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Alight hat eine Vereinbarung über die Veräußerung der Geschäftsbereiche Payroll und Professional Services an eine Tochtergesellschaft von H.I.G. Capital getroffen. Mehr erfahren

Ask Alight: Was ist Payroll Outsourcing und wie hilft es Unternehmen?

By Alexander Börner, Director Professional Services DACH
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Payroll Services (auch bekannt als Payroll Outsourcing) bieten die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und Kosten zu kontrollieren. Während die Personalabteilungen schon seit einiger Zeit für die Auslagerung von administrativen HR-Aufgaben auf Managed Services zurückgreifen, blieb die Gehaltsabrechnung in der Vergangenheit weitestgehend unberührt.

Warum lagern Unternehmen die Gehaltsabrechnung aus?

Ausgelagerte Payroll-Lösungen sind zuverlässig, ressourceneffizient und liefern eine schnelle Investitionsrendite. Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung ermöglicht Führungskräften eine präzise Kostenkontrolle und reduziert Payroll-Leakage. Gleichzeitig werden Prozesse zwischen allen Abteilungen vereinheitlicht.

Warum lagern Unternehmen die Gehaltsabrechnung aus?

Ausgelagerte Payroll-Lösungen sind zuverlässig, ressourceneffizient und liefern eine schnelle Investitionsrendite. Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung ermöglicht Führungskräften eine präzise Kostenkontrolle und reduziert Payroll-Leakage. Gleichzeitig werden Prozesse zwischen allen Abteilungen vereinheitlicht.

Einfach gesagt, handelt es sich um das Kapital, das einem Unternehmen durch veraltete Prozesse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung verloren geht. Mangelnde Governance und Transparenz führen zu Über- und Unterbezahlungen, zur Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften und zu einer unzureichenden Erfüllung von Verpflichtungen gegenüber den Beschäftigten.

Dadurch drohen langfristige Folgen wie Produktivitätsverluste, ein geschädigter Ruf der Marke und Umsatzeinbußen.

 

Welchen Nutzen hat die Auslagerung der Gehaltsabrechnung für den CFO?

Investieren Unternehmen nicht in moderne Technologien kann sich das auf ihre Wirtschaftlichkeit auswirken. Ungenaue Gehaltsabrechnungsdaten sind kostenintensiv und bergen Risiken. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) oder robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA), können Payroll-Prozesse optimiert werden. Durch die Nutzung von Managed Services profitiert der CFO von den folgenden Vorteilen:

  • Fehler und Leakage Risiko minimieren. Die Payroll kann bis zu 70 Prozent der gesamten Betriebskosten ausmachen. Werden Mängel nicht erkannt, kann sich dies negativ auf den Gewinn auswirken. Viele dieser Fehler sind auf die manuelle Abwicklung der Gehaltsabrechnung zurückzuführen. Da die manuelle Ausführung der Payroll ineffizient und fehleranfällig ist, eignen sich diese Prozesse ideal für eine Automatisierung. Die Integration von KI und RPA senkt die Kosten und das Risiko von Betrug und Datendiebstahl. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Lohn- und Finanzdaten zuverlässig und konsistent sind.
     
  • Geringere Technologiekosten. Laut dem Gartner-Bericht, fließen mehr als 90 Prozent des IT-Budgets eines Unternehmens in die Wartungen von Alt-Technologien. So bleiben weniger als 10 Prozent für Innovation und Prozessverbesserung übrig. Bei der Wahl von ausgelagerten Cloud-Services für die Lohn-und Gehaltsabrechnung ist die Wartung flexibel. Die Kosten sind damit nicht mehr fix im Budget eingeplant, sondern können variabel mit dem Anbieter abgestimmt werden und je nach Bedarf investiert werden.
  • Zukunftsfähige Gehaltsabrechnung. Ein wesentlicher Vorteil von Payroll Services ist der integrierte Plan für alle zukünftigen Innovationen in diesem Bereich. Dem Unternehmen stehen dadurch alle Wettbewerbsvorteile neuer und sich entwickelnder Technologien bereit, ohne dass zusätzlichen Kosten für die Forschung, Entwicklung oder Optimierung anfallen.
     
