Australia
Jij kunt jouw financiële systeem ook naar de cloud verplaatsen.
De cloud zal naar verwachting in 2025 het meest gebruikte implementatiemodel zijn voor alle applicaties voor financieel beheer.
Waarom? 41% van de CFO's geeft aan dat hun financiële teams geen toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben, op het moment waarop ze die nodig hebben.
74% van de zakelijke en IT-managers zegt veel betere realtime analytics nodig te hebben.
De beste technologie voor finance stamt uit de jaren tachtig en negentig van de vorige eeuw. De cloud bestond toen nog niet.
Overstappen naar de cloud is al verschillende jaren een trend bij Human Capital Management-systemen, maar de financiële systemen liggen niet ver achter.
We zien de activiteit op financieel gebied op dit moment fors toenemen. Volgens onderzoek van Gartner zal de cloud in 2025 het meest gebruikte implementatiemodel zijn voor alle applicaties voor financieel beheer. De uitgaven aan cloud- of SaaS-software zullen toenemen van 30% van de totale uitgaven in de markt in 2015 tot 47% in 2020.
Welke financiële systemen verplaatsen organisaties naar de cloud en waarom gebeurt dit – afgezien van het volgen van de trend in HR? 41% van de ondervraagde CFO's geeft aan dat hun managementteams geen toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben, op het moment waarop ze die nodig hebben. Bovendien zegt 74% van de zakelijke en IT-managers behoefte te hebben aan een veel betere analyse van inkomende gegevens in realtime.
De meeste financiële systemen die ook nu nog worden gebruikt, zijn in de jaren 80 en 90 van de vorige eeuw ontworpen. Sommige zijn in de loop van de jaren wel bijgewerkt, maar ze hebben nog steeds een onderliggende technologie die uit de vorige eeuw stamt. Weet jij nog hoe je Snake speelde op je oude Nokia-telefoon?
We zijn nu zo'n 20-30 jaar verder en de smartphones van nu zijn niet meer te vergelijken met de oude Nokia's. We kunnen kiezen uit talloze gaming apps. De Nokia was baanbrekend in zijn tijd, maar de technologie werkt nu totaal anders en systemen voor financieel beheer zijn wat dat betreft geen uitzondering. Organisaties kunnen dan ook niet wachten om hiermee aan de slag te gaan.
Leveranciers bieden op dit moment diverse combinaties van on-premise, gehoste en openbare cloudapplicaties. Bedrijven die concurrerend willen blijven in de huidige markt, kunnen zo kiezen wat er voor hen het beste werkt.
Als je wil profiteren van de doorbraken in de technologie, moet je wel rekening houden met een aantal zaken.
Vereisten voor financiële systemen
Organisaties waren eerst nog huiverig om op de cloud over te stappen vanwege de beveiliging: waarom zou je de boekhouding van je hele onderneming in de cloud willen zetten?
Volgens een andere enquête, die werd gehouden door Host Analytics, zijn performance en beveiliging de twee grootste zorgen bij de overstap naar een EPM in de cloud.
Organisaties beginnen echter aan het idee te wennen en 88% geeft aan er nu positiever tegenover te staan dan twee of drie jaar geleden. Nu steeds meer organisaties hun financiële systemen overbrengen naar de cloud zijn de grootste zorgen verdwenen, omdat duidelijk wordt dat de voordelen veel zwaarder wegen dan de oorspronkelijke bezwaren.
Voordelen van financieel beheer in de cloud:
Automatisering
Flexibiliteit
Eenvoudig en intuïtief
Mondiaal en compliant
Verwerking in het geheugen
Ingesloten analytics
Efficiënt en voegt waarde toe
Hybride transactionele/analytische verwerking
Best of Breed- (BoB) of platformbenadering?
Best of Breed
Biedt betere gespecialiseerde functionaliteit, maar vereist veel meer personeel en brengt risico's en complicaties met zich mee op het gebied van dataconsolidatie.
Platform
Minder gericht op gespecialiseerde functionaliteit, waardoor minder systeemonderhoud en personeel nodig is.
