Payroll sostenibile: cosa puoi fare per assicurarti che il payroll rimanga rilevante

Scritto da Robert Stegeman, Research and Advisory Centre

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Immagina questa scena: il tuo team di progetto vede il traguardo. La data del go-live del tuo nuovo sistema payroll in cloud è vicina. L’atmosfera è carica di anticipazione e attività. Gli ultimi ritocchi sono in corso.

Se pensi di poterti rilassare una volta che il sistema è live, devi riconsiderare. Il passaggio al cloud va oltre la semplice implementazione tecnica e non finisce quando il sistema payroll viene lanciato.

Una volta che il sistema è stato lanciato, il percorso continua e sarà trasformativo. Le operazioni e i servizi realizzati dai tuoi team devono evolvere e proprio per questo avranno bisogno di un approccio ben studiato.

Riconoscere la complessità

Prima di fare un salto nel cloud, è importante comprendere la complessità attuale delle tue operazioni di payroll nelle quali la tecnologia è solo uno degli elementi. Per esempio, ci sono ancora molte organizzazioni con un panorama payroll frammentato e che usano molteplici fornitori e tecnologie payroll.

Sempre più organizzazioni si stanno rendendo conto della complessità che questo porta con sé. In particolare per la governance e i controlli in quanto potrebbero esserci dei rischi finanziari e di reputazione se non vengono gestiti.

Per i clienti, questa realizzazione segna un momento decisivo, un punto di svolta che evidenzia la complessità del progetto e la necessità di un approccio omnicomprensivo necessario per la trasformazione del payroll.

Elementi per il successo

Nella nostra esperienza in qualità di consulenti trasformativi, ci sono elementi chiave che vanno presi in considerazione e un focus strategico perché l’iniziativa sia realmente trasformativa:

Gestire l’innovazione

Adottare una tecnologia innovativa necessita di un cambiamento di comportamento e risorse sufficienti sono necessarie per mantenere un equilibrio dinamico tra l’innovazione e la stabilità.

Mantenere un buon funzionamento delle operazioni dei sistemi di payroll necessita una comprensione di come le innovazioni e gli aggiornamenti impattano i diversi componenti del tuo modello operativo di payroll. Ci sono alcuni esempi di attività che devi prendere in considerazione:

Valuta regolarmente il modello operativo del payroll

Monitora regolarmente i quadri normativi come quelli ambientali, sociali e di governance (ESG) per garantire la conformità delle operazioni.

Stabilisci un team dedicato per monitorare, valutare e implementare le innovazioni

Come ad esempio come l’IA può migliorare l’efficienza, l’accuratezza del payroll e l’employee experience. Essere proattivi assicura di essere all’avanguardia con gli avanzamenti tecnologici.

Incoraggia una cultura che valorizzi l’adattamento, il miglioramento continuo e l’allineamento tra i processi e i sistemi di payroll in cloud.

Allineare i processi e le soluzioni cloud

Il successo dipende da quanto i processi e le soluzioni cloud lavorano bene insieme. È importante connettere strategicamente i due piuttosto che semplicemente integrarli. Questo allineamento garantisce che le procedure siano ottimizzate per sfruttare al massimo il cloud e non fare si che siano semplicemente compatibili.

Prima di migrare al cloud bisogna effettuare un’analisi comprensiva dei processi esistenti di payroll. Più sono consistenti i processi e le procedure, più facile sarà la transizione. Questa è un’opportunità per sistemare qualsiasi problema o gap nei processi.

Promuovere la collaborazione cross-funzionale tra i dipartimenti HR, Payroll, Finance e IT è fondamentale per creare una interazione costruttiva tra i processi e il cloud.

Documentare i processi, utilizzando idealmente un sistema di Business Process Management (BPM) supporta la ripetibilità e la prevedibilità dei risultati dei processi. Inoltre, da una base per un miglioramento continuo.

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Gestire gli impatti sul business

I cambiamenti possono impattare l’intera organizzazione, in particolare il payroll. Per ridurre le interruzioni e garantire una transizione senza intoppi è necessario avere una strategia proattiva.

Creare una strategia di cambiamento forte e pianificare per gestire il cambiamento

Prima sviluppa una visione per il payroll, poi una strategia di cambiamento comprensiva e infine una valutazione dell’impatto per le persone coinvolte nella nuova soluzione di payroll. Dovreste includere l’approccio di implementazione, la strategia di formazione e un piano per assicurarsi che coloro che verranno coinvolti siano ben preparati.

Essere preparati e gestire gli ostacoli con una pianificazione attenta degli scenari

Identifica i punti critici della transizione dei processi in cui potrebbero sorgere delle sfide, come ad esempio la migrazione dei dati o l’integrazione dei sistemi. Sviluppa piani di emergenza per ogni scenario per gestire eventuali problemi e assicurare la continuità operativa.

Gestisci le aspettative e sii aperto e sincero nelle tue comunicazioni con i soggetti interessati.

Stabilisci un piano di comunicazione trasparente delineando chiaramente le tempistiche previste per la transizione e le potenziali sfide che potrebbero emergere per aggiornare sui progressi e gestire qualsiasi preoccupazione prontamente per promuovere la fiducia tra i soggetti impattati.

Raccogliere i benefici dell’investimento

La vera misura del successo risiede nell’abilità di realizzare i benefici dell’investimento. Trarre valore dalla trasformazione delle operazioni di payroll avviene attraverso una combinazione di processi ottimizzati, migliore efficienza e un servizio eccezionale ai clienti.

Determina metriche di performance per tenere traccia degli impatti della trasformazione, idealmente negli stadi iniziali della tua trasformazione e implementa una strategia per gestirli attivamente nel corso del tuo progetto.

All’inizio della tua trasformazione del payroll, stabilisci metriche chiare e allineate con i goal della tua organizzazione. Per esempio, traccia le tempistiche di elaborazione del payroll, la percentuale di accuratezza e la soddisfazione dei dipendenti.

Valutazione continua e ottimizzazione dei processi per massimizzare l’efficienza.

Estrazione dei processi con strumenti avanzati come Signavio possono aiutarti a visualizzare e mappare l’intero processo di payroll. Questo può aiutare a ridurre gli errori e migliorare l’intero processo di payroll.

Incoraggiare i feedback per migliorare di continuo i servizi di payroll.

Questo può essere fatto tramite questionari, focus group o sessioni di feedback dedicate. Usa questi feedback per realizzare miglioramenti iterativi dei servizi di erogazione del payroll. Questo garantirà che il payroll sia responsive ai bisogni in continuo cambiamento delle tue persone.

Conclusione

Intraprendere un percorso di payroll sostenibile è un cambiamento strategico che va oltre l’implementazione tecnica. Le organizzazioni hanno bisogno di assicurare che il payroll sia non solo rilevante e ben gestito ma anche un catalizzatore di eccellenza e miglioramento continuo.

Possono farlo identificando le complessità e concentrandosi su componenti individuali che se combinati possono creare un modello operativo del payroll ottimale.