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Payroll, complessità e soluzioni nel Global Payroll Complexity Index 2023


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Orientarsi in un panorama in rapido cambiamento con il GPCI 2023 di Alight

La gestione del payroll cambia a ritmi velocissimi: leggi e regolamenti vengono aggiornati in continuazione, obbligando i team responsabili dell’elaborazione delle buste paga ad adeguarsi costantemente. La probabilità di commettere errori però è alta e rappresenta un rischio per le aziende. In questo contesto, il Global Payroll Complexity Index (GPCI) è una bussola che permette di orientarsi fra criticità, problemi e possibili soluzioni.

Il GPCI è un report biennale realizzato da Alight che analizza il livello di complessità dei processi di payroll in 40 Paesi. Prende in considerazione elementi fondamentali delle legislazioni, come le normative fiscali, le trattenute, i contributi previdenziali e le comunicazioni obbligatorie, evidenziando le difficoltà e le tendenze che si registrano nella gestione del payroll.

La fotografia scattata dal report 2023 rivela che fra i 10 Paesi con il più alto livello di complessità nell’elaborazione del payroll, 9 si trovano in Europa. In testa alla classifica c’è la Francia, seguita da Germania, Svizzera, Italia e Canada. A completare la top 10, Polonia, Turchia, Paesi Bassi, Belgio e Slovacchia. Gli Stati Uniti, che nel 2021 occupavano la 10ª posizione, sono scesi al 14º posto.

Secondo lo studio, i Paesi nelle prime 10 posizioni del ranking hanno un livello di complessità legato alla gestione del payroll più alto del 29% rispetto agli altri Stati presi in considerazione.

Il report individua, poi, i tre principali fattori che contribuiscono a complicare i processi nei Paesi ai vertici della classifica:

  • le trattenute obbligatorie,
  • il calcolo della previdenza sociale,
  • le comunicazioni obbligatorie.

Come accennato, siccome la normativa è soggetta a continue modifiche, il personale incaricato del payroll è costretto ad aggiornarsi costantemente e ad adattare i processi di elaborazione, con il conseguente aumento del carico di lavoro e del rischio di commettere errori.

Il caso dell’Italia: chiavi per comprendere la complessità del payroll

Pur avendo registrato una diminuzione del 2% del livello di complessità rispetto al 2021, l’Italia si conferma ancora una volta in cima alla classifica: la nuova edizione del Global Payroll Complexity Index la colloca infatti al 4º posto (una posizione occupata due anni fa dalla Germania, ora salita al 2º posto).

Tra le cause che contribuiscono a complicare i processi di payroll in Italia ci sono le trattenute imposte dai tribunali, come il pignoramento dello stipendio in caso di debiti insoluti, e i prelievi in busta paga, applicati se un dipendente ha percepito una somma ritenuta indebita. A ciò si aggiungono le tante tipologie di comunicazioni obbligatorie, ad esempio il modello UniLav, un documento che deve essere presentato quando inizia, termina o cambia un rapporto di lavoro subordinato; tra l’altro la frequenza di queste comunicazioni varia a seconda dei casi e spesso le tempistiche per gli invii sono molto serrate.

A complicare ulteriormente il quadro, si aggiungono anche le imposte che variano a seconda del domicilio fiscale del contribuente, come l’addizionale regionale e comunale. L’Agenzia delle Entrate e l’INPS, poi, sono soliti pubblicare gli aggiornamenti di legge con pochissimo preavviso e in qualsiasi momento dell'anno.

Il complesso sistema italiano della gestione del payroll è inoltre soggetto alle tante variabili dei contratti collettivi nazionali del lavoro (CCNL), che regolamentano i rapporti lavorativi in diversi settori e vengono rinnovati ogni tre anni.

Infine, la normativa impone di conservare i cedolini per almeno cinque anni, con la conseguente necessità di archiviare un gran numero di documenti.

Ma c’è una buona notizia: tra il 2021 e il 2023 il livello di complessità che caratterizza l’elaborazione del payroll in Italia è diminuito del 2%. Tra i fattori che hanno incentivato il miglioramento ci sono la riduzione del numero dei campi dati, la diminuzione delle trattenute imposte dai tribunali e il calo della frequenza delle comunicazioni obbligatorie.

Nonostante ciò, la complessa tassazione del reddito, l’enorme quantità di CCNL in vigore e l’articolato sistema pensionistico e assicurativo creano uno degli algoritmi retributivi più complicati a livello globale. È proprio per questo che le continue modifiche apportate a quella che è considerata una delle legislazioni più complesse al mondo impongono, anche in Italia, la necessità di trovare soluzioni efficaci e affidabili per semplificare il payroll.

Prepararsi al futuro con l’aiuto dei dati e dell’automatizzazione

Stare al passo con tutte le novità non è facile e il minimo errore nei cedolini paghe rischia di causare non solo il malcontento dei dipendenti, ma anche ingenti costi per l’azienda.

Ecco perché è importante automatizzare il più possibile i processi manuali: l'elaborazione del payroll è una delle funzioni amministrative più complesse e comporta gravi conseguenze se non viene eseguita correttamente. L'adozione di soluzioni tecnologiche agili, come la digitalizzazione delle comunicazioni obbligatorie e l’elaborazione dei dati supervisionata da professionisti esperti, possono contribuire in modo significativo a eliminare i rischi e a migliorare la conformità ai requisiti di legge.

Inoltre, per semplificare la gestione del payroll, è utile introdurre sistemi studiati ad hoc che favoriscano una risposta rapida ai cambiamenti, adottando un approccio basato sui dati per gestire efficacemente i processi anche a livello globale.

Per navigare nel complesso quadro normativo e affrontare i cambiamenti e gli imprevisti, è importante che le imprese sposino innovazione ed expertise, in modo da garantire una buona gestione delle buste paga. “Stare al passo con la complessità del payroll è fondamentale, affinché le aziende possano gestire in modo efficace i propri processi retributivi – si legge nel Global Payroll Complexity Index 2023 –. Ciò implica il controllo di quei fattori che si possono controllare e la costruzione di una resilienza alle variabili incontrollabili, al fine di mitigare i rischi e migliorare l'efficienza”.

È quindi importante adottare soluzioni tecnologiche agili, che permettano di elaborare i cedolini in modo snello, sicuro e automatizzato per i dipendenti di tutto il mondo.

Tecnologia e know-how, dunque, per ridurre i costi e aumentare l'efficienza. In questo contesto, il Global Payroll Complexity Index offre spunti interessanti per quelle aziende che vogliono innovare i propri processi e adattarsi ai cambiamenti.

Alight offre soluzioni tecnologiche moderne che semplificano le operazioni di payroll, attraverso strumenti che permettono l’automazione dei processi, calcoli in tempo reale e insight precisi, anche nella gestione dei pagamenti in più Paesi.

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