Skip to content
Alight is overeengekomen om zijn Payroll- en Professional Services-bedrijf te verkopen aan een gelieerde onderneming van H.I.G. Capital. Meer informatie hier.

De 9 meest voorkomende fouten in het payroll proces en hoe ze te vermijden zijn


Share
De 9 meest voorkomende fouten in het payroll proces en hoe ze te vermijden zijn

Een juiste manier van uitbetalen is een van de meest primaire verwachtingen die een werknemer van zijn werkgever mag hebben. Het corrigeren van loonfouten kost tijd en kan ook nog eens verwarrend zijn voor werknemers. Het kan bijvoorbeeld zelfs voorkomen dat salaris, dat misschien al is uitbetaald, moet worden teruggeven aan het bedrijf.

De loonadministratie van werknemers kan zonder de juiste hulpmiddelen enorm complex zijn en, indien niet goed beheerd, resulteren in een reeks fouten die werknemers en het bedrijf veel tijd en geld kunnen kosten.

Dit zijn de 9 meest voorkomende fouten in payroll die vermeden moeten worden*

  1. Verkeerde berekening van het loon

 De meest voorkomende rekenfouten zijn:

  • Werknemers te veel of te weinig betalen
  • Foutieve betalingen met terugwerkende kracht
  • Het missen van de eerste loonstrook voor nieuwe werknemers
  • Het verkeerde bedrag aftrekken voor uitkeringen of andere salarisinhoudingen
  • Onjuiste betaling van werknemers die met arbeidsongeschiktheids- of ander verlof zijn

2. Miscalculatie of het niet betalen van overuren

Verkeerd geregistreerde overuren leiden tot een verkeerde uitbetaling, waardoor correcties over meerdere belastingjaren nodig kunnen zijn. Fouten bij de uitbetaling van overuren kunnen voorkomen in een van de volgende scenario's:

  • Werken tijdens pauzetijden
  • Reistijd tussen werkplekken
  • Deelname aan activiteiten buiten de normale uren; bijvoorbeeld training, teambuilding of bedrijfsfeesten

3. Niet melden van alle belastbare compensaties

Werknemersloon omvat meer dan salaris, overuren, commissies of bonussen. Bijkomende belastbare inkomsten omvatten:

  • Aandelenvergoeding
  • Bonusbeloningen
  • Beloningen voor werknemers, zoals cadeaubonnen, lidmaatschap van een sportschool of reiskostenvergoedingen
  • Auto of vergoeding van de zaak

4. Vertrouwen op het payroll systeem en niet op de kwaliteit van de gegevens

Elk salarisadministratieproces - is zo goed als de kwaliteit van de gegevensinvoer en de vaardigheden van de mensen die verantwoordelijk zijn voor de salarisadministratie. Bij fouten van het invoeren van gegevens ontstaan fouten in de salaris uitbetaling.

5. Onvoldoende salarisvaardigheden en ondersteuning

Er moet meer dan één persoon zijn die de salarisadministratie kan begrijpen en afhandelen. Deze personen moeten ervaring hebben in loonadministratie en de nalevingsprocedures begrijpen, inclusief de belastingvoorschriften en wettelijke vereisten voor salarisadministratie in hun regio - waarvan vele regelmatig worden bijgewerkt. Ook is er een plan B nodig wanneer loonsystemen uitvallen, het op tijd betalen van het loon is namelijk een wettelijke plicht. Vertragingen bij het uitbetalen van het loon kan leiden tot hoge kosten.

6. Rapportagetermijnen missen

Dit is een van de meest voorkomende loonfouten en kan gemakkelijk gebeuren. Er staat daarnaast ook een boete op het te laat indienen van belastingen.