Leveranciers bieden verschillende mogelijkheden om de IT-doelen van een organisatie te ondersteunen. De twee primaire benaderingen (met enige variatie) zijn 'Best of Breed' en 'enterprise platform'. Maar welke aanpak is voor jou geschikt? De meeste organisaties willen graag een enterprise platform voor hun hele backoffice. Je hebt dan de voordelen van het consolideren van HR, payroll en financiële data, terwijl er minder onderhoud nodig is voor de ondersteuning van meerdere systemen. De BoB-benadering biedt traditioneel betere functionaliteit binnen die afzonderlijke nicheapplicaties, maar er is ook aanzienlijk meer IT-personeel voor nodig. Bovendien zijn er meer risico's en mogelijke problemen in verband met het verplaatsen van metadata tussen meerdere applicaties voor consolidatie.
Voor de mensen die nauw betrokken zijn bij financieel beheer, is het hebben van een plannings- en prognosetool binnen hetzelfde enterprise platform een nieuw concept. Het gebruik van traditionele Excel-spreadsheets zal hierdoor aanzienlijk verminderen, terwijl de efficiëntie voor de organisatie wordt verhoogd. Het hebben van nauwkeurige personeelsgegevens, trending variance rapporten en de mogelijkheid om binnen dezelfde omgeving te modelleren, is een revolutionaire verandering in de manier waarop organisaties inkomsten en uitgaven voorspellen.
Transformatie
In het verleden was men niet erg happig op een financiële transformatie. De inherente risico's waren vaak een reden voor organisaties om de overstap uit te stellen, met het argument 'waarom iets repareren als het niet stuk is?'. De ervaring was dat een financiële transformatie naar een ERP-systeem meerdere jaren duurde, over het algemeen meer kostte dan gepland en iedereen binnen de organisatie met een slecht gevoel achterliet. Zoals we echter gezien hebben bij HR, kunnen cloudsystemen veel sneller worden geïmplementeerd en krijgen organisaties een groter investeringsrendement. Door nieuwe financiële SaaS-software te kiezen, kunnen organisaties ook hun bedrijf transformeren en strategische waarde toevoegen. Bij het selecteren van financiële applicaties moet rekening worden gehouden met de volgende concepten:
Aanpassen versus configureren
Snelheid
Multi-tenant omgevingen
Doorlopende innovatie
Lokalisatie
Multidimensionale rapportagemogelijkheden
Overwegingen voor jouw financiële transformatie
Aanpassen versus configureren
In de oude ERP-systemen is aanpassen heel normaal. Maar dat kan problemen opleveren bij upgrades van de software. Werken die heel specifieke aanpassingen dan nog? Vaak gaat het op verschillende plaatsen in het systeem mis. Dat is dan ook één van de redenen waarom bedrijven terughoudend zijn om hun oude ERP-systemen te upgraden.
In de cloud draait het om configuratie in plaats van aanpassing. Er wordt geen nieuwe code gemaakt voor jouw specifieke behoeften, maar de technologie wordt zo geconfigureerd dat deze doet wat jouw bedrijf nodig heeft.
Organisaties willen meer controle- en configuratiemogelijkheden om te voorkomen dat ze tegen dezelfde problemen aanlopen als in het verleden. Dat je iets kunt doen, wil niet zeggen dat je dat ook altijd moet doen, toch? Daarom is het wel heel belangrijk om de juiste dienstverlener te kiezen die het aandurft om op te staan tegen de status quo. Je zult anders moeten denken dan bij het ontwerpen van de oude, opgetuigde applicatie.
Snelheid
Een implementatie duurt meestal tussen de negen en twaalf maanden. Organisaties willen efficiënter gaan werken. Ze willen niet weer opnieuw alles eindeloos gaan aanpassen, waardoor feitelijk het probleem ontstond dat ze nu proberen op te lossen.
Multi-tenant omgevingen
Waarom een multi-tenant omgeving?
In een multi-tenant omgeving kunnen organisaties wijzigingen binnen een oefengebied testen zonder dat dit gevolgen heeft voor de live omgeving.
De overstap naar een cloudprovider maakt multi-tenant omgevingen mogelijk. Organisaties kunnen dan wijzigingen zoals overnames of reorganisaties binnen deze oefenomgevingen testen zonder dat dit gevolgen heeft voor de live omgeving. Dit is ook een vangnet om nieuwe functionaliteit van leveranciers te testen. Implementaties gaan sneller met methodologieën die data opschonen met meerdere build-/migratie-iteraties gedurende de looptijd van de implementatie.
