De 9 meest voorkomende fouten in het payroll proces en hoe ze te vermijden zijn

Een juiste manier van uitbetalen is een van de meest primaire verwachtingen die een werknemer van zijn werkgever mag hebben. Het corrigeren van loonfouten kost tijd en kan ook nog eens verwarrend zijn voor werknemers. Het kan bijvoorbeeld zelfs voorkomen dat salaris, dat misschien al is uitbetaald, moet worden teruggeven aan het bedrijf.

De loonadministratie van werknemers kan zonder de juiste hulpmiddelen enorm complex zijn en, indien niet goed beheerd, resulteren in een reeks fouten die werknemers en het bedrijf veel tijd en geld kunnen kosten.

2. Miscalculatie of het niet betalen van overuren

Verkeerd geregistreerde overuren leiden tot een verkeerde uitbetaling, waardoor correcties over meerdere belastingjaren nodig kunnen zijn. Fouten bij de uitbetaling van overuren kunnen voorkomen in een van de volgende scenario's:

• Werken tijdens pauzetijden
• Reistijd tussen werkplekken
• Deelname aan activiteiten buiten de normale uren; bijvoorbeeld training, teambuilding of bedrijfsfeesten

3. Niet melden van alle belastbare compensaties

Werknemersloon omvat meer dan salaris, overuren, commissies of bonussen. Bijkomende belastbare inkomsten omvatten:

• Aandelenvergoeding
• Bonusbeloningen
• Beloningen voor werknemers, zoals cadeaubonnen, lidmaatschap van een sportschool of reiskostenvergoedingen
• Auto of vergoeding van de zaak

4. Vertrouwen op het payroll systeem en niet op de kwaliteit van de gegevens

Elk salarisadministratieproces - is zo goed als de kwaliteit van de gegevensinvoer en de vaardigheden van de mensen die verantwoordelijk zijn voor de salarisadministratie. Bij fouten van het invoeren van gegevens ontstaan fouten in de salaris uitbetaling.

5. Onvoldoende salarisvaardigheden en ondersteuning

Er moet meer dan één persoon zijn die de salarisadministratie kan begrijpen en afhandelen. Deze personen moeten ervaring hebben in loonadministratie en de nalevingsprocedures begrijpen, inclusief de belastingvoorschriften en wettelijke vereisten voor salarisadministratie in hun regio - waarvan vele regelmatig worden bijgewerkt. Ook is er een plan B nodig wanneer loonsystemen uitvallen, het op tijd betalen van het loon is namelijk een wettelijke plicht. Vertragingen bij het uitbetalen van het loon kan leiden tot hoge kosten.

7. Verkeerde belastingcode gebruiken

Het bijhouden van belastingcodes is cruciaal om ervoor te zorgen dat werknemers op de juiste manier worden uitbetaald en de juiste hoeveelheid belasting wordt geïnd door de belastingdienst. Belastingcodes passen zich bijvoorbeeld aan bij persoonlijke omstandigheden:

• Nieuwe starters
• Bedrijfsvoordelen zoals een auto
• Ontslagen werknemers
• Werken op afstand
• Hybride werken

8. Slechte administratie en gegevensinvoer

Fouten bij het invoeren van gegevens, waaronder het niet matchen van werknemers met sofinummers, slechte registratie van tijd en aanwezigheid.

9. Slecht beheer van inbeslagnames, heffingen of kinderalimentatie

Aan de rechter verschuldigde bedragen kunnen worden ingehouden op het loon en degene die de salarisadministratie verzorgt, is verantwoordelijk voor het verzenden van de betaling naar de juiste ontvanger. Als het geld de ontvanger niet bereikt, kan dit een overtreding tot gevolg hebben.

Wat moet je doen als je een werknemer te veel of te weinig betaalt?

Wees eerlijk, open en duidelijk over de stappen tot een oplossing. Het welzijn van werknemers gaat om meer dan alleen loon. Het gaat erom dat je het gevoel hebt dat je de rekeningen kunt betalen, onverwachte kosten kunt opvangen en kunt zorgen voor een gezonde financiële toekomst, terwijl je keuzes kunt maken waarmee je van het leven kunt genieten.

Fouten in payroll komen voor en als ze zich voordoen, is er een wettelijke en morele verantwoordelijkheid om ze snel te corrigeren. De tijd die nodig is om tot een oplossing te komen, verschilt per land. Werknemers die worden gesteund door vakbonden of ondernemingsraden hebben daar baat bij.

Stappen om fouten in payroll te herstellen

1. Stel vast wat het verschil in salaris is en over welke periode het gaat
2. Neem contact op met de werknemer en licht de fout toe
3. Begrijp welke financiële problemen dit voor de werknemer kan opleveren
4. Adviseer over stappen naar een oplossing - vooral in het geval van een te hoge betaling waarbij de werknemer geld moet teruggeven
5. Tref indien mogelijk een betalingsregeling

Salariscontroles

Een regelmatige salariscontrole, met een gespecialiseerde payroll partner, moet deel uitmaken van elk payroll proces; of dit nu intern wordt uitgevoerd, als de dienst wordt beheerd of wordt uitbesteed. Een salariscontrole is te belangrijk om fout te laten gaan.

Als onderdeel van de controle moet een specialist alles bekijken, van de technologie, systemen en codes tot het salarisadministratieteam, om ervoor te zorgen dat het bedrijf over de juiste vaardigheden beschikt.

Nu de werk- en loonomstandigheden steeds veranderen, samen met snelle veranderingen in de technologie, zal een regelmatige salariscontrole aanbevelingen opleveren over waar verbeteringen moeten worden aangebracht en hoe toekomstige problemen kunnen worden voorkomen.

* Er is nooit een one-size-fits all voor payroll en dat geldt ook voor compliance, de correctie van loonfouten en de rapportage daarvan. Het loont de moeite om de Global Payroll Complexity Index te raadplegen om een beter inzicht te krijgen in de uitdagingen waarmee payroll professionals worden geconfronteerd.