De uitdaging: schaalbaarheid
Egger had een loonadministratie- en urenregistratiesysteem met selfservicefuncties nodig om zijn nieuwe medewerkers in de Verenigde Staten op de lange termijn te kunnen ondersteunen. De oplossing moest kosteneffectief genoeg zijn om in eerste instantie een kleinschalig team te ondersteunen, maar moest ook schaalbaar zijn om te voldoen aan de eisen van een snelgroeiend bedrijf. Ze zochten een betrouwbare en ervaren partner voor de implementatie van een dergelijk systeem en kwamen zo terecht bij Alight.
Samenwerking op basis van bewezen expertise
Egger maakte eerst nog gebruik van een tijdelijk lokaal loonadministratiesysteem, puur om aan de slag te kunnen. Maar omdat het bedrijf al gebruikmaakte van SAP Payroll en het urenregistratiesysteem Time On-Premise voor zijn Europese locaties, lag het voor de hand om in de Verenigde Staten hetzelfde systeem te gebruiken, voor maximale consistentie en trainingsgemak.
Na verschillende potentiële partners vergeleken te hebben, kozen ze ervoor om Alight de SAP-oplossing te laten implementeren. Alight had de expertise, een goede reputatie binnen de sector en kennis van loonadministratie in de VS. Bovendien had Egger al eens met Alight samengewerkt voor zijn locaties in Europa, waaronder voor de loonadministratie op de Franse vestigingen.
Wereldwijde migratie en implementatie
Elk project brengt nieuwe uitdagingen en kansen met zich mee. Dat was ook bij dit project het geval. Allereerst moest het team van Alight bepalen hoe ze de data van het tijdelijke loonadministratiesysteem naar het nieuwe SAP-systeem konden migreren. Daarna moesten ze zorgen dat Egger de juiste fiscale en juridische documenten had. Tegen het einde van de implementatiefase zag Egger zich genoodzaakt de loonadministratieafdeling te herstructureren, met personeelswijzigingen als gevolg. Daarom heeft Alight nog aanvullend consultancywerk geleverd voor het inleren van nieuwe medewerkers. Daarnaast heeft Alight het selfservicesysteem voor medewerkers aangepast zodat het beter aansluit op de behoeften van dit project.
Alight heeft Egger met voortdurend overleg, advies en begeleiding door het definiëren van de implementatie-eisen heen geloodst en er is samen gekeken naar hoe zaken als gegevensverzameling, ontwerp, testen, implementatie, gebruik en verandermanagement het best vormgegeven konden worden. In januari 2020 kon Egger aan de slag met een krachtig en intuïtief SAP HCM- en loonadministratiesysteem.
Dankzij het nieuwe systeem kan Egger zijn loonadministratie nu intern doen, waardoor ook de verwerkingskosten zijn gedaald. Deze gestroomlijnde oplossing verbindt alle vestigingen over de hele wereld, is in meerdere talen beschikbaar en biedt landspecifieke aanpassingsmogelijkheden, zodat Egger altijd en overal moeiteloos informatie kan ophalen en delen.
Bovendien kan het HR- en loonadministratieteam zich nu meer bezighouden met strategische werkzaamheden in plaats van met tijdrovende handmatige administratieve processen. Met het selfservicesysteem kan het personeel zelf de oplossingen vinden die ze nodig hebben. Egger is zelfs van plan om binnenkort een mobiele selfservice-app te introduceren.
Na dit eerste project heeft Egger Wood Products, LLC besloten een aanvullend contract met Alight af te sluiten voor de doorlopende lokale ondersteuning van zijn toepassingen.