Die Verlagerung von Prozessen in die Cloud ist für viele Unternehmen immer attraktiver. Während viele HR-Prozesse schnell und einfach in die Cloud überführt werden können, ist die Integration der Payroll oft eine Herausforderung. Grund dafür ist die hohe Komplexität lokaler Gehaltsabrechnungen und die Standardisierung von Gehaltsabrechnungsprozessen für eine globale Belegschaft.
Eine erfolgreich integrierte Payroll ermöglicht Unternehmen:
- Die Bereitstellung von gesetzeskonformen, genauen und zuverlässigen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten.
- Eine schnelle und einfache Skalierung.
- Verbesserte Einblicke in die Personalkosten zur Optimierung des ROI.
Die Integration bietet Unternehmen viele Vorteile, die sich positiv auf ihre Wirtschaftlichkeit auswirken können. Daher ist es sinnvoll sich den Herausforderungen, die eine Umstellung auf eine cloudbasierte Personalverwaltung mit sich bringt, zu stellen.
Warum ist die Integration der Gehaltsabrechnung so schwierig für Unternehmen?
Generell ist die Cloud für die Bereitstellung von HR-Prozessen ideal. Dies gilt allerdings nicht unbedingt für die länderübergreifende Gehaltsabrechnung.
Ein Großteil der Unternehmen ist heutzutage international tätig. In je mehr Ländern ein Unternehmen agiert, desto komplexer wird es, standardisierte Payroll-Prozesse zu implementieren. Unternehmen haben häufig ebenso viele Lohnabrechnungssysteme wie geografische Standorte. Darüber hinaus gibt es länderübergreifend kaum einheitliche Personalstrukturen.
Zudem unterliegt die Gesetzgebung zur Gehaltsabrechnung und Tarifverträgen ständigen Änderungen. Das Ausmaß dieser Anpassungen variiert zwischen den Ländern stark. Während es in einigen Ländern Regeln für Veränderungen gibt, fehlt es in anderen an einem festgelegten Verfahren.
Haben die Verantwortlichen nicht die nötigen lokalen Kenntnisse, ist es schwierig diese Herausforderungen zu bewältigen. Zwar gibt es viele Anbieter von Cloud-Software, die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für jedes Land entwickeln, allerdings kann dies viel Zeit in Anspruch nehmen und hohe Kosten verursachen. Aus diesem Grund nutzen viele Unternehmen weiterhin ihre bestehenden Gehaltsabrechnungssysteme, obwohl die Verlagerung von HR-Prozessen in die Cloud viele Vorteile mit sich bringt.
SaaS-Ansatz für eine erfolgreiche Cloud-Implementierung der Payroll
Das Cloud-Computing-Modell hat die HR-Softwarelandschaft revolutioniert. Die für die Personalabteilung erforderlichen Prozesse und Dienste eignen sich hervorragend für die Nutzung von „Software-as-a-Service“. Als Teilbereich des Cloud-Computings basiert das Saas-Modell auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt werden.
Bei der Payroll kommt es vor allem darauf an, dass diese problemlos und zuverlässig funktioniert. Kommt es zu Fehlern bei der Gehaltsabrechnung, wie dass MitarbeiterInnen verspätet ihren Lohn erhalten, kann dies negative Folgen für ein Unternehmen haben. Deshalb ist es sinnvoll, sich intensiv mit den Anforderungen des Unternehmens zu beschäftigen und Unterstützung von externen Dienstleistern in Betracht zu ziehen.
Was müssen Unternehmen für eine erfolgreiche Integration der Payroll beachten?
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Strukturen und damit auch unterschiedliche Anforderungen an die Abrechnungsprozesse. Daher gibt es keinen standardisierten Ansatz für die Implementierung der Payroll in die Cloud. Dennoch gibt es einige Aspekte, die Unternehmen bei der Verlagerung in die Cloud beachten sollten, um eine reibungslos funktionierende Gehaltsabrechnungslösung zu gewährleisten:
Entwicklung einer geeigneten Payroll-Strategie
Bevor die Integration der Payroll in die Cloud stattfinden kann, ist es zunächst wichtig herauszufinden, welches Modell zur Erbringung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten am besten zu einem Unternehmen passt.
Dabei können die beiden folgenden Fragen einen ersten Hinweis darauf geben, auf welchem Stand sich ein Unternehmen derzeit befindet und vor welchen Herausforderungen es möglicherweise steht:
- Wie komplex ist die Gehaltsabrechnung in den Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist?
- Wie ausgereift ist die aktuelle Payroll-Struktur?
Auch wenn ein Standardansatz zunächst empfehlenswert ist, wird dieser den Bedürfnissen eines Unternehmens nicht immer gerecht. In vielen Fällen ist deshalb ein individuelles Konzept für die Erbringung von Payroll-Diensten erforderlich.