7. Verkeerde belastingcode gebruiken

Het bijhouden van belastingcodes is cruciaal om ervoor te zorgen dat werknemers op de juiste manier worden uitbetaald en de juiste hoeveelheid belasting wordt geïnd door de belastingdienst. Belastingcodes passen zich bijvoorbeeld aan bij persoonlijke omstandigheden:

  • Nieuwe starters
  • Bedrijfsvoordelen zoals een auto
  • Ontslagen werknemers
  • Werken op afstand
  • Hybride werken

8. Slechte administratie en gegevensinvoer

Fouten bij het invoeren van gegevens, waaronder het niet matchen van werknemers met sofinummers, slechte registratie van tijd en aanwezigheid.

9. Slecht beheer van inbeslagnames, heffingen of kinderalimentatie

Aan de rechter verschuldigde bedragen kunnen worden ingehouden op het loon en degene die de salarisadministratie verzorgt, is verantwoordelijk voor het verzenden van de betaling naar de juiste ontvanger. Als het geld de ontvanger niet bereikt, kan dit een overtreding tot gevolg hebben.

Wat moet je doen als je een werknemer te veel of te weinig betaalt?

Wees eerlijk, open en duidelijk over de stappen tot een oplossing. Het welzijn van werknemers gaat om meer dan alleen loon. Het gaat erom dat je het gevoel hebt dat je de rekeningen kunt betalen, onverwachte kosten kunt opvangen en kunt zorgen voor een gezonde financiële toekomst, terwijl je keuzes kunt maken waarmee je van het leven kunt genieten.

Fouten in payroll komen voor en als ze zich voordoen, is er een wettelijke en morele verantwoordelijkheid om ze snel te corrigeren. De tijd die nodig is om tot een oplossing te komen, verschilt per land. Werknemers die worden gesteund door vakbonden of ondernemingsraden hebben daar baat bij.

Stappen om fouten in payroll te herstellen

  1. Stel vast wat het verschil in salaris is en over welke periode het gaat
  2. Neem contact op met de werknemer en licht de fout toe
  3. Begrijp welke financiële problemen dit voor de werknemer kan opleveren
  4. Adviseer over stappen naar een oplossing - vooral in het geval van een te hoge betaling waarbij de werknemer geld moet teruggeven
  5. Tref indien mogelijk een betalingsregeling

Salariscontroles

Een regelmatige salariscontrole, met een gespecialiseerde payroll partner, moet deel uitmaken van elk payroll proces; of dit nu intern wordt uitgevoerd, als de dienst wordt beheerd of wordt uitbesteed. Een salariscontrole is te belangrijk om fout te laten gaan.

Als onderdeel van de controle moet een specialist alles bekijken, van de technologie, systemen en codes tot het salarisadministratieteam, om ervoor te zorgen dat het bedrijf over de juiste vaardigheden beschikt.

Nu de werk- en loonomstandigheden steeds veranderen, samen met snelle veranderingen in de technologie, zal een regelmatige salariscontrole aanbevelingen opleveren over waar verbeteringen moeten worden aangebracht en hoe toekomstige problemen kunnen worden voorkomen.

 



* Er is nooit een one-size-fits all voor payroll en dat geldt ook voor compliance, de correctie van loonfouten en de rapportage daarvan. Het loont de moeite om de Global Payroll Complexity Index te raadplegen om een beter inzicht te krijgen in de uitdagingen waarmee payroll professionals worden geconfronteerd.

Related reads


Het optimale traject voor jouw payrolltransformatie volgens onze experts

Alight deelt bevindingen over de beste weg op jouw payrolltransformatiereis, zoals besproken door ons expertpanel tijdens een recente Working Futures-conferentie.

Waarom kiezen bedrijven niet voor AI-oplossingen voor hun payrollverwerking?

Waarom hebben bedrijven nog geen grootschalige overgang naar AI-oplossingen gemaakt voor hun payrollverwerking? Ontdek de redenen en belemmeringen in dit artikel van Alight.

‘EU pay transparency directive’: Wat bedrijven moeten weten

Ontdek de EU Pay Transparency Directive en de impact ervan op gendergelijkheid in beloning. Leer de belangrijkste stappen voor bedrijven om zich voor te bereiden en eerlijkheid in compensatie te bevorderen. Deskundige inzichten van Job Horbeek, Advisory Lead bij Alight.