  • Kompetenzlücken schließen. Laut Gartner sind 66 Prozent der Manager in der Finanzabteilung der Meinung, dass das digitale Know-how innerhalb ihres Teams immer weiter abnimmt. Ein ROI kann jedoch nur dann realisiert werden, wenn die erforderlichen Fähigkeiten vorhanden sind. Managed Services liefern diese notwendigen Fachkenntnisse.
     
  • Optimierte Daten und Analysen. 49 Prozent der CFOs sehen Datenmanagement und -analysen in den nächsten Jahren als den Schlüssel zur digitalen Transformation und zur Rentabilität eines Unternehmens. Dies geht aus einem Bericht von Workday hervor. Durch die Nutzung von Payroll Services werden Daten auch Analysen optimiert, wodurch der Unternehmenserfolg sichergestellt werden kann.

Welche Gründe sprechen für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung?

Durch die Auslagerung der Payroll können sich die Personalverantwortlichen verstärkt auf ihre Strategie konzentrieren. Ihnen bleibt so mehr Zeit, den Personalbestand zu analysieren und zu optimieren. Dadurch kann eine maximale Investitionsrendite und Rentabilität erzielt werden. Darüber hinaus bringt das Outsourcing viele weitere Vorteile mit sich:

  • Erhöhte Zuverlässigkeit. Die Partner sorgen dafür, dass die Payroll-Technologie reibungslos funktioniert und Ausfallzeiten minimiert werden. Auf diese Weise ermöglichen sie es den Kunden, den größtmöglichen Nutzen aus dem System zu ziehen.
     
  • Standardisierung der Gehaltsabrechnung. Die Payroll-Prozesse werden gespiegelt und auf die länderspezifischen Besonderheiten angepasst. Dabei wird die komplexe Nutzerumgebung durch eine einheitliche, anwenderfreundliche Benutzeroberfläche ersetzt. Dies erleichtert den Zugriff auf verschiedene Anwendungen, wie elektronische Gehaltsabrechnungen oder die Erfassung von An – und Abwesenheiten der Mitarbeiter. Änderungen bei den Arbeitnehmern fließen somit gleichzeitig in die Prozesse für die Personaladministration und die Gehaltsabrechnung ein. Dadurch wird die Genauigkeit der Mitarbeiterdaten gewährleistet.
     
  • Länderübergreifende Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Häufig werden neue Vorschriften und Gesetze eingeführt. Durch Manged Services werden diese Bestimmungen für alle Länder kontinuierlich kontrolliert und umgesetzt. So werden Fehler oder gar Gesetzesverstöße minimiert.
     
  • Fachkompetenz in der lokalen Payroll. Globale Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen in verschiedenen Zeitzonen verwaltet werden. Dies setzt Kenntnisse über die länderspezifischen Gesetze und Verfahren zur Berichtserstattung voraus. Wenn die globale Payroll intern durchgeführt werden soll, müssen die erforderlichen Ressourcen, das lokale Wissen und die Kapazität vorhanden sein. Durch ausgelagerte Prozesse wird das Problem des Fachkräftemangels behoben. Es wird eine effiziente und qualitativ hochwertige Unterstützung der Anwender gewährleistet.
     
  • Verbesserte Effizienz und geringere Kosten. Die Standardisierung der Gehaltsabrechnung und die Integration mit Finanz- und HR-Systemen rationalisiert die Prozesse der einzelnen Abteilungen. Dies führt zu höherer Produktivität und Genauigkeit. Durch die Umwandlung von fixe in variable Kosten wird zudem die Budgetplanung vereinfacht.
     
  • Höherer Datenschutz. Managed Services stellen sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung in einer sicheren Umgebung durchgeführt wird. Dabei ist vor allem ein globaler Ansprechpartner entscheidend. Der Global Payroll Complexity Index (GPCI) zeigt, dass 62 Prozent der Unternehmen, die sechs oder mehr Anbietern für Payroll-Services einsetzen, Bußgelder im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zahlen mussten. Bei Firmen mit maximal fünf Anbietern waren es nur 27 Prozent.

  • Outsourcing kann individuell auf die Unternehmensanforderungen angepasst werden.

