.
