Viele Firmen verwenden veraltete Methoden für die Gehaltsabrechnung. Das führt häufig zu Fehlern, die Strafzahlungen nach sich ziehen.
Alight, Inc. (NYSE: ALIT), ein führender Anbieter von cloudbasierten Human-Capital-Technologien und -dienstleistungen, hat den Company Payroll Complexity Report 2024 veröffentlicht. Demnach musste in den letzten fünf Jahren mehr als die Hälfte der Unternehmen (53 Prozent) Strafen zahlen, weil ihnen Fehler bei der Gehaltsabrechnung unterlaufen sind.
Die Studie basiert auf Daten des Vorjahresberichts sowie auf einer Umfrage unter rund 300 Payroll-Experten und Stakeholdern zu den wichtigsten Aspekten beim Thema Payroll. Berücksichtigt wurde auch, in wie vielen Ländern die Unternehmen tätig sind, und welche Prozesse und Technologien sie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung einsetzen.
Die Umfrage zeigt: In jedem zweiten Unternehmen kommen noch Tabellenkalkulationen zum Einsatz, um die Gehaltsabrechnungen zu erstellen. 19 Prozent nutzen sogar manuelle beziehungsweise papierbasierte Verfahren. Viele Firmen verschlanken zwar ihre Prozesse und verlagern die Payroll zunehmend in die Cloud. Aber nur 26 Prozent setzen auf vollständig cloud-basierte Strategien. Trotz der großen medialen Aufmerksamkeit für das Thema künstliche Intelligenz (KI) und der fortschreitenden Digitalisierung äußerten nur acht Prozent der Befragten die Absicht, KI in den nächsten zwei Jahren in die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu integrieren.
Oberste Priorität hat für die Befragten die Einbindung von Gehaltsabrechnungen und betriebliche Zusatzleistungen in eine einheitliche Plattform. Am zweitwichtigsten ist ihnen die Analyse von Mitarbeiterdaten, gefolgt von der Implementierung automatischer Reporting-Mechanismen.
Die Wahrscheinlichkeit von Strafen für fehlerhafte Lohn- und Gehaltsabrechnungen steigt in den zehn Ländern, in denen die Payroll-Prozesse besonders komplex sind. Zudem besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Anzahl der Länder, in denen ein Unternehmen tätig ist, und der Wahrscheinlichkeit, ein Bußgeld zahlen zu müssen: Während 24 Prozent der Firmen von Strafen betroffen sind, wenn sie nur in einem Land tätig sind, ist der Anteil deutlich höher(67 Prozent), sobald sie in zwei bis fünf Ländern aktiv sind.
„Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein integraler Bestandteil von Unternehmen. Wenn hier etwas schief geht, kann das die Firmenreputation schädigen“, warnt Luca Saracino, Executive Vice President Payroll und Professional Services bei Alight. „Das lässt sich mit einer gut integrierten, einheitlichen Plattform vermeiden, die wichtige HR-Funktionen wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen und betriebliche Zusatzleistungen einbezieht. Die Rationalisierung dieser Prozesse spart nicht nur Zeit und minimiert das Risiko menschlicher Fehler, sondern trägt auch wesentlich zum Schutz des Unternehmens und zum Wohl der Mitarbeiter bei.“
Weitere Informationen liefert der Alight-Bericht, den Sie hier herunterladen können.
Methodik
Der „Company Payroll Complexity Report 2024“ beruht auf einer Studie, für die zwischen Juli und September 2023 knapp 300 Payroll-Experten befragt wurden. Teilgenommen haben auch Stakeholder, die ein Interesse an den Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorgängen in ihren Unternehmen haben. Berücksichtigt wurde dabei die Anzahl der Länder, in denen die befragten Unternehmen Lohn- und Gehaltsabrechnungen abwickeln, sowie die Bußgelder und Strafen, die wegen der Nichteinhaltung entsprechender Vorschriften verhängt wurden.
Der Bericht basiert auf den Daten des Global Payroll Complexity Index 2023 und liefert zusammen mit den Umfrageergebnissen ein ganzheitliches Bild der aktuellen Lohn- und Gehaltsabrechnungssituation, einschließlich der entsprechenden Technologien, Funktionalitäten und Prozesse, die Unternehmen für die Optimierung ihrer Payroll-Abläufe zur Verfügung stehen.
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