Risorse per il Payroll - motivi per passare ai servizi di gestione del payroll

La mancanza di talenti qualificati in ambito payroll a livello globale non può essere ignorata. Di conseguenza, i responsabili del payroll dovranno pensare alle risorse future per la loro organizzazione. È probabile che si tratti di un misto di personale dedicato al payroll e tecnologia, come l'automazione robotica dei processi e l'intelligenza artificiale (IA), con l'obiettivo finale di una gestione delle paghe touchless.

Oltre alla carenza di personale addetto alle paghe, c'è una propensione alla pianificazione aziendale basata sui dati. Molte di queste informazioni saranno ricavate dai dati relativi alle risorse umane e alle buste paga e ciò richiede un maggiore utilizzo di processi digitali. Questo è dimostrato da un maggiore utilizzo di analytics in ambito HR (Human Resources) e payroll negli ultimi anni che produce risultati vantaggiosi per le aziende.

Nonostante i buoni risultati, l'adozione dell'IA e della robotica è ancora bassa. Gran parte dell'aumento (dal 6% al 13%) può essere collegato all'incremento del payroll in cloud e all'integrazione di chatbot e altri strumenti per migliorare i processi self-service dei dipendenti. Ciò si aggiunge al perfezionamento degli analytics che possono offrire una migliore employee experience.

Gli investimenti nell'automazione della busta pagaaumenteranno? I cervelli umani non sono in grado di prendere decisioni basate su dati concreti alla velocità e con la precisione dell'intelligenza artificiale. Questo spiega la necessità di trasformare i processi di payroll, siano essi interni, gestiti o esternalizzati.

Come impostare il payroll per affrontare le future dimensioni e complessità

Anche con il personale adeguato, la realtà è che la maggior parte delle organizzazioni non ha il tempo e le risorse per affrontare con successo un programma di trasformazione del payroll multi-country.

I servizi di gestione del payroll, abilitati grazie alla tecnologia moderna e forniti da un partner esperto, sono un'opzione per molte organizzazioni, utili per guidarle nella trasformazione del global payroll e nella necessità di scalare e affrontare la complessità delle paghe.

L'utilizzo dei processi di payroll in cloud supera ora quello on-premise aumentando al 62% rispetto al 35% del 2019. Tuttavia, si tende a mitigare il rischio mantenendo un elemento di tecnologia on-premise.

Quattro su dieci di coloro che sono passati al cloud utilizzano ancora processi on-premise per supportare o integrare l'investimento digitale, dichiarando che questo "approccio ibrido" fa parte di una migrazione graduale o di una sostituzione delle tecnologie a fine vita.

L'utilizzo dell'intelligenza artificiale e dell'automazione per sostituire i processi ripetitivi, ad esempio l'onboarding o per risolvere gli errori di elaborazione dei dati, può far risparmiare tempo e costi ai dipendenti. Un altro fattore a favore dell'automazione è che incoraggia le procedure self-service dei dipendenti. Inoltre, rende più rapida l'introduzione di nuovi modelli di payroll, migliora la compliance ed è più affidabile dei sistemi tradizionali di payroll.

Il cambiamento porta incertezza e sfide

È ampiamente riconosciuto che per avere successo nell'economia digitale le organizzazioni devono modernizzarsi. I servizi di gestione abilitati dalla tecnologia possono supportare non solo la modernizzazione del payroll, ma anche le sfide legate alla sua scalabilità e complessità per ottenere risultati da soli o come parte di una più ampia iniziativa di trasformazione.

Realisticamente, la capacità di utilizzare i dati del payroll in modo smart è fondamentale per un'azienda agile, compliant ed efficace dal punto di vista dei costi.

Servizi di gestione del payroll: Cosa cercano le aziende?

Se un tempo l'outsourcing tradizionale aiutava le aziende a diminuire i costi, ora le aziende si aspettano che i servizi di gestione portino un valore aggiunto all'intera organizzazione.

La ricerca globale di Alight condotta nel 2020 ha rilevato che il 40% delle aziende modernizzerà i sistemi di payroll entro il 2023, con i servizi di gestione al centro della strategia e della fornitura.

I fattori principali includevano il rischio normativo (42%), una strategia corporate a favore dei processi aziendali in outsourcing (39%), il controllo dei costi (27%), la carenza di talenti in ambito payroll (19%) e le attività di fusione e acquisizione (M&A) e di dismissione aziendale (15%).

Secondo Pete Tiliakos, esperto del settore payroll e responsabile della strategia global payroll di Alight, "la magia avviene quando una profonda esperienza nel settore si combina con una presenza globale e una tecnologia all'avanguardia. Agendo dove è più necessario, i servizi di gestione possono davvero trasformare le operazioni chiave, migliorare le performance e portare innovazione".

In questo modo i leader possono apportare maggiore valore e concentrarsi su ciò che conta: guidare la crescita e mantenere il vantaggio competitivo in un mondo in rapida evoluzione e più complesso.

La ricerca di specialisti interni nell’ambito Payroll non diventerà più semplice nel breve termine. La ricerca comporta l'attrazione e il recruiting di persone adatte al ruolo nel momento migliore e al costo giusto.

Con l'aumento dell’utilizzo dell'automazione e dell'IA nel payroll, quali competenze specifiche sono necessarie in questo campo?  Ad esempio, chi gestisce il payroll in caso di modernizzazione del payroll, porterà meno valore all'azienda rispetto ai data specialist in ambito payroll?

Quest'ultimo aspetto è forse quello che presenta le maggiori lacune. Ma la collaborazione con il team Finance (anch'esso destinato alla digitalizzazione), l'analisi dei dati e gli strumenti per tradurre i risultati in una business intelligence efficace, rappresenta una competenza e quindi una risorsa che offre un valore maggiore all'azienda, a condizione che queste competenze siano portate avanti in linea con l'innovazione.

I servizi di gestione del payroll eliminano la necessità di avere personale tradizionale addetto alle paghe. Il personale già presente in azienda può essere formato per assumere nuovi ruoli più in linea con un processo di payroll automatizzato.

L'ambizione di molti CEO lungimiranti è quella di un'azienda snella con dati che fluiscono liberamente. Il loro obiettivo è quello di rivoluzionare le attività non essenziali, ma importanti attraverso soluzioni facili da integrare che alleggeriscano il carico fiscale, il rischio, la compliance, il finance e altro ancora. Questo può aiutarli a creare valore a lungo termine, migliorando la sicurezza e l'efficienza e garantendo la conformità. Il managed payroll è solo uno degli anelli di questa catena.