Ask Alight: Was ist Payroll Outsourcing und wie hilft es Unternehmen?

Payroll Services (auch bekannt als Payroll Outsourcing) bieten die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und Kosten zu kontrollieren. Während die Personalabteilungen schon seit einiger Zeit für die Auslagerung von administrativen HR-Aufgaben auf Managed Services zurückgreifen, blieb die Gehaltsabrechnung in der Vergangenheit weitestgehend unberührt.

Welchen Nutzen hat die Auslagerung der Gehaltsabrechnung für den CFO?

Investieren Unternehmen nicht in moderne Technologien kann sich das auf ihre Wirtschaftlichkeit auswirken. Ungenaue Gehaltsabrechnungsdaten sind kostenintensiv und bergen Risiken. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) oder robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA), können Payroll-Prozesse optimiert werden. Durch die Nutzung von Managed Services profitiert der CFO von den folgenden Vorteilen:

• Fehler und Leakage Risiko minimieren. Die Payroll kann bis zu 70 Prozent der gesamten Betriebskosten ausmachen. Werden Mängel nicht erkannt, kann sich dies negativ auf den Gewinn auswirken. Viele dieser Fehler sind auf die manuelle Abwicklung der Gehaltsabrechnung zurückzuführen. Da die manuelle Ausführung der Payroll ineffizient und fehleranfällig ist, eignen sich diese Prozesse ideal für eine Automatisierung. Die Integration von KI und RPA senkt die Kosten und das Risiko von Betrug und Datendiebstahl. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Lohn- und Finanzdaten zuverlässig und konsistent sind.
   
• Geringere Technologiekosten. Laut dem Gartner-Bericht, fließen mehr als 90 Prozent des IT-Budgets eines Unternehmens in die Wartungen von Alt-Technologien. So bleiben weniger als 10 Prozent für Innovation und Prozessverbesserung übrig. Bei der Wahl von ausgelagerten Cloud-Services für die Lohn-und Gehaltsabrechnung ist die Wartung flexibel. Die Kosten sind damit nicht mehr fix im Budget eingeplant, sondern können variabel mit dem Anbieter abgestimmt werden und je nach Bedarf investiert werden.

Wie verbessert Outsourcing die Payroll?

Laut dem GPCI waren in den letzten Jahren 27 Prozent der Datenverstöße auf interne Fehler zurückzuführen. Zudem wurden durchschnittlich 2 Prozent der gesamten Gehaltskosten eines Unternehmens durch fehlerhafte Gehaltsabrechnung verursacht. Diese Verluste sind meist auf ein unzureichendes Prozessmanagement zurückzuführen. Das kann ein Unternehmen mit 50.00 Mitarbeitern jährlich 30 Millionen Dollar kosten. Die Nutzung von Payroll-Services wirkt dem entgegen:

• Minimierte Risiken durch einheitliche Prozesse. Grundsätzlich gilt: Je größer die Zahl der beteiligten Anbieter und Prozesse, desto höher ist das Gesamtrisiko. Knapp 61 Prozent der Unternehmen haben laut GPCI ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung teilweise oder vollständig ausgelagert. Die wichtigsten Gründe dafür sind:
   
  • Anspruchsvolles regulatorisches Umfeld (42 Prozent)
  • Unternehmensstrategie zur Auslagerung nicht-strategischer Tätigkeiten (39 Prozent)
  • Kostensenkung (27 Prozent)
  • Fusions- und Übernahmeaktivitäten (15 Prozent)
     
• Bewältigung des Fachkräftemangels. Der weltweite Mangel an qualifiziertem Personal für die Lohnbuchhaltung stellt ein Risiko für die Kontinuität der Payroll dar. Alle von GPCI befragten Unternehmen nannten den Fachkräftemangel als ein anhaltendes Problem. Für jedes fünfte Unternehmen war dies ein Faktor für die vollständige oder teilweise Auslagerung der Prozesse.
   
• Innovation und Zukunftssicherheit. Eine effiziente, gesetzeskonforme und geschäftsfördernde Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht aus sechs entscheidenden Komponenten:
  • Die Organisationsstruktur
  • Technologie und Automatisierung
  • Steuerung und Management von Anbietern
  • Erfahrung der Mitarbeiter
  • Daten- und Systemsicherheit
  • Kostenmanagement und Investitionsschutz
     
• Bestes Servicemodell für optimale Datenqualität. In der Regel werden die Dienstleistungsmodelle auf regionaler oder nationaler Ebene festgelegt. Werden diese unzureichend verwaltet oder fehlt es an den für die Steuerung der Prozesse erforderlichen Fähigkeiten, entstehen Risiken. Dies wiederum hat zur Folge, dass das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter abnehmen. Das dadurch entstehende finanzielle Defizit beeinträchtigt die Rentabilität. Optimierte lokale Payroll-Prozesse liefern eine hohe Datenqualität, insbesondere wenn sie mit anderen Geschäftsprozessen integriert werden. So erhält das Management wichtige Informationen über die Rentabilität und die Chancen, die jedes Land und jede Region bietet.
   
• Erhöhte Flexibilität. Managed Services ermöglichen eine zukunftssichere Gehaltsabrechnung. Die eingesetzte Technologie ist ideal für die schnelle und schrittweise Modernisierung und Implementierung von Payroll-Prozessen. Neue Abrechnungsstandorte, Features und Funktionen können leicht hinzugefügt werden. Auch die Integration mit anderen Unternehmenssystemen ist problemlos möglich.
   
• Agile KPIs für optimale Ergebnisse. Flexible KPIs stellen sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Einklang mit den sich entwickelnden Anforderungen des Unternehmens umgesetzt wird. Die fünf am häufigsten geforderten KPIs sind:
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  • Genauigkeit der Gehaltsabrechnung
  • Pünktlichkeit
  • Zeit bis zur Beantwortung von Anfragen
  • Anzahl der Überzahlungen
  • Anzahl der Off-Cycle-Zahlungen

Die Vorteile einer ausgelagerten Payroll hängen von den allgemeinen Bedürfnissen eines Unternehmens ab.

Bei "Ask Alight" erfahren Sie mehr über das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung und ob es für Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist.