Gestion de la paie : les raisons pour lesquelles il faut passer aux «services managés »

La pénurie de professionnels de la paie à l’échelle mondiale est un fait qui explique que les responsables de la paie rationalisent les ressources futures au sein de leur organisation. Elles consisteront très probablement en un mélange hybride de talents humains et d’outils technologiques, intégrant notamment la RPA (robotic process automation) et l’intelligence artificielle – avec pour objectif ultime un système de paie qui sera à terme sans contact et entièrement automatisé.

Au-delà de la pénurie de talents, il y a une incitation à une planification des activités basée sur la donnée. La plupart de ces informations seront extraites du système de ressources humaines et des données de la paye impliquant une utilisation grandissante des processus numériques. L’usage croissant de l’analytique RH et de la gestion de paie automatisée se traduit par des résultats bénéfiques pour les entreprises.

Mais malgré ces bons résultats, l’adoption de l’IA et de la robotique reste faible. La croissance (de 6 à 13 %) provient en grande partie de l’usage croissant de la paie dans le cloud et de l’intégration des chatbots et autres outils pour améliorer le self-service des employés. En plus l’améliorer l’analytique, l’expérience collaborateur sera de meilleure qualité.

L’investissement dans l’automatisation de la paie va-t-il augmenter ? Les cerveaux humains ne sont pas conçus pour prendre des décisions basées sur des faits de manière aussi rapide et exacte que l’IA. Ce qui justifie le recours à des processus de paie transformés, que ce soit en interne, sous forme de services managés ou externalisés.

Comment mettre en place la paie face à l’ampleur des besoins et compte tenu de la complexité future

Quand bien même elles ont le personnel suffisant pour le faire, la réalité est que les entreprises manquent à la fois de temps et de ressources pour conduire avec succès un programme de transformation de la paie multi-pays par elles-mêmes.

Les technologies modernes des services managés proposés par un partenaire expérimenté sont une option pour de nombreuses organisations, afin de les guider vers une transformation de la paie globale mais aussi face au besoin de faire passer la paie à une échelle et des niveaux de complexité supérieurs.

L’utilisation du cloud dépasse désormais celle du on premise : se portant désormais à 62 %, une croissance de 35 % par rapport à 2019. Toutefois, la tendance est à la réduction du risque en maintenant une partie de la technologie en on-premise.

Quatre entreprises sur dix, qui ont déjà opté pour le cloud, continuent à utiliser le on-premise pour soutenir ou conforter leurs investissements numériques en ayant recours à une approche hybride faisant partie d’une solution de migration et de remplacement de technologies en fin de vie.

Utiliser l’IA et l’automatisation pour prendre en charge les processus répétitifs, comme l’onboarding de nouveaux employés ou pour faire face à des erreurs dans le traitement des données, permet de faire des économies de temps et de coûts. L’autre élément en faveur de l’automatisation est la promotion du self-service pour les employés. Ceci permet de rendre plus directe l’introduction de nouveaux systèmes de paie, d’améliorer la conformité et d’accroître la fiabilité par comparaison aux anciens systèmes de paie.

Le changement, porteur d’incertitudes et de défis

Il est communément accepté que les organisations doivent se moderniser pour connaître le succès dans une économie digitalisée. Les services managés permis par les technologies peuvent non seulement aider à la modernisation de la paie mais aussi à faire face aux défis et à la complexité de la paie pour générer du résultat, que ce soit pour un projet isolé ou dans le cadre d’un projet de transformation plus important.

La capacité à utiliser la donnée de la paie de manière intelligente est déterminante pour une entreprise qui souhaite être agile, conforme à la règlementation et rentable.

Services managés : quelles sont les attentes des entreprises ?

Alors que l’externalisation à l’ancienne permettait aux entreprises de maîtriser les coûts, les entreprises attendent des services managés d’apporter de la valeur à toute l’organisation.

L’étude mondiale de 2020 conduite par Alight montre que 40 % des entreprises vont moderniser leur système de paie d’ici à 2023, en plaçant les services managés au cœur de leur stratégie et des projets délivrés.

Les principales motivations à cet égard sont la possibilité de réguler le risque (42 %), la possibilité de mettre en place une stratégie corporate pour des processus d’entreprise externalisés (39 %), la maîtrise des coûts (27 %), trouver une solution à la pénurie de talents de la paie (19 %), et mieux appréhender les fusions et acquisitions et opérations de désinvestissement des entreprises (15 %).

Selon l’expert Alight de la paie Pete Tiliakos, « La magie se produit lorsque l’expertise approfondie du secteur est combinée à une portée mondiale et à une technologie de pointe. En allégeant le fardeau là où il est le plus lourd, les services managés peuvent vraiment transformer les opérations clefs, améliorer le rendement et introduire l’innovation. »

Cela libère les dirigeants et leur permet d’apporter plus de valeur et de se concentrer sur ce qui compte : c’est-à-dire conduire la croissance et conserver des avantages compétitifs dans un monde complexe qui évolue rapidement.

Trouver des talents spécialistes de la paie pour gérer ces aspects en interne ne va pas être simple à court terme. Un tel procédé implique l’attraction et le recrutement de personnalités, pour le bon poste, au bon moment et au bon coût.

L’une des questions à poser ici est, avec l’usage croissant de l’automatisation et de l’IA, quelles compétences spécifiques sont requises au regard de la paie ? Par exemple, dans le contexte de la modernisation de cette dernière, les administrateurs de la paie apporteront moins de valeur à l’entreprise que les spécialistes de la donnée de paie.

C’est certainement sur cette dernière que les lacunes sont les plus importantes. Mais la collaboration avec les équipes finance (qui sont également appelées à se numériser), l'analyse des données numériques et les moyens de traduire les résultats en informations commerciales édifiantes constituent une compétence et donc une ressource qui offre une plus grande valeur à l'entreprise. Du moment que ces compétences progressent au même rythme que l’innovation.

Le fait de disposer d’un fournisseur de services managés de la paie évacue le besoin d’avoir une équipe traditionnelle dédiée à la paie. Les professionnels qui sont déjà employés peuvent être formés pour assumer de nouvelles fonctions en ligne avec les processus automatisés de paie.

L’ambition de nombreux PDG visionnaires est de gérer des entreprises dénuées de silos et basées sur des données circulant de manière fluide. L’objectif est de révolutionner les tâches non vitales mais qui restent critiques, avec des solutions faciles à intégrer qui allègent le fardeau en matière fiscale, en matière de risques, de conformité, de finance et au-delà. Ceci peut les aider à créer de la valeur à long-terme, à améliorer la sécurité et l’efficacité mais aussi à assurer la conformité. La paie managée n’est qu’un des maillons de cette chaîne.