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Entreprises internationales : quel modèle choisir pour la gestion de la paie ?


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Gestion de la paie internationale | Tout savoir sur le modèle à adopter

L’indice sur la paie mondiale publié tous les deux ans par Alight, montre clairement qque les législations concernant les ressources humaines et la paie sont de plus en plus nombreuses, et deviennent par conséquent plus complexes. Or, face à ces exigences, le secteur pâtit d’une pénurie de main d’œuvre qualifiée : les gestionnaires compétents se font plus rares alors même que le degré de finesse des savoir-faire requis s’accroît.

Il paraît judicieux de faire un état des lieux de la situation en France et d’étudier les modèles de gestion de la paie à disposition des entreprises, officiant notamment dans plusieurs pays.

Les enjeux de la paie internationale de plus en plus complexes

Le secteur de la paie s’intègre dans un paysage de plus en plus international. En effet, les entreprises, en quête de croissance, conquièrent de nouveaux marchés et sont nombreuses à s’internationaliser, via de la croissance organique ou externe. Toutefois, cette logique implique de reprendre les outils déjà installés par les structures en place et de les appliquer à une nouvelle législation locale. Cela requiert une bonne compréhension des procédés administratifs du pays, ce qui place le service des ressources humaines directement au cœur des enjeux d’internationalisation, notamment pour les embauches et la gestion des salariés à l’étranger.

Pour répondre à cette problématique, les entreprises sont confrontées à un besoin d’unification des paies. Cette stratégie comporte plusieurs vertus et permet de respecter les règlementations, d’évacuer les complexités de gestion, de disposer de données intégrées permettant des analyses mondiales et également d’unifier l’expérience utilisateur. A cet effet, deux modèles – multi-pays et global – sont à disposition. Mais quel modèle choisir et sur quel élément baser son choix ?

Modèle multi-pays ou modèle global : Quel système de paie choisir ?

Le modèle multi-pays pour les entreprises désirant garder un degré de personnalisation locale

Le modèle multi-pays repose sur l’implémentation d’un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) au niveau global, qui est ensuite complété par un moteur de paie dans chacun des pays où opère l’entreprise.

Certains éléments ne sont donc pas pris en compte dans le SIRH, notamment les aspects fiscaux, la sécurité sociale ou encore les données locales qui varient en fonction des espaces géographiques. La saisie des données locales de paie se fait via le moteur de paie du pays, même s’il y a possibilité de transférer les données locales dans le SIRH global.

Ce modèle est adapté aux entreprises souhaitant conserver un degré plus avancé de personnalisation en fonction des pays, tout en sachant que la donnée de paie circule de bout-en-bout entre le SIRH et les moteurs de paie locaux.

En effet, l’autonomie laissée au niveau des pays permet une meilleure adhésion du côté des équipes locales, car ce modèle reflète davantage leurs préférences et spécificités. Il permet d’avoir une interface utilisateur personnalisée, et de se baser sur des données spécifiques au pays dans lequel ils sont, facilitant les audits à conduire au cas par cas.Le modèle multi-pays est recommandé lorsqu’il n’y a pas besoin d’effectuer régulièrement des rapports globaux, mais aussi lorsque l’entreprise ne possède que très peu de bureaux à l’international, car les interfaces peuvent très vite différer en fonction de chaque pays et accroître considérablement la complexité.

« Le secteur de la paie s’intègre dans un paysage de plus en plus international. Pour répondre à cette problématique, les entreprises sont confrontées à un besoin d’unification de leurs processus. » 

Le modèle global pour un contrôle de bout en bout de la donnée et de la paie

Dans ce modèle, un SIRH est implanté à une échelle globale, aux côtés d’une console d’intégration de la paie centrale. Cette console collecte les données internationales et transmet ces dernières aux équipes locales : la qualité de la donnée est ainsi vérifiée en amont, ce qui permet une meilleure sécurisation de la paie. C’est au niveau de cette console centrale que sont appliquées les innovations technologiques afin d’optimiser les processus, avec des outils d’intelligence artificielle et de machine learning : l’innovation est appliquée de manière unifiée dans toute l’entreprise.

Avec cette approche, tous les pays, se basant sur le même outil, utilisent le même univers linguistique pour gérer la paie. Ce modèle est de fait très intéressant pour les cas de croissance externe, par fusion-acquisition à l’échelle internationale, ou lorsqu’il est souhaité d’unifier le plus possible les processus. Opter pour le modèle global permet aussi d’éviter la dilution des responsabilités mais également d’avoir un référent en cas de problème. Les données de paie sont traitées selon un modèle unique, ce qui engendre des rapports consolidés extrêmement rapides à produire, au moyen d’une innovation pensée globalement.

Le modèle global permet un contrôle de bout en bout de la donnée et de la paie. Avec des informations consolidées mais aussi des lieux de stockages tracés, les audits et rapports sont facilités. Cette approche de gestion centralisée harmonise également l’expérience utilisateur, le tout sur une seule interface. Pour qu’il soit efficace, il est cependant important de prévoir un effort supplémentaire de communication avec les équipes locales, sur la gouvernance et les objectifs à atteindre – mais aussi sur la manière de les atteindre. Cela passe par un projet de conduite du changement pour assurer l’adhésion des équipes dans chaque pays, sinon le projet tout entier risque d’en pâtir.

Comment assurer la réussite du projet ?

Avant de choisir l’un ou l’autre modèle, il convient de se poser les bonnes questions.

La première étape consiste à comprendre l’existant : ce qui fonctionne et ce qui est perfectible dans le modèle de gestion qui est déjà en place dans l’entreprise, les forces et faiblesses en présence.

La seconde étape consiste à envisager le futur de l’entreprise. Où souhaite-t-elle aller ? Que veut-elle parvenir à atteindre ?

Enfin, la troisième étape consiste à comprendre que l’outil technologique seul ne suffit pas. Bien qu’il aide à implémenter une gestion homogène de la donnée et qu’il permette de mettre en place une expérience utilisateur de qualité, le changement demeure un processus qui se joue dans le mental des équipes. D’où la nécessité d’accompagner la mise en place de nouvelles stratégies de gestion de paie, et d’en expliquer les bienfaits. Dans la majorité des cas, un échec de projet de transformation provient simplement d’un déficit d’accompagnement du changement.

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