Doorlopende innovatie
Dat je minder resources nodig hebt om meerdere applicaties te ondersteunen, wil niet zeggen dat er geen expertise meer nodig is. Het betekent wel dat mensen zich aan strategischere taken kunnen wijden. Door te focussen op nieuwe functionaliteit die cloudproviders uitrollen en de huidige processen te evalueren op efficiëntie, ontstaat er meer cohesie tussen IT en Finance. Upgrades zijn niet langer miljoenen kostende operaties voor grote organisaties die jaren duren. Ze bieden nu nieuwe functionaliteit, terwijl het in het verleden vooral onderhoud was van ondersteunde softwareversies.
Lokalisatie
Lokalisatie plannen
90% van de financiële vereisten zijn over de hele wereld hetzelfde. Slechts 10% is specifiek voor het land.
Landspecifieke financiële vereisten zijn:
fiscale verslaglegging, lokale auditrapporten, statutaire boekhouding, talen
In internationale applicaties is 90% van de financiële vereisten voor alle landen hetzelfde. Slechts 10% is landspecifiek. Zaken zoals fiscale verslaglegging, lokale auditrapporten, statutaire boekhouding en talen zijn nodig om lokaal in die landen te kunnen opereren. Een deel hiervan is eenvoudig, zoals sequencing van documenten. Een ander deel, zoals bronbelasting, kan echter zeer complex zijn en veel extra functionaliteit vereisen. In het verleden waren er afzonderlijke exemplaren van toepassingen nodig om aan deze lokale vereisten te voldoen. Bij cloudsoftware is dat meestal niet meer het geval. Ook aanpassingen worden vermeden. In legacy systemen is het een constante uitdaging om alle wettelijke vereisten bij te houden. Als je overstapt op een cloudtoepassing, zorgt de technologieleverancier voor die vereisten. Dat is een groot voordeel voor gebruikers, die daardoor minder geld kwijt zijn aan compliance.
Multidimensionale rapportagemogelijkheden
Legacy toepassingen waren vaak boekhoudsystemen op basis van rekeningreeksen. Die leverden financiële overzichten aan de hand van grootboekrekeningen. Voor verdere rapportage werden creatieve oplossingen bedacht. Managers die rapporten nodig hadden over andere bedrijfsonderdelen, kostenplaatsen of dimensies, hadden te maken met systeembeperkingen. Zij moesten rekeningstelsels met duizenden grootboekrekeningen maken om die waarden vast te leggen.
Daarom is het essentieel om met een partner in zee te gaan die ervaring heeft op dit gebied. Door met het oog op de eindsituatie te bouwen, kunnen deze dimensies snel worden toegewezen om zinvolle financiële overzichten te maken.
Leidinggevenden die willen profiteren van de waarde die data oplevert – en dat zijn er veel – moeten overstappen op een toepassing die multidimensionale rapportagemogelijkheden biedt. Met een applicatie die automatisering mogelijk maakt binnen het proces van datavastlegging, ben je er zeker van dat die datawaarden bij de gegevensinvoer worden vastgelegd.
Wat zijn kritieke succesfactoren?
In de afgelopen jaren hebben we gezien wat de kracht van een SaaS-model is voor HR- en payrollsystemen. Financiële systemen gaan nu dezelfde kant op. Om het project succesvol te laten verlopen, moet je vanaf de planning totdat het systeem operationeel wordt, rekening houden met een aantal hoofdzaken:
Ontwerp met de eindsituatie in gedachten
Vereenvoudig
Zorg voor eigenaarschap
Leer van anderen
1. Ontwerp met de eindsituatie in gedachten
Houd je toekomstige situatie voor ogen, zodat je een benchmark hebt om je businesscase te evalueren.
Als je nog maar net begonnen bent, is dat moeilijk, maar het is heel belangrijk om een goed beeld te hebben van hoe je organisatie er in de toekomst uitziet. Je hebt dan niet alleen een benchmark om je businesscase te evalueren, maar ook een duidelijk doel. Zoek een partner die je helpt je eindsituatie duidelijk te definiëren. Als je dat zelf wil doen, moet je erop letten dat er geen beslissingen worden genomen op grond van systeembeperkingen, zoals in het verleden. De besluitvormers moeten een goed inzicht hebben in de functionaliteit van je systemen, zodat je profiteert van alle mogelijkheden die er zijn. Financiële overzichten zijn het eenvoudigst op te roepen, met inzicht in wat er gerapporteerd moet worden en hoe dit een nauwkeurig en grondig rekeningstelselontwerp mogelijk maakt.
