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L'automatisation de la paie rend les opérations quotidiennes plus rapides, plus précises et prévisibles.
Pendant longtemps, la paie a été considérée comme un centre de coûts et non comme une activité de soutien interne essentielle pour impliquer et fidéliser ses collaborateurs. En outre, les investissements dans les processus de paie numériques ont été éludés pour privilégier les fonctions en contact direct avec les clients.
Ce manque d’investissement a été mis en exergue pendant la premier confinement lorsque les organisations et en particulier les gestionnaires de paie, ont eu besoin d'accéder à distance à leurs solutions et système RH. Certaines d’entre elles ont eu des difficultés à remplir leurs obligations envers leurs salariés (les payer en temps et en heure tout en intégrant rapidement les mesures réglementaires liées à la pandémie). Des mesures d’urgence ont dû être mises en place afin de maintenir l’activité des travailleurs essentiels.
Bon nombre de ces mesures provisoires ont depuis fait naître des projets de modernisation de la paie. En l’état, 61 % des répondants de l’Indice Mondial de Complexité de la Paie, publié en octobre 2021 par Alight, ont externalisé tout ou partie de leurs opérations de paie. Les facteurs principaux conduisant à cette décision tiennent en quatre facteurs : la conformité, la volonté affichée de confier la gestion des processus de paie à un prestataire, la réduction des coûts et la recherche d’agilité (notamment pour intégrer plus facilement toute nouvelle acquisition) :
Garantir la conformité des réglementations
Mettre en place une stratégie d'externalisation
Réduire les coûts
Soutenir les activités de fusion et d'acquisition
Ces deux dernières années, l'adoption des nouvelles technologies et les investissements relatifs à ces technologies se sont intensifiés. En effet, reconnue comme essentielle afin de répondre aux exigences spécifiques à chaque fonction d’une organisation, l’innovation permet notamment d'accroître l'efficacité, de réduire les risques et de créer une expérience utilisateur unique pour une productivité optimale. Pour la première fois, l'utilisation des technologies de paie agiles dans le Cloud dépasse celle des solutions locales « On-premise » (62 %), avec une hausse de 34,8 % par rapport à 2019.
“Le niveau d’analyse permis à partir de données de paie standardisées est aujourd’hui une véritable mine d’or pour la planification stratégique.”
Les salariés sont l’origine même du besoin d’agilité dans les processus de paie.
Les stratégies d’entreprise concentrent leurs efforts sur le recrutement, la formation et la rétention des salariés. Cependant, si vous ne les payez pas en temps et en heure, avec précision et conformément à la législation en vigueur, vos collaborateurs quitteront l’entreprise.
De nombreux bouleversements se profilent pour les fonctions paie. Les nouveaux modes de travail impliquent des changements dans les modalités de rémunération des salariés. Le nombre de travailleurs indépendants et l'essor d’emplois plus ou moins précaires augmentent, tout comme les partisans de la rémunération à la demande. Les systèmes de paie traditionnels ne sont pas configurés pour gérer de telles situation.
La paie devient de plus en plus complexe pour les entreprises qui s'efforcent de suivre l'évolution démographique de la main-d'œuvre provoquée par la pandémie. Elles ont réalisé un tour de force en maintenant leur service de paie alors que la continuité des activités était compromise, mais c'était loin d'être une situation idéale. Les responsables RH et paie sont désireux de connaître les avantages de la paie numérique.
Alight
La tendance est claire : de plus en plus d'entreprises investissent dans des projets de transformation RH, et la modernisation de la paie est en passe de prendre la même direction.
Cette démarche s’explique par la nécessité de rationaliser et de simplifier les processus manuels, en utilisant la technologie pour réduire les coûts, accroître l'efficacité et améliorer l'expérience collaborateur. À cet effet, 40 % des entreprises affirment qu'elles moderniseront leurs systèmes de paie d'ici 2023.
