Wettbewerbsvorteil durch eine globale Managed Payroll

By Joachim Skura, Client Management Leader DACH

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Der weltweite Mangel an qualifizierten Fachkräften ist überall spürbar. Insbesondere im so spezialisierten Bereich der Entgeltabrechnung. Verantwortliche müssen daher eine Lösung suchen, mit dieser Verknappung umzugehen. „Managed Payroll“, also das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung, kann hier eine Alternative sein. Eine Mischung aus Personal und Technologie, zusammen mit technologiegestützter Prozessautomatisierung und künstlicher Intelligenz (KI), ist dabei der Schlüssel. Das langfristige Ziel ist die Umstellung auf einen teilweise automatisierten und/oder vollständig ausgelagerten Payroll-Prozess.

Für viele Unternehmen spielt die datenbasierte Geschäftssteuerung eine immer größere Rolle. Viele Informationen, die für eine solche Umstellung notwendig sind, werden dabei aus Personal- und Gehaltsabrechnungsdaten gewonnen. Daher ist es erforderlich, diese „Datenpools“ miteinander zu verknüpfen. Plant man eine verstärkte Nutzung digitaler Prozesse, muss dies zwingend erfolgen, sonst werden sich diese Effekte nicht einstellen können. HR- und Payroll-Analytics haben in den letzten Jahren verstärkt an Bedeutung gewonnen. Sie liefern den Unternehmen wertvolle Erkenntnisse und haben eine erwiesen positive Auswirkung auf die Gesamtleistung des Unternehmens.

Zunehmende Integration automatisierter Prozesse

Laut Alight Global Payroll Complexity Index ist die Nutzung von cloudbasierten HR-Lösungen in den letzten drei Jahren weltweit deutlich angestiegen. Der Vorteil liegt dabei auf der Hand: Durch die Anwendung von KI können fundiertere Entscheidungen mit größerer Geschwindigkeit und Genauigkeit getroffen werden. Attribute, die insbesondere in Gehaltsabrechnungsprozessen gefragt sind– unabhängig davon, ob sie intern verwaltet oder ausgelagert sind. Doch wie wird sich die Automatisierung der Payroll über die nächsten Jahre entwickeln?

Trotz der bislang positiven Ergebnisse ist der Einsatz von KI, und auch von Robotik, in Unternehmen im Bereich der Back Office-Prozesse nach wie vor gering. Der Anstieg der Automatisierung in Unternehmen von 6 Prozent auf 13 Prozent ist größtenteils auf den verstärkten Einsatz von cloudbasierten Payroll-Prozessen zurückzuführen. Mit der Integration von Chatbots und anderen Tools lässt sich die Nutzung von Payroll-Systemen deutlich erleichtern. Und mit der Nutzungsintensität steigt die Nachfrage nach Zusatzleistungen, wie z. B. Analytics. Mit den richtigen Analysen können Wirkungszusammenhänge im Unternehmen erkannt werden, die es ermöglichen, Ursachenforschung zu betreiben: Sei es, um zu verstehen, warum es in bestimmten Regionen Engpässe in der Stellenbesetzung gibt oder um Gender-Pay Gaps aufzudecken.

Bis 2023 werden laut Alight 40 Prozent der Unternehmen ihre Payroll-Systeme modernisieren. Zu den wichtigsten Treibern für die Umstrukturierung zählen regulatorische Risiken (42 Prozent), die Unternehmensstrategie für ausgelagerte Geschäftsprozesse (39 Prozent), Kostenkontrolle (27 Prozent), der Mangel an Fachkräften im Bereich der Gehaltsabrechnung (19 Prozent) sowie Vereinheitlichung der Systeme nach Fusionen, Übernahmen und Unternehmensveräußerungen (15 Prozent).

Wie verbreitet sind cloudbasierte Payroll-Prozesse?

Um den „Business Case Cloud“ kommt heute niemand mehr herum: Die erhöhte Geschwindigkeit, mit der Innovationen bereitgestellt werden, der bessere Support, das „Mietmodell“ – klare Pluspunkte von cloudbasierten Systemen, auch in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Im Durchschnitt ist hier die Nutzung auf 62 Prozent gestiegen. Das ist ein Plus von 35 Prozent im Vergleich zum Jahr 2019. Dennoch haben viele Unternehmen nach wie vor Bedenken, ihre Prozesse vollständig in ein Cloud-System zu verlagern. Vier von zehn Unternehmen, die (teilweise) auf cloudbasierte Technologien umgestiegen sind, nutzen demnach weiterhin ihre lokale Serverumgebung. Dieser hybride Ansatz ist immer noch weit verbreitet und stellt eine Möglichkeit dar, um veraltete Technologien zu ersetzen.

