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Una corretta retribuzione è una tra le aspettative più basilari che un dipendente dovrebbe nutrire nei confronti del proprio datore di lavoro. Correggere gli errori del payroll richiede tempo e può essere davvero problematico per i dipendenti, a prescindere dal fatto che siano stati pagati meno o non pagati, o che siano stati retribuiti più del dovuto e che debbano restituire denaro, che potrebbe essere già stato speso, all'azienda.
Come successo in diversi Paesi, senza i giusti strumenti e risorse, la gestione delle buste paga dei dipendenti può essere molto complessa e, se non ben gestita, può dar luogo a una serie di errori che possono costare tempo e denaro ai dipendenti e all’azienda.
I 10 errori più comuni nel payroll che devono essere evitati:*
1. Errore di calcolo della retribuzione
Gli errori di calcolo relativi alla retribuzione possono verificarsi sia per i lavoratori con stipendio fisso che per quelli a ore. Tra gli scenari più comuni degli errori di calcolo:
- Sovrapagare o sottopagare i dipendenti
- Pagamenti retroattivi inesatti
- Mancanza della prima busta paga per i nuovi assunti
- Detrazione dell'importo errato per i benefit o altre detrazioni in busta paga
- Pagamento improprio di dipendenti in congedo per invalidità o per altre ragioni
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2. Classificazione errata di dipendenti e fornitori
La registrazione dei dipendenti a contratto come "collaboratori indipendenti" ha eliminato diritti e tutele fondamentali, tra cui:
- Salario minimo
- Percentuali per il pagamento degli straordinari
- Contributi previdenziali
- Diritto alla contrattazione collettiva
- Indennità dei lavoratori
- Indennità di disoccupazione
- Protezione dalla discriminazione salariale
3. Calcolo errato o mancato pagamento degli straordinari
Le ore di straordinario registrate in modo errato causano una retribuzione inesatta, che può comportare la necessità di correzioni su più anni fiscali.
Errori nel pagamento degli straordinari possono verificarsi in uno dei seguenti scenari:
- Lavorare durante le pause
- Spostamenti tra i diversi luoghi di lavoro
- Partecipazione ad attività al di fuori del normale orario lavorativo; ad esempio, formazione, team building o feste aziendali.
4. Mancata dichiarazione di tutti i compensi tassabili
La retribuzione dei dipendenti non comprende solo lo stipendio, gli straordinari, le indennità o i bonus. Ulteriori guadagni imponibili sono:
- Compensi in azioni
- Premi in forma di bonus
- Assicurazione medica privata
- Premi per i dipendenti, ad esempio carte regalo, abbonamento alla palestra o viaggi premio
- Auto o indennità aziendale
5. Affidarsi al sistema di payroll e non alla qualità dei dati
Qualsiasi processo di gestione del payroll, sia esso manuale, cloud o completamente automatizzato, è valido solo in base alla qualità dei dati inseriti e alle competenze delle persone responsabili dell'esecuzione del payroll. I dati in entrata equivalgono alle retribuzioni in uscita.
6. Inadeguate competenze e backup del payroll
È necessario che vi sia più di una persona in grado di comprendere e gestire le funzioni relative al payroll.
Queste persone devono essere specializzate nella gestione del payroll e conoscere le procedure di conformità, tra cui le normative fiscali e i requisiti legali per la gestione delle buste paga nella loro regione - molte delle quali vengono aggiornate in modo regolare.
Inoltre, se il computer è fuori uso per qualsiasi motivo, è necessario un sistema di backup manuale per gestire tutte le funzioni di payroll.
7. Non rispettare le scadenze di presentazione della documentazione
Questo è uno degli errori più comuni in materia di payroll ed è facile da commettere. La presentazione tardiva della dichiarazione dei redditi comporta una sanzione.
8. Utilizzo di codici fiscali sbagliati
Tenere sotto controllo i codici fiscali è fondamentale per garantire che i dipendenti siano pagati correttamente e che l'autorità fiscale riscuota il giusto importo di tasse. I codici fiscali si adattano alle condizioni personali, ad esempio:
- Nuovi assunti
- Benefici aziendali come l'auto o l'assicurazione medica privata
- Dipendenti in cassa integrazione
- Lavoro a distanza
- Lavoro ibrido
9. Imprecisione nella tenuta dei registri e nell'inserimento dei dati
Errori nell'inserimento dei dati, tra cui la mancata corrispondenza tra dipendente e numero di previdenza sociale, la scarsa registrazione delle presenze.
10. Gestione scorretta di confische, imposte o assegni di mantenimento
Gli importi dovuti per ordine del tribunale possono essere detratti dalla retribuzione e chiunque gestisca le buste paga è responsabile dell'invio del pagamento al rispettivo destinatario. Il mancato trasferimento dei contributi al ricevente può costituire una violazione.
Cosa bisogna fare se si paga troppo o troppo poco un dipendente?
Il benessere dei dipendenti va oltre la retribuzione. Si tratta di sentirsi tutelati e al sicuro, sapendo di poter pagare i conti, di poter affrontare i costi imprevisti e di avere un futuro economico sereno. Gli errori nei pagamenti delle retribuzioni capitano e, quando accadono, c'è la responsabilità legale e morale di risolverli rapidamente.
Step per rimediare agli errori nella gestione del payroll:
1. Stabilire qual è la discrepanza salariale e per quale periodo
2. Contattare il dipendente e spiegare l'errore
3. Capire quali problemi finanziari potrebbero comportare per il dipendente
4. Consigliare i passi da compiere per risolvere il problema, soprattutto nel caso di una retribuzione eccessiva che comporta un onere finanziario per il dipendente
5. Se possibile, predisporre un programma di pagamento
Controlli sul payroll
Una regolare revisione delle operazioni di payroll, con un partner specializzato, dovrebbe essere parte integrante di qualsiasi processo di elaborazione delle retribuzioni, sia che queste vengano gestite internamente, sia che vengano gestite come servizio o in outsourcing.
Nell'ambito della revisione contabile, uno specialista dovrebbe esaminare tutti gli aspetti, dalla tecnologia, ai sistemi e ai codici, fino al team addetto al payroll, per assicurarsi che siano presenti le competenze adeguate.
Con la costante evoluzione del mondo del lavoro e delle retribuzioni, unita ai rapidi cambiamenti tecnologici, un audit regolare del payroll darà suggerimenti sui punti da migliorare e su come evitare problemi futuri.
* Non c’è mai un’unica soluzione payroll adatta a tutti, questo vale anche per la compliance, la correzione degli errori del payroll e la segnalazione di questi ultimi. Consulta il Global Payroll Complexity Index per capire meglio le sfide che affrontano i professionisti del payroll.
