La non conformità nel payroll costa caro alle aziende

Il ritmo col quale cambiano le leggi e i regolamenti nell’ambito del payroll è oggi rapidissimo e per questo le aspettative nei confronti delle Risorse Umane stanno diventando sempre più elevate. Alcuni effetti della pandemia, come il lavoro a orario ridotto, il lavoro da remoto e i tagli al lavoro hanno aggravato questa situazione. Alcune di queste soluzioni sono state adottate come misure temporanee, altre, come il lavoro da remoto, sono diventate la nuova normalità e stanno già influenzando i processi interni.

I responsabili payroll devono assicurare la ricezione puntuale e immediata di tutte le nuove normative, emesse a diverse livelli, che impattano globalmente sul processo e gestire le complessità retributive derivanti dagli emergenti modelli di lavoro.

Tenere traccia e rispettare le diverse regolamentazioni non è però facile: i cambiamenti normativi creano spesso difficoltà nell’interpretazione attuativa. Secondo l’edizione 2021 del Global Payroll Complexity Index, Francia, Italia, Belgio, Germania e Spagna sono i Paesi più complessi quando si tratta di gestione del payroll e sono anche tra i Paesi in cui si verificano più errori nel processo di elaborazione delle buste paga.

Questi tipi di errore non rappresentano solo un costo, ma possono comportare anche un rischio giuridico per le aziende: ad esempio, se un’azienda viola il GDPR, può essere multata fino a 20 milioni di euro o il 4% del suo fatturato globale annuale.

Ma quali sono le nuove sfide nei processi HR?

• Attendibilità dei dati: le aziende che vogliono garantire la conformità del payroll devono accertarsi prima di tutto che i dati a loro disposizione siano trattati in modo corretto e sicuro. Questi devono anche essere conformi alla legislazione locale e sovranazionale di riferimento e, affinché le aziende non incorrino in problemi legali, devono essere sempre aggiornati.
   
• Cambiamenti improvvisi nel mercato del lavoro: il lavoro a orario ridotto ha colpito duramente molti lavoratori, ma ha anche lasciato i manager HR in difficoltà. Nuovi cambiamenti nel mercato del lavoro richiedono infatti ore di lavoro extra per allineare correttamente il payroll alla legislazione vigente.
   
• Conformità al GDPR: fin dall’introduzione del GDPR, le aziende di sempre più Paesi - come Brasile, Thailandia, Cile o Stati Uniti - stanno introducendo le loro versioni del General Data Protection Regulation. Questa produzione legislativa risulta particolarmente difficile da gestire per le aziende che operano in diversi Paesi, sia fuori sia dentro l’UE, che devono quindi adattarsi a più legislazioni.
   
• Complessità dovuta al lavoro da remoto: da un lato, le aziende stanno facendo i conti con la carenza di lavoratori qualificati da diversi anni. D’altra parte, la pandemia ha promosso il lavoro a distanza, eliminando il vantaggio dei confini fisici nella lotta per i talenti. Entrambi questi elementi hanno fortemente influenzato i processi HR. Il lavoro a distanza, in particolare, obbliga le aziende a tenere traccia di ulteriori informazioni sul proprio personale, in particolare sul luogo in cui lavorano, per assicurare il rispetto delle leggi sul lavoro e le normative fiscali dei Paesi di riferimento. L’adozione massiccia del lavoro a distanza, non influenza solo la ricerca di nuovi talenti, ma anche i rapporti con i lavoratori che sono in azienda da tempo, i quali sono sempre più attratti da questa nuova forma di lavoro e, in alcuni casi, stanno addirittura pensando di cambiare la propria residenza.

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