Modèle opérationnel SAP SuccessFactors : créer ou acheter ?

Faut-il créer ou acheter son modèle opérationnel SAP SuccessFactors ? Telle est la question... 

Pour définir un modèle opérationnel SAP SuccessFactors pérenne, profitez de notre expérience pour trouver le parfait équilibre de support interne et externe. 

Vous avez choisi SAP SuccessFactors, et maintenant ? 

De nombreuses organisations, comme la vôtre, font migrer leurs solutions SIRH dans le Cloud. Comme vous également, elles sont nombreuses à choisir SAP SuccessFactors comme solution SaaS. Le risque, lorsqu'on accorde autant d'attention à la technologie, est de faire passer au second plan le modèle opérationnel global des RH et de la technologie. 

Vous savez que vous devez commencer à planifier le plus tôt possible la prise en charge de SAP SuccessFactors, mais vous avez encore quelques questions, par exemple : 

Modèle de fourniture futur 

• Comment vais-je fournir des services à mon personnel après le déploiement ? 

• Comment regrouper les autres systèmes et données qui ne sont pas intégrés à SAP SuccessFactors ? 

• Mon modèle de fourniture va-t-il fonctionner à l'échelle mondiale ? 

Concrétiser le business case et gérer le changement 

• Je me rends compte qu'à lui seul, le logiciel ne peut pas résoudre tous mes problèmes RH. Que faut-il que je fasse pour concrétiser mon business case ? 

• Comment gérer le changement après la mise en ligne et lorsque je reçois nos mises à jour SaaS ? 

Soutenir le personnel, les managers et les RH en continu 

• Dois-je gérer SAP SuccessFactors avec mon équipe existante ou demander l'aide d'un prestataire de services ? 

• Les personnes compétentes en SaaS RH sont difficiles à recruter et à retenir. Comment puis-je les intéresser ? 

• Si j'externalise le soutien en continu, quelle sera la différence avec mon service d'assistance ERP actuel ? 

Dans la suite de cet article, vous aurez un aperçu des possibilités qui vous sont offertes et vous trouverez des réponses aux questions qui se posent durant le passage à SAP SuccessFactors et la transition RH. 

Gardez le cap après avoir choisi SAP SuccessFactors 

Après avoir choisi SAP SuccessFactors, vous constaterez que bien d'autres facteurs critiques doivent être pris en compte pour faire avancer votre entreprise et tirer parti de votre solution SaaS. 

D'après nos observations, les clients qui réussissent le mieux ne s'éparpillent pas et gardent ces points clés à l'esprit : 

Le service reste roi. Il est probable que le personnel et les managers soient de plus en plus autonomes, mais ils auront toujours besoin d'un support individuel fiable. Même si le nombre de demandes est généralement plus faible qu'avec le système en place auparavant, la complexité des problèmes augmente. Vous pouvez vous attendre à ce qu'entre 5 et 10 % des collaborateurs fassent une demande d'assistance chaque mois. Avec la montée des réseaux sociaux, votre personnel n'a jamais eu plus de moyens de faire entendre ses doléances, alors êtes-vous prêt ? 

Bénéficier d'une aide là où vous en avez besoin. Comme vous voulez consacrer du temps à ce qui compte le plus, vous pouvez décider de vous passer de support. Mais pour trouver le modèle opérationnel et durable optimal, vous devez avoir accès à un nouveau type de compétences spécialisées. Si vous décidez de chercher une aide extérieure, un prestataire de services peut : 

Vous aider à élaborer le business case. Vous savez qu'un business case solide est essentiel pour le projet et qu'il sera déterminant pour évaluer le succès. Votre organisation a-t-elle bien pris en compte des facteurs comme l'impact d'une mauvaise gestion du changement, les dépenses de formation et les outils de centre d'appels ? Avez-vous envisagé les compétences nécessaires pour le reste du personnel interne ? Un bon fournisseur de services dispose des outils et des processus nécessaires pour vous aider à évaluer toutes les composantes financières pertinentes, sans les oublis qui entraînent parfois de mauvaises décisions et une réduction des budgets. 

Augmenter la capacité de gestion du changement. Le soutien à la gestion du changement est essentiel, car il vous permettra d'apporter des changements organisationnels et d'entretenir la flexibilité. Les perspectives de ceux qui ont été sur le terrain à plusieurs reprises peuvent vous aider à gérer les problèmes lorsqu'ils se produisent et la communication nécessaire à des moments potentiellement perturbants. Selon une étude récente, « Les organisations qui investissent dans n'importe quelle forme de gestion des changements voient baisser le poids financier individuel total de la technologie RH. Celle-ci coûte 57 % de moins à ces organisations, qui ont une culture de gestion des changements, par rapport à celles qui ne gèrent jamais les changements. 

