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Human Resources und Payroll: Outsourcing 2.0 macht das Personalwesen agiler und effizienter


By Sudhir Mitter, Country Lead DACH, Alight
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Human Resources und Payroll

Im HR-Management stehen zunehmend Themen wie Digitalisierung, Automatisierung, People Engagement, New Work und die strategische Neuausrichtung der Personalarbeit auf der Agenda. Die Umsetzung dieser Aufgaben stellt hohe Anforderungen an alle Beteiligten. Zudem kann sie zu Prioritätenkonflikten führen – etwa zwischen mehr HR-Servicequalität und Kostensenkung oder zwischen der Digitalisierung der Personalarbeit und der Transformation des Gesamtunternehmens. Auch die Weiterführung von Legacy-Anwendungen und die Implementierung neuer Technologien für die Bereiche Human Capital Managment (HCM) oder der Lohnabrechnung müssen abgestimmt werden.

Abhilfe schafft die Auslagerung von Core-HR-Funktionen an externe Dienstleister. Allerdings reicht es dabei nicht mehr, Mitarbeiter zu übernehmen und Prozesse eins zu eins weiterzuführen. Heutige Anbieter für HR- und Payroll-Outsourcing müssen bestehende Abläufe auf den Prüfstand stellen und digitale Technologien einführen, um den Kunden auf eine neue Professionalitätsstufe zu heben.

Change Management für Human Resources: Die Mitarbeiter "mitnehmen“

Die Übernahme von HR-Teams ist ein sensibles Thema und erfordert aktives Kommunikationsmanagement. Dazu gehört, die HR-Bereiche frühzeitig zu informieren, Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitern zu führen und gegebenenfalls den Betriebs- beziehungsweise Personalrat einzubeziehen. Wichtig ist zudem, die übertretenden Personen in relevanten Positionen einzusetzen. Darüber hinaus braucht es ein begleitendes Change-Management, das die Mitarbeiter an entscheidenden Fragen aktiv beteiligt – etwa zum künftigen Standort. Weitere wichtige Punkte sind ein umfassendes Onboarding, das den neuen Mitarbeitern eine gründliche Einarbeitung ermöglicht, sowie individuell zugeschnittene Weiterbildungsmaßnahmen – speziell in digitalen Kompetenzen.

Mit HR- und Payroll Oursourcing smart und sicher durch den Regel-Dschungel

Das Compliance Management zählt zu den komplexesten Aufgaben im Personalwesen. In den letzten Jahren gab es zudem zahlreiche Steuer- und Gesetzesänderungen – auch durch COVID-19-bezogene Neuerungen. Zudem erfordert der Remote-Work-Trend fundierte Kenntnisse in hybriden Arbeitsvereinbarungen. Ein moderner Outsourcing-Anbieter leistet auch hier wertvolle Hilfe. Neben der Übernahme des kontinuierlichen Legal Monitorings werden Änderungen bei gesetzlichen oder firmeninternen Regularien sofort im Service Delivery Modell umgesetzt und end-to-end bereitgestellt. Damit ist gewährleistet, dass Geschäftsvorgänge wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung regelkonform ablaufen.

Payroll Outsourcing: Flexibilität für volatile Märkte und digitale Arbeitswelten

Eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Outsourcing ist der Umstieg auf eine Cloud-basierte Umgebung. Laut dem Global Payroll Complexity Index 2021 von Alight erkennen immer mehr Unternehmen die Vorteile, die das Outsourcing gerade für die Lohnabrechnung bietet: Mit einem Anteil von 61 Prozent haben Cloud-basierte Abrechnungssysteme 2020 erstmals On-Premise-Lösungen (39 Prozent) als dominierende Plattform überholt. Jedes vierte Unternehmen (26 Prozent) hat im vergangenen Jahr Projekte zur digitalen Gehaltsabrechnung beschleunigt, neue Software angeschafft und eingesetzt.

Die Cloud kann außerdem in Verbindung mit „atmenden“ Serviceverträgen skalieren, etwa wenn sich Belegschaften im Zuge von Unternehmensspaltungen oder -zusammenschlüssen verändern. Auch neue geschäftliche Anforderungen wie die Flexibilisierung von Arbeitszeiten lassen sich rasch umsetzen. Denn die Prozesse sind in der Cloud vordefiniert und laufen über das gesamte Unternehmen und seine Standorte hinweg standardisiert ab. Dadurch lassen sich Arbeitseffizienz, Servicequalität und HR-Agilität steigern.

Mit dem Transfer von HR-Anwendungen und -Funktionen auf eine Cloud-basierte HCM-Plattform haben die Mitarbeiter zudem immer Zugriff auf Daten und Services – unabhängig von Zeit und Ort. Darüber hinaus ermöglicht die Cloud positive Mitarbeitererlebnisse – etwa durch die Integration vertrauter Kommunikationsdienste wie WhatsApp in den beruflichen Alltag, digitale Bewerbungsprozesse, E-Learning-Angebote sowie intuitiv bedienbare Self-Service-Portale.

Ein weiterer Vorteil: Da der Cloud-Provider für die kontinuierliche Weiterentwicklung des HCM-Systems und das Aufspielen entsprechender Updates verantwortlich ist, fällt es HR-Verantwortlichen wesentlich leichter, mit dem globalen Technologiewandel Schritt zu halten.

Lift, Shift, Transform – in 3 Schritten zu einheitlichen digitalen HR-Prozessen

Welche Themen haben im klassischen Outsourcing bisher gefehlt? Was treibt Personalverantwortliche derzeit um? Auf Basis dieser Fragen haben wir das Lift-Shift-Transform-Modell entwickelt – einen Werkzeugkasten, der auf die HR-Branche zugeschnitten ist und Lösungen für konkrete Needs bietet:

Lift, Shift, Transform – in 3 Schritten zu einheitlichen digitalen HR-Prozessen

Kostensenkung und Agilität durch Outsourcing 2.0

Das ganzheitliche Lift-Shift-Transform-Konzept sorgt von Anfang an für Einsparungen, da durch die Übernahme von Mitarbeitern die Personalausgaben sinken. Im weiteren Verlauf der Projekte kommt der klassische Outsourcing-Vorteil – die Umwandlung von fixen in variable Kosten – zunehmend zum Tragen: Die Anzahl der erforderlichen Service-Aktionen und damit der finanzielle Aufwand sinken. Und im operativen Geschäft führen automatisierte Prozesse zu mehr Agilität.

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