De menselijke gevolgen van payroll-fouten

De basisprincipes van salarisadministratie lijken eenvoudig, maar fouten komen vaak voor, wat een aanzienlijke impact heeft op de werknemers. Enkele van 's werelds grootste werkgevers betalen personeel regelmatig niet correct vanwege fouten in de salarisverwerking.

In een tijd waarin miljarden mensen wereldwijd worden geconfronteerd met de grootste kosten van levensonderhoud als gevolg van stijgende voedsel- en energieprijzen, zullen onder- of overbetalingen op de loonlijst waarschijnlijk de financiële pijn verergeren.

De hoofdoorzaken van veel salarisfouten zijn:

•  verouderde en grotendeels niet-conforme handmatige salarisprocessen en
•  een gebrek aan bekwame payrollprofessionals

Zelfs grote bedrijven met een hoog volume aan loonverwerkingsactiviteiten in meerdere landen, blijven handmatige systemen (18%) en spreadsheets (40%) gebruiken als onderdeel van hun loonverwerkingsprocessen. Dit ondanks het feit dat bewezen is dat deze methoden vatbaar zijn voor menselijke fouten.

Investeringen in modernisering van de salarisadministratie worden vaak buitenspel gezet, met het argument ""als het niet kapot is ..."", waardoor de levensduur van lang verouderde en inefficiënte interne salarisprocessen wordt verlengd. Het probleem is dat payroll zo complex is en zo uitdagend om met het blote oog te infiltreren, dat er herhaaldelijk fouten optreden.

Uiteindelijk kan een bedrijf zonder een moderne payroll-infrastructuur nooit salarisprestaties bereiken - wat goed is voor de winst en voor het behoud van werknemers.
 

Wanneer gaat het mis?

De meeste fouten in de salarisadministratie zijn precies dat, onoplettendheid en problemen op de langere termijn die niet werden opgemerkt of gecorrigeerd op het moment van gegevensinvoer.

Een van de meest voorkomende problemen met de salarisadministratie die in het Alight Global Payroll Complexity Index-rapport werden opgemerkt, waren "organisatorische inconsistentie" in het salarisproces, onjuiste belastinginhouding en te veel betalen aan werknemers. Daarnaast dragen problemen met de verkeerde classificatie van werknemers en misrekeningen van overuren er vaak toe bij dat werknemers het verkeerde loon ontvangen.

Onnauwkeurige loongegevens zijn duur en risicovol. Afwijkingen kunnen worden gedetecteerd door kunstmatige intelligentie (AI) en andere technologieën, waaronder robotprocesautomatisering (RPA) als ze worden gebruikt.

Niet-gecontroleerde processen en gegevens raken de bottom line hard, vaak jaar na jaar totdat ze worden gedetecteerd, als ze dat ooit zijn. Typische gevolgen zijn tekortkomingen in de naleving en lekkage van de loonlijst, wat alleen al het gemiddelde Amerikaanse bedrijf $ 30 miljoen per jaar kost. Dit is zonder rekening te houden met de persoonlijke kosten voor werknemers.

Handmatige processen zijn gevoelig voor fouten in de salarisadministratie

Een ongeorganiseerd en inefficiënt salarisproces kan de start zijn van een ramp. Vertrouwen op op papier gebaseerde processen, handmatige gegevensinvoer en een massa spreadsheets kan leiden tot fouten die vele weken of maanden in beslag kunnen nemen om te ontdekken.

Het hebben van een handmatig systeem voor het beheren van de salarisadministratie vergroot de afhankelijkheid van één persoon om alle salarishandelingen te beheren. Zonder een georganiseerd en geautomatiseerd salarissysteem is het moeilijker voor iemand om in te vullen wanneer de salarismanager niet op kantoor is of het bedrijf verlaat.

Een slecht verzorgde salarisadministratie kan je ook in de problemen brengen bij een audit of procesreview als het niet mogelijk is om volledige loonadministratie aan te leveren.

Niemand heeft het over payroll totdat het fout gaat, maar als ze dat wel doen, kunnen de gevolgen groot zijn

Systemische fouten op de loonlijst halen de krantenkoppen. Zelfs degenen met salarissen die aanzienlijk boven het minimumloon liggen, hebben geen financiële buffer die groot genoeg is om fouten van hun werkgever te compenseren.

Op elk moment, maar vooral tijdens een crisis in de kosten van levensonderhoud, moeten laagbetaalde werknemers erop kunnen vertrouwen dat hun werkgever hen betaalt voor het werk dat ze doen.

Financieel welzijn is nauw verbonden met het inkomen van mensen en werkgevers die strategieën voor financieel welzijn koppelen aan loon- en uitkeringen, kunnen werknemers helpen meer controle over hun financiën te krijgen.

Dit is in het voordeel van werkgever en werknemer. Bedrijven die investeren in het totale welzijn van hun werknemers, kunnen hun werkgeversmerk een boost geven, belangrijker dan ooit nu de concurrentie om personeel zo hevig is.