Gérer les problèmes au jour le jour pour offrir un excellent service. Les meilleurs prestataires de services ont formé des professionnels dans le monde entier, en se concentrant sur la qualité des prestations, l'amélioration constante des compétences et l'accès à des outils de pointe mis à jour à mesure que le marché évolue. Ils permettent de gérer les problèmes de service au jour le jour avec des processus éprouvés, laissant la direction se concentrer sur la prise de décisions et tirer le meilleur parti de votre talent. Ils ont la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins tactiques de soutien SAP SuccessFactors avec des exigences minimales à votre niveau, notamment en limitant les processus de passation de marchés complexes nécessaires pour intéresser les entrepreneurs. Cela vous permet d'augmenter et de diminuer les ressources opérationnelles à la demande pour répondre aux demandes de l'entreprise. Vous avez des collaborateurs qui savent comment cela fonctionne aujourd'hui, mais sont-ils prêts à entrer dans le futur ? Les prestataires de services vous ouvrent des perspectives tout en vous permettant d'assurer les services requis dès aujourd'hui. 

Utiliser des processus et des outils qui accélèrent votre ROI. Vous connaissez vos processus et la façon dont ils ont toujours fonctionné, mais où trouver la recette du succès des autres ? Les prestataires de services tirent parti de processus reproductibles tirés d'expériences client réelles au fil du temps. Ils proposent des approches recommandées en matière de gouvernance et de changement, qui vous permettent de tirer parti des capacités de SAP SuccessFactors avec un minimum d'interruption d'activité. 

Gérer les risques avec les bonnes personnes, les bons processus et les bons outils. Pendant votre transition vers une solution SaaS, vous avez l'opportunité d'améliorer les services fournis sous tous leurs aspects. Le bon prestataire de services dispose de ressources expérimentées – difficiles à trouver – capables de partager les meilleures pratiques issues de l'expérience d'autres clients pour vous aider à transformer votre mode de fonctionnement. Ces ressources possèdent les compétences requises pour gérer le back office, par exemple rectifier les erreurs et la saisie de données pour accompagner votre équipe dans sa difficile transition ou vous apporter de nouvelles capacités pour obtenir d'excellents résultats. 

Créer ou acheter ? Il y a un certain nombre de considérations à prendre en compte. 

Faire table rase et tout refaire 

Tout déplacer dans le Cloud en une fois 

Environnements hybrides 

Déplacer les solutions de gestion des talents et/ou de la main-d'œuvre vers le Cloud tout en maintenant la paie et/ou le SIRH de base sur place 

Exécution parallèle 

Exécuter en parallèle des solutions Cloud/SaaS et des solutions on premise sur plusieurs systèmes RH en tandem 

Patchwork 

Créer un patchwork de solutions SaaS, on premise, hébergées et externalisées qui ne sont remplacées que lorsque cela est nécessaire ou que les contrats sont reconduits 

Hébergement/externalisation 

Tirer parti d'une solution sous licence, mais dans un environnement hébergé ou externalisé

Les principaux prestataires de services apportent également les dernières technologies – voix, chat et mobiles comprises – et un portail front-end pour permettre une intégration transparente avec plusieurs fonctions. Des informations récentes sur le marché montrent que les approches du personnel, des processus et des outils varieront en fonction de l'orientation adoptée par une organisation. Les entreprises choisissent parmi un certain nombre de possibilités, même si aucune approche ne prédomine. 

Prenez des engagements contractuels. Lorsqu'arrive le moment de conclure un accord, un bon prestataire s'engage sur des niveaux de service suffisants pour vous garantir de bons résultats, et les accompagne d'obligations financières. Il expose clairement ses tâches sous la forme d'un plan dont il est responsable pour un prix fixe. Vous pouvez à votre tour prendre sans crainte des engagements vis-à-vis de votre organisation. 

Fournissez des conseils sur les déploiements de configuration, y compris ceux que vous devez laisser passer. Le prestataire de services doit offrir une perspective large de plusieurs clients. La manière dont vous concevez et testez votre solution y gagne en uniformité et en adéquation au marché. Le prestataire doit aussi apporter son expérience et sa vision de la configuration pour exploiter les enseignements glanés auprès de nombreux clients et offrir de la visibilité sur plusieurs déploiements, y compris l'analyse coût-bénéfice de la mise en œuvre de différentes configurations. 

Conclusion 

En passant à SAP SuccessFactors, vous avez la perspective de meilleurs résultats pour les années à venir. Des entreprises très différentes, notamment en taille, se réjouissent publiquement d'avoir choisi SAP SuccessFactors, mais le passage dans le Cloud introduit de nouveaux risques au niveau du personnel et des processus. Si vous les comprenez et allez chercher de l'aide sur les points problématiques, vous faites un pas décisif pour utiliser longtemps et avec succès votre solution SAP SuccessFactors. 

Notes 

1. Sierra Cedar 2014–15 HR Systems Survey 

2. Sierra Cedar 2016-17 HR Systems White Paper, 19e édition