Système de paie : libérez tout son potentiel grâce à l'IA et l'automatisation

La bonne technologie de paie, lorsqu’elle est intégrée avec des systèmes RH et de finance, peut devenir un réel avantage compétitif.

Pourquoi ? Car la clef du succès réside dans l’utilisation d’un flux continu d’intelligence d’entreprise. Cette intelligence découle de l’utilisation de procédés digitaux pour la gestion et de la rémunération de la main d’œuvre. Il devient de plus en plus difficile de gérer une paie multi-pays dans le respect de la conformité et de manière efficace, sans passer par l’automatisation et l’optimisation que peuvent offrir les technologies de paie digitalisées.

Alors que les entreprises continuent leur expansion mondiale, les plus grands défis pour les équipes en charge de la paie sont :

• Centraliser les systèmes,
• Adopter l’automatisation,
• Satisfaire les demandes en faveur d’options de paie plus flexibles,
• Surmonter la pénurie des talents,
• Assurer le suivi d’une main-d’œuvre mondiale.

Réduire le taux d’erreur et prévenir les risques

Les erreurs dans les procédés de paie sont un très grand risque et représentent un fardeau financier que de nombreuses entreprises subissent inutilement. Les erreurs sur salaires par exemple peuvent générer des dizaines de milliers d’euros de pertes par an, directement prélevées sur les profits. Les violations de données peuvent non seulement causer de fortes amendes mais aussi porter atteinte à la réputation de l’entreprise.

Ces deux aspects sont particulièrement préjudiciables, mais, dans un contexte où les entreprises s’efforcent d’attirer les talents comme les clients, des éléments peuvent être mis en place pour minimiser les erreurs de paie et améliorer la réputation de l’entreprise.

Pourtant, 40 % des entreprises continuent encore d’utiliser des fichiers Excel. 18 % ont toujours recourt à des procédés manuels ou des formats papier pour gérer la paie et ceci n’est pas seulement le cas des petites entreprises.

L’international requiert de l’agilité.

Les entreprises qui opèrent dans plusieurs pays peuvent employer des milliers de collaborateurs. Elles ont souvent besoin d’un procédé simple et rapide pour rémunérer les personnes, y compris celles qui souhaitent être payées d’une manière flexible, en incluant notamment des dispositifs comme le « Earned Wage Access » sous la forme d’une carte de paiement.

Au vu de la restriction des budgets et la course aux talents, il y a besoin de plus de clarté au sujet du plus important poste de dépense d’une entreprise : ses équipes. En intégrant les RH, la paie et la finance dans un environnement aux services partagés, l’objectif de devenir une entreprise sans frictions internes et reposant sur une intelligence en temps réel est atteignable.

Des systèmes de paie centralisés

Les systèmes centralisés sont déterminants pour rendre les processus RH et de paie plus agiles et plus « responsive ». Ceci permet de regrouper des données depuis plusieurs endroits, la communication se fait plus rapidement et ainsi les équipes peuvent collaborer et réaliser leurs bilans en temps réel.

Les systèmes standardisés de paie digitale représentent la façon la plus efficace et efficiente pour établir les rapports de performance à l’échelle mondiale. Des rapports pertinents sur la base de données solides peuvent être facilement partagés avec le service RH et paie, mais aussi avec le reste de l’entreprise, pour donner des indications sur la santé de l’entreprise.

L’index 2021 de la complexité de la paie d’Alight fait état d’une croissance des technologies cloud pour la paie se portant à 62 %, contre 34,8 % de croissance en 2019. Toutefois, le souhait de consolider le volume de fournisseurs de paie est resté faible : seules 27 % des entreprises font appel à moins de cinq fournisseurs. Or, plus il y a de prestataires, plus il y a de risques. Nous nous attendons à de plus grands degrés de consolidation pour l’année 2023.

L’automatisation de la paie

Les études d’Alight montrent que, progressivement, les organisations sont en train de miser sur des investissements dans les innovations de paie de dernière génération.

L’année dernière, pour la première fois, les investissements de paie dans le cloud ont dépassé ceux concernant le on-premise. Quatre acteurs sur dix ayant migré dans le cloud ont continué d’utiliser des processus on-premise. Cette approche hybride a fait partie d’une phase de migration et de remplacement de technologies en fin de vie.

On peut clairement calculer le retour sur investissement dans la technologie de paie et il est donc aisé de plaider en faveur de la transformation des processus de paie. Elle peut immédiatement encourager le développement du self-service, améliorer la conformité et faire baisser les coûts - si on la compare aux anciens dispositifs.

L’an dernier, pour 30 % des personnes interrogées, la paie était le motif poussant les salariés à quitter l’entreprise. La possibilité de choisir quand et comment être payé fait la différence entre les employeurs, a fortiori ceux qui rémunèrent leurs équipes à des niveaux plus bas.

Plus la paie est élevée, plus il y a de récompenses et de bénéfices, plus l’employeur est attractif. Les options de type « earned wage access » peuvent aisément être gérées en ligne directement par l’employé via une application mobile.

En termes d’automatisation, l’analytique des données de paie est le dispositif le plus usité, avec une croissance de 21 %. L’adoption de l’intelligence artificielle, passant de 6,3 % à 12,5 %, reste encore faible au vu de la valeur qu’elle peut apporter à l’entreprise. Elle est surtout utilisée pour encourager le self-service, avec des bénéfices considérables pour les employés comme les employeurs et la portée de son potentiel reste encore à découvrir.

La RPA (automatisation robotisée des processus) – au-delà de ce qui est commun dans la paie dans le cloud - a progressé de 17 %, contre 9,2 % auparavant. Ceux qui ont parié dessus ont constaté une plus grande rapidité et plus d’exactitude et d’efficacité des procédés de paie, rapporte le dernier Index d’Alight sur la complexité de la paie.

Conclusion

Un modèle opérationnel axé sur la technologie signifie que la paie va jouer un rôle toujours plus important dans les décisions stratégiques de l’entreprise. La technologie n’est qu’une des cinq clefs qui permet de libérer le potentiel de la paie. Ce monde est complexe mais il offre aux professionnels de la paie l’opportunité d’affiner leurs compétences alors que les données de paie sont de plus en plus prises en compte dans la croissance de l’entreprise.