Standaardisatie voor de payroll- en HR-systemen van Repsol

Robuuste salaris- en HR-systemen voor Repsol door standaardisatie

Hoofdkantoor: Madrid
Opgericht: 1987
Sector: Energie
Aantal werknemers: 25,000
Aanwezigheid: 30+ landen

Het Spaanse energiebedrijf Repsol heeft vestigingen over de hele wereld en managet personeel en payroll in verschillende regio's.

Omdat hun bestaande payrollprocessen niet meer aan de vereisten van deze tijd voldeden, vroegen ze ons hoe ze deze konden verbeteren.

Wat waren de belangrijkste problemen?

Repsol gebruikte SAP als payrollsysteem in 10 landen. Het systeem werd meer dan 20 jaar geleden geïmplementeerd en was dus ontworpen volgens het payrollmodel uit die tijd.

Het systeem was zeer complex, niet standaard en met specifieke eigenaardigheden voor elk land.

De komst van cloudsystemen voor HCM maakt wereldwijde en standaardprocessen mogelijk. Repsol had een herziening van zijn payrollsysteem nodig en zocht een eenvoudiger, gestandaardiseerd model dat kon worden geïntegreerd met hun HCM-systeem.

100%

Nauwkeurigheid en tijdigheid in loonberekeningen, sociale zekerheid en juridische rapportage in de afgelopen 5 jaar

18%

Daling van de loonkosten in 8 jaar

Meer dan 80%

Klanttevredenheidsscore sinds 2014

Van 12.000 naar 250

Loonsoorten dankzij procesoptimalisatie

Hoe hebben wij daarbij geholpen?

We werkten samen met Repsol aan een volledige systeemdiagnose en het documenteren van de huidige systeem- en payrollprocessen.

Repsol kreeg hierdoor een ander perspectief, gebaseerd op best practices uit de branche en onze jarenlange ervaring met andere klanten. Vervolgens konden we de optimale oplossing definiëren.

Het project

Samen hebben we een gids opgesteld met meer dan 30 verbeterpunten. Het bestaande payrollsysteem van Repsol zou worden vereenvoudigd door het te standaardiseren en de integratie met de bestaande HCM-oplossing, Workday, te verbeteren.

Wat zei Repsol?

“De ervaring was zeer positief. Als ik er één ding zou moeten uitlichten, is dat het voordeel van het werken met een zeer deskundig, multidisciplinair team.”

Carolina Calvo
Global Payroll Administration Manager bij Repsol

"De goede resultaten zijn te danken aan het teamwork. Iedereen is deskundig op zijn/haar vakgebied en het combineren van alle input had een grote toegevoegde waarde."

"Als ik het opnieuw zou moeten doen, zou ik een bouwfase willen. Na het analyseren van het systeem en het definiëren van het optimale model, zou de volgende stap zijn om het te bouwen. Dit voorkomt dat waardevolle voorstellen opzij worden geschoven, voordat we ze kunnen bouwen."

Resultaten en volgende stappen

Een tweede project voor 2020 om de verbeteringen in SAP te implementeren, staat op de planning.

Daarnaast is er nog een Repsol-Alight project om de integratie tussen SAP en Workday te verbeteren. Hierbij wordt gebruikgemaakt van de standaardisatie en vereenvoudiging die met het project in 2019 werd bereikt.