Richtige Wahl des Payroll-Partners
Auf der Suche nach der passenden Payroll-Lösung sollten nicht nur auf die Cloud-Lösung geachtet werden, sondern auch auf die Wahl des richtigen Partners. Dabei sollten sich Unternehmen die folgenden Fragen stellen:
- Ist das Outsourcing der Gehaltsabrechnung die beste Option?
- Soll die Payroll ausgelagert werden, wenn das Unternehmen wächst oder die Gehaltsabrechnung komplexer wird?
- Wäre ein Partner, der die Gehaltsabrechnung in der Cloud für das Unternehmen abwickelt und den Mitarbeitern HR-Prozesse als Service zur Verfügung stellt (sogenannter BPaaS – Business-Process-as-a-Service), die richtige Wahl?
- Ist der Anbieter der Payroll-Software in der Lage, mit dem Unternehmen zu wachsen und sich weiterzuentwickeln?
Bei der Wahl eines geeigneten Partners ist es sinnvoll darauf zu achten, dass dieser Payroll-Prozesse in allen Ländern unterstützt, in denen das Unternehmen MitarbeiterInnen beschäftigt. Dabei sollten auch Länder miteinbezogen werden, in denen das Unternehmen möglicherweise in Zukunft tätig sein wird.
Eine länderübergreifende Payroll-Lösung bietet Unternehmen globale Berichts- und Abstimmungsmöglichkeiten, die alle über die Cloud zugänglich sind. Außerdem wird so ein einheitliches Modell für die Bereitstellung von Dienstleistungen gewährleistet, ohne dass lokale Unterschiede der einzelnen Länder verloren gehen.
Sicherstellung einer strukturierten Integration mit allen HR-Prozessen
Eine strukturierte und vollständige Integration mit allen HR-Prozessen ist bei der Verlagerung der Payroll in die Cloud unerlässlich. Daher ist es wichtig, alle verfügbaren Integrationsmöglichkeiten eingehend zu prüfen, um das passende HRIS-System für ein Unternehmen zu finden. Das HRIS (Human Resources Information System) ist eine Softwarelösung, die detaillierte Mitarbeiterinformationen sowie HR-bezogene Richtlinien und Verfahren pflegt, verwaltet und verarbeitet. Das richtige HRIS sollte in der Lage sein, eine Verbindung zu den Gehaltsabrechnungssystemen des Unternehmens herzustellen.
Anpassungsfähigkeit der Payroll
Ein zukunftsfähiges Unternehmen braucht eine Payroll-Infrastruktur, die den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens sowie der Belegschaft gerecht wird. Sie sollte zum Beispiel neue Länderstandorte integrieren können, wenn das Unternehmen expandiert.
Zudem benötigt das Management eine Lösung für die Gehaltsabrechnung, die einen Überblick über die Effizienz des Unternehmens bietet. Dafür müssen die Daten vereinheitlicht werden. Dies lässt sich nur durch eine Verlagerung in die Cloud erreichen.
Großer Ressourcenbedarf
Die eigenständige Umstellung auf ein cloudbasiertes System stellt sowohl aus technischer als auch aus rechtlicher Sicht eine Herausforderung für ein Unternehmen dar. Um eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten, sind für eine Implementierung der Payroll in die Cloud spezielle Fähigkeiten erforderlich. In Zukunft werden deshalb zunehmend qualifizierte MitarbeiterInnen benötigt, die sicherstellen, dass die Systeme gepflegt und alle lokalen Gesetzesänderungen berücksichtigt werden.
Dies stellt jedoch einen hohen Ressourcenbedarf dar, insbesondere wenn die internen Kapazitäten der Beschäftigten begrenzt sind. Viele Unternehmen wenden sich deshalb an Partner, um ihre länderübergreifenden Gehaltsabrechnungsprozesse in die Cloud zu verlagern.
Vorkonfiguration für schnellen Erfolg
Um bei der Verlagerung der Payroll in die Cloud Zeit und Kosten zu sparen, ist es hilfreich sich einige Best Practice Beispiele zur Hilfe zu nehmen. Dabei handelt es sich nicht ausschließlich um Standardvorlagen. Das Anwendungsmodell kann anhand der spezifischen HR-Anforderungen ausgewählt werden. Der Softwareanbieter kann Empfehlungen aussprechen, wie die Vorkonfiguration erfolgen soll und wie generische und gesetzliche Änderungen auf globaler und lokaler Ebene angewendet werden können.
Werden minimale Änderungen bei der Benennung von Lohnarten und der Gestaltung von Gehaltsabrechnungen akzeptiert sowie einige der lokalen Vereinbarungen harmonisiert, kann eine vorkonfigurierte Lösung in noch kürzerer Zeit bereitgestellt werden.
Eine Integration der Payroll in die Cloud bedarf einiges an Planung und hängt nicht zuletzt von der Auswahl des richtigen Payroll-Partners ab. Unternehmen, die ihre Cloud-HR-Lösungen mit einem zuverlässigen Payroll-System verbinden, können davon langfristig profitieren.
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