Durch KI und Automatisierung lassen sich wiederholende Prozesse in Unternehmen optimieren und manuelle oder menschliche Fehler stark reduzieren: Beispielsweise beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder bei der Fehlererkennung und -behebung. Es vereinfachen sich nicht nur die Prozesse für die User. Weniger Fehler erleichtern darüber hinaus die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und erhöhen die Zuverlässigkeit im Vergleich zu älteren Systemen.

Fortschritt birgt Ungewissheit und Herausforderungen

Gerade bei international tätigen Unternehmen erweist sich die Umstellung auf neue Prozesse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung oft als schwierig. Selbst wenn sie über das nötige Personal verfügen, fehlen ihnen oft Zeit und Ressourcen, um eine länderübergreifende Umstrukturierung der Payroll eigenständig durchzuführen. Für viele Unternehmen sind daher externe Anbieter von Managed Services eine attraktive Lösung. Sie helfen dabei, die Komplexität bei der Umstellung auf eine globale Payroll leichter zu bewältigen, indem sie Unternehmen sowohl in der Strategie als auch in der Umsetzung unterstützen.

Um in der digitalen Wirtschaft langfristig erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen modernisiert werden. Dabei gilt es, sich auf die aktuellen Herausforderungen einzulassen und das Unternehmen in Führung, Prozessen und im Business Case entsprechend anzupassen. Managed Payroll Services können in diesem Kontext interessant werden, da sie zugleich helfen, die Komplexität der Abläufe zu reduzieren und Payroll-Daten intelligent mittels Analytics zu nutzen. Das kann ein weiterer Baustein sein, um Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten.

4 Gründe für die Nutzung von Managed Services in der Payroll

Moderne, agile und risikoreduzierte Abwicklung

Wenn Unternehmen bestimmte Funktionen und Aufgaben an externe Dienstleister übergeben, können sie sich auf Innovation und Wachstum konzentrieren.

Effizientere Kapitalverwaltung

Hohe Anfangsinvestitionen, laufenden Technologiekosten und feste Kapitalkosten entfallen. Stattdessen werden Dienstleistungen flexibel und nach Bedarf in Anspruch genommen.

Zugang zu aktuellen Technologien und Prozessinnovationen

Unternehmen erhalten stets Lösungen, die sicher, schnell und kostengünstig sind und ihnen Zugang zu Technologien wie KI bieten. Die Leistungen werden dabei mit tiefem technischem Know-how bereitgestellt.

Effiziente und gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung

Branchenvorschriften und Gesetze werden in allen Ländern eingehalten und Führungskräfte erhalten Zugang zu den einzelnen Rechtsordnungen.

Wonach suchen Unternehmen: Wesentliche Vorteile von Managed (Payroll) Services/Payroll Outsourcing

Entsprechend der Argumente für die Cloud, wurde Outsourcing (Managed Services) hauptsächlich genutzt, um Kosten einzusparen. Heute haben Unternehmen höhere Erwartungen an Managed Services und erkennen den zusätzlichen Mehrwert dieses Ansatzes, der helfen kann, wesentliche Abläufe zu transformieren, die Effizienz zu steigern und Innovationen voranzutreiben. Kurzum: Auch ein Wechsel auf Managed Payroll Services bietet die Möglichkeit, das Bestehende zu überdenken und Flexibilität in der Organisation zu schaffen.

Herausfordernd sind dabei in Bezug auf Payroll-Prozesse die Vielfalt an IT – und Compliance-Regularien und die lokalen Regelungen und Branchenvorschriften. Erst durch die Kombination aus fundierten Branchenkenntnissen, globaler Reichweite und modernster Technologie kann dem begegnet werden. Managed Service Anbieter entlasten Unternehmen dabei, da sie dieses Wissen und die Manpower global vorhalten. Führungskräfte gewinnen dadurch wertvolle Kapazitäten zurück, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Der Förderung des Wachstums und die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen.

Das Angebot von Payroll–ExpertInnen wird in Zukunft nicht größer werden. Mit dem zunehmenden Einsatz von Automatisierung und KI stellt sich die Frage, welche spezifischen Fähigkeiten innerhalb der Abteilung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich sind. Das heißt, neben funktionalen Kenntnissen wird es zunehmend auch IT-Skills brauchen. Und diese Kombination ist noch schwieriger zu finden.

Auch hier schließen Managed Payroll Service Anbieter die Lücke, indem sie diese Skills flächendeckend vorhalten.

Das Ziel vieler Geschäftsführer ist es, nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Nicht zum Kerngeschäft gehörende, aber dennoch erfolgskritische Aktivitäten sollen durch smarte Lösungen optimiert oder gar ausgelagert werden. So wird die Belastung in den Abteilungen für Risiko, Steuern, Compliance und Finanzen verringert. Sicherheit und Effizienz werden verbessert und die Einhaltung von Vorschriften bleibt gewährleistet. Die Managed Payroll ist dabei ein wichtiges Element in diesem facettenreichen Prozess.

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Wettbewerbsvorteil durch eine globale Managed Payroll

4 Gründe für die Nutzung von Managed Services in der Payroll

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