    Es gibt fünf Standardoptionen für Managed Payroll Services:

    • Vollständig intern
    • Größtenteils intern
    • 50 Prozent intern, 50 Prozent ausgelagert
    • Größtenteils ausgelagert
    • Vollständig ausgelagert

Wie verbessert Outsourcing die Payroll?

Laut dem GPCI waren in den letzten Jahren 27 Prozent der Datenverstöße auf interne Fehler zurückzuführen. Zudem wurden durchschnittlich 2 Prozent der gesamten Gehaltskosten eines Unternehmens durch fehlerhafte Gehaltsabrechnung verursacht. Diese Verluste sind meist auf ein unzureichendes Prozessmanagement zurückzuführen. Das kann ein Unternehmen mit 50.00 Mitarbeitern jährlich 30 Millionen Dollar kosten. Die Nutzung von Payroll-Services wirkt dem entgegen:

  • Minimierte Risiken durch einheitliche Prozesse. Grundsätzlich gilt: Je größer die Zahl der beteiligten Anbieter und Prozesse, desto höher ist das Gesamtrisiko. Knapp 61 Prozent der Unternehmen haben laut GPCI ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung teilweise oder vollständig ausgelagert. Die wichtigsten Gründe dafür sind:
     
    • Anspruchsvolles regulatorisches Umfeld (42 Prozent)
    • Unternehmensstrategie zur Auslagerung nicht-strategischer Tätigkeiten (39 Prozent)
    • Kostensenkung (27 Prozent)
    • Fusions- und Übernahmeaktivitäten (15 Prozent)
       
  • Bewältigung des Fachkräftemangels. Der weltweite Mangel an qualifiziertem Personal für die Lohnbuchhaltung stellt ein Risiko für die Kontinuität der Payroll dar. Alle von GPCI befragten Unternehmen nannten den Fachkräftemangel als ein anhaltendes Problem. Für jedes fünfte Unternehmen war dies ein Faktor für die vollständige oder teilweise Auslagerung der Prozesse.
     
  • Innovation und Zukunftssicherheit.Eine effiziente, gesetzeskonforme und geschäftsfördernde Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht aus sechs entscheidenden Komponenten:
    • Die Organisationsstruktur
    • Technologie und Automatisierung
    • Steuerung und Management von Anbietern
    • Erfahrung der Mitarbeiter
    • Daten- und Systemsicherheit
    • Kostenmanagement und Investitionsschutz
       
  • Bestes Servicemodell für optimale Datenqualität. In der Regel werden die Dienstleistungsmodelle auf regionaler oder nationaler Ebene festgelegt. Werden diese unzureichend verwaltet oder fehlt es an den für die Steuerung der Prozesse erforderlichen Fähigkeiten, entstehen Risiken. Dies wiederum hat zur Folge, dass das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter abnehmen. Das dadurch entstehende finanzielle Defizit beeinträchtigt die Rentabilität. Optimierte lokale Payroll-Prozesse liefern eine hohe Datenqualität, insbesondere wenn sie mit anderen Geschäftsprozessen integriert werden. So erhält das Management wichtige Informationen über die Rentabilität und die Chancen, die jedes Land und jede Region bietet.
     
  • Erhöhte Flexibilität. Managed Services ermöglichen eine zukunftssichere Gehaltsabrechnung. Die eingesetzte Technologie ist ideal für die schnelle und schrittweise Modernisierung und Implementierung von Payroll-Prozessen. Neue Abrechnungsstandorte, Features und Funktionen können leicht hinzugefügt werden. Auch die Integration mit anderen Unternehmenssystemen ist problemlos möglich.
     
  • Agile KPIs für optimale Ergebnisse. Flexible KPIs stellen sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Einklang mit den sich entwickelnden Anforderungen des Unternehmens umgesetzt wird. Die fünf am häufigsten geforderten KPIs sind:
    • Genauigkeit der Gehaltsabrechnung
    • Pünktlichkeit
    • Zeit bis zur Beantwortung von Anfragen
    • Anzahl der Überzahlungen
    • Anzahl der Off-Cycle-Zahlungen

Die Vorteile einer ausgelagerten Payroll hängen von den allgemeinen Bedürfnissen eines Unternehmens ab.

Bei "Ask Alight" erfahren Sie mehr über das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung und ob es für Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist.

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