La transformation de la paie pour atteindre ses objectifs
Comme pour chaque projet de transformation dans une entreprise, il n'y a pas de modèle unique en matière de numérisation de la paie. Avant toute chose, il est essentiel de comprendre les besoins des parties prenantes en termes d'investissement dans la masse salariale. Cela vous permettra de :
- Formuler la stratégie globale de paie
- Mettre à jour les modèles opérationnels de paie
- Intégrer pleinement la paie dans la planification stratégique des activités
- Remédier au manque d'investissement dans les processus de paie numériques et d’intégrations supplémentaires
Ce n’est pas une simple réévaluation. De nombreuses parties prenantes sont impliquées dans les processus de paie. Il s'agit aussi bien des personnes rémunérées que de celles qui gèrent les opérations et exigent que le processus soit efficace, peu risqué, fluide et à faible coût. En outre, chaque partie s’attend à un résultat conforme.
La grande question à se poser est : avez-vous la capacité ou les compétences en interne pour le faire sans l'accompagnement d'un spécialiste ?
Protection des investissements
Les projets de modernisation de la paie doivent s'adapter aux besoins de l'entreprise. Par conséquent, la technologie choisie doit être agile. Les deux options évidentes ici sont l'externalisation ou l'investissement dans un système HCM et paie évolutif dans le Cloud, qui peut être ajouté et intégré à d'autres systèmes. Cette approche est également pérenne de par la nature du modèle d'achat.
Pour que le projet naissant ait une chance d’aboutir, les besoins et les attentes de toutes les parties prenantes doivent être établis, discutés et convenus selon les éléments suivants :
- Les coûts projetés doivent être calculés selon l'estimation réelle fournie par le prestataire ;
- Les coûts supplémentaires potentiels doivent être calculés et présentés comme des coûts de projet selon l’hypothèse « la plus défavorable » afin de prévoir tout dépassement ;
- Les plans de continuité doivent être intégrés pour se protéger des situations imprévisibles, comme les crises mondiales, le ralentissement ou la faillite des fournisseurs ou encore la croissance ou la rétention potentielle de l'entreprise ;
- Les coûts supplémentaires potentiels basés sur plusieurs variables convenues doivent être calculés pendant la phase de planification du projet et approuvés avant le début de la mise en œuvre.
- Incapacité présenter son business case, ainsi qu’à démontrer le retour sur investissement et les indicateurs clés de succès.
- Peur de l'échec – « Que se passera-t-il si le projet échoue ? ».
- Manque de compétences internes pour élaborer et suivre les projets de transformation de la paie.
- Manque de connaissances pour saisir, traiter et produire des analyse de données.
- Nécessité d'assurer la confidentialité, la sécurité et la résilience de la gestion des données dans le processus automatisé et en libre-service.
Boostez l'efficacité de vos opérations de paie
Les technologies d'automatisation de la paie transformeront votre fonction de paie et élimineront bon nombre des risques et des défis causés par les processus manuels. Le choix de la bonne technologie et des bons partenaires vous permettront d’intégrer votre système de paie aux logiciels de gestion des ressources humaines et du personnel.
D'autres fonctions, notamment la finance et les achats, peuvent également être intégrées pour fournir une plate-forme puissante de gestion des carrières, du développement, des coûts et de l'efficacité de l'ensemble de votre personnel. Cette source de données standardisées et consolidées facilitera la prise de décisions stratégiques pour votre organisation.
Boostez l'efficacité de vos opérations de paie
Les technologies d'automatisation de la paie transformeront votre fonction de paie et élimineront bon nombre des risques et des défis causés par les processus manuels. Le choix de la bonne technologie et des bons partenaires vous permettront d’intégrer votre système de paie aux logiciels de gestion des ressources humaines et du personnel.
D'autres fonctions, notamment la finance et les achats, peuvent également être intégrées pour fournir une plate-forme puissante de gestion des carrières, du développement, des coûts et de l'efficacité de l'ensemble de votre personnel. Cette source de données standardisées et consolidées facilitera la prise de décisions stratégiques pour votre organisation.
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