2. Vereenvoudig
Bouw volgens de norm.
Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar toch is het buitengewoon belangrijk. Ga bij het bouwen uit van de norm, niet van de uitzondering.
3. Zorg voor eigenaarschap
Zorg dat je bedrijf verantwoordelijkheid neemt voor de data waartoe het nu toegang heeft.
Nieuwe software kan grote hoeveelheden informatie met zich meebrengen voor business owners. Met voorspellende analyses of eenvoudige variantierapporten krijgen ze de informatie in handen die ze nodig hebben om geïnformeerde en toekomstgerichte beslissingen te nemen. Belast business owners niet met processen uit het verleden, maar laat ze eigenaar worden van dingen als operationele budgetten of zakendoen met bepaalde klanten op basis van het incassorisico.
4. Leer van anderen
Profiteer van alle expertise en informatie van anderen die al dezelfde weg hebben bewandeld.
Zoek een partner die een sterk standpunt heeft en die jouw organisatie kan helpen het volledige potentieel van de cloud te benutten. Hier zijn enkele lessen die wij intussen hebben geleerd:
Om te voldoen aan de eisen voor financiële rapportage moet het datamodel worden ontworpen door iemand die niet alleen ervaring heeft met het platform maar ook met financiële rapportage.
In het cut-overplan moet rekening worden gehouden met de jaarlijkse financiële activiteiten.
Er moet tijdens het hele project worden geïnvesteerd in resources, training en kennisoverdracht.
Het beveiligingsmodel, het kader van bedrijfsprocessen en de functionele cross-overgebieden moeten worden geëvalueerd voordat het project begint.
IT-ondersteuning verdwijnt niet, maar verandert.
Voor de bouw van je businesscase moet een gedetailleerde analyse van de eindsituatie worden uitgevoerd. Resultaten moeten worden gevalideerd door zakelijke doelen te koppelen aan je technologie en programmastrategie.
Bij een slechte gegevensinvoer komen er ook slechte gegevens uit. Je conversiestrategie moet duidelijk gedefinieerd en realistisch zijn.
Je hoeft het niet allemaal in één keer te doen. Je kunt heel goed live gaan met kernfunctionaliteit om de onderhoudskosten voor meerdere systemen te drukken en als je eenmaal operationeel bent verder uitbouwen.
De project governance structuur blijft belangrijk. Betrek de zakelijke leidinggevenden er vroeg en vaak bij, maar zorg voor een structuur die intelligente besluitvorming bevordert.
Lokalisatie is een vereiste waar je niet omheen kunt. Bouw processen op basis van wettelijke voorschriften.
Houd rekening met verloop. In ecosystemen waar veel vraag is naar bepaalde vaardigheden, is het belangrijk om samen te werken met een partner die kan bijspringen bij personeelsveranderingen.
Ontwikkel een rapportagestrategie die schetst hoe besluitvormers informatie ontvangen.
Overstappen naar de cloud is een trend die doorloopt van de ene naar de andere bedrijfsfunctie. Er zijn echter ook nieuwe trends die de kop op steken. Organisaties zijn met een transformatie bezig om complexe functies te elimineren en systemen te standaardiseren en integreren. Hiermee willen ze de kosten verlagen en activiteiten die geen waarde toevoegen, terugdringen. Ze gaan uitdagingen aan om alles uit hun investering te halen. We zien een verschuiving van transactioneel naar strategisch en van rapportage naar direct bruikbare en voorspellende analytics. De groeikansen voor bedrijven worden daardoor groter dan ooit. Veel organisaties proberen silo's af te breken, niet alleen binnen hun eigen bedrijf, maar ook binnen de sector, zodat ze van anderen kunnen leren en daardoor efficiënter kunnen werken. Begin vandaag nog met het afbreken van bestaande silo's tussen Finance, HR en IT in jouw organisatie en ontdek wat de overstap naar de cloud voor jou en jouw organisatie kan betekenen.
Wij helpen jou om succesvol te zijn.
Stuur een e-mail naar HRandFinancialSolutions@alight.com om te zien hoe wij je kunnen helpen bij de overstap naar de cloud.
