Australia
In het dynamische HR- en payroll-landschap, waar de druk om meer te bereiken met minder investeringen toeneemt, is het essentieel om het verband tussen payrolltransformatie en de werknemerservaring te begrijpen.
HR- en payrollfuncties opereren steeds vaker in een complex en veeleisend landschap, vaak met tegenstrijdige eisen. Handmatige processen, hybride werken, verouderde technologie en toenemende compliance-eisen verhogen de druk op payroll en de complexiteit ervan.
Geconfronteerd met deze obstakels en de bredere eisen om meer te doen met minder, is het misschien niet verrassend dat 88% van de bedrijven in 2022 te maken kreeg met payrollfouten die ertoe leidden dat werknemers niet correct of op tijd werden betaald.1
Working Futures, een toegewijde HR-kennismakelaar, organiseerde onlangs een evenement waar een panel van HR- en payrollexperts deze en andere factoren die een rol spelen bij de payrolltransformatie bespraken met Mike O'Donovan van Alight. Ze wisselden hun gedachten uit over de rol van technologie en gaven advies over de valkuilen die je moet vermijden als je aan een payrolltransformatie begint.
Waarom is het bereiken van nauwkeurige payroll een fundamenteel element in het stimuleren van een positieve werknemerservaring? Welke onderdelen van payroll vereisen doorgaans transformatie om dit te ondersteunen?
Bij het onderzoeken van de fundamentele elementen van payroll en de rol ervan bij het stimuleren van positieve werknemerservaringen, waarschuwde Simon Puryer van LACE Partners organisaties voor de neiging om de basisbeginselen van payroll als vanzelfsprekend te beschouwen. “Als de basis niet klopt, moet je begrijpen waarom en wat de grondoorzaken zijn achter eventuele payrollverschillen”, adviseerde hij, terwijl hij het belang onderstreepte van het op tijd betalen van werknemers.
Jenni Flaherty van Alight Solutions bouwde voort op dit punt: “Mensen presteren slechter als ze niet op tijd of correct worden betaald. En ze praten erover.” Ze ging ook in op het belang van een eenvoudige, gepersonaliseerde werknemerservaring, waarbij ze de nadruk legde op de waarde van gegevensnauwkeurigheid, eenvoudig te gebruiken apps en de integratie van machine learning en AI in het payrollproces.
SAP Solution Architect en Human Factor Podcast-presentator Simon Humphreys was het daarmee eens en pleitte voor het transformatieve potentieel van tools als pay-on-demand en soortgelijke selfservice-apps. Hij benadrukte dat payroll niet moet worden gezien als een routinematige financiële transactie, maar als een instrument dat het financiële welzijn en de algehele arbeidstevredenheid van werknemers kan verbeteren.
O'Donovan deelde dezelfde opvatting en benadrukte de toenemende interesse in aanbiedingen als toegang tot verdiende lonen en de behoefte aan effectief veranderingsmanagement om de transformatieve rol te laten zien die payroll kan spelen bij het vormgeven van de werknemerservaring.
Welke rol spelen technologie en processen bij het aansturen van de vereiste transformatie? Hoe moeten we te werk gaan bij het opbouwen van de bijbehorende businesscase voor verandering?
Het panel was het erover eens dat technologie een cruciale rol speelt bij het transformeren van payrollprocessen. Van specifieke voorbeelden, zoals apps die loonstrookinformatie vereenvoudigen, tot bredere thema's als uniforme technologie-ervaringen en de waarde van data-analyse. Ze benadrukten ook de noodzaak van strategische planning, waarbij rekening wordt gehouden met zowel technologische als procesveranderingen, om een overtuigende businesscase voor payrolltransformatie op te bouwen.
Humphreys merkte op: “We hebben gezien hoe een bedrijf het belvolume van zijn servicecentra met 70.000 oproepen per jaar terugdrong, door simpelweg een app te ontwikkelen die werknemers toegang biedt tot zelfbediening en door de transparantie van de loongegevens te verbeteren.”
Het panel besprak vervolgens het snijvlak van technologie en processen. Humphreys illustreerde de kracht van een eenvoudige app bij het aanpakken van de uitdagingen van klanten, het verminderen van het aantal oproepen naar het servicecentrum en het vergroten van de transparantie bij payrollgegevens. O'Donovan gaf de essentie van het transformatiedoel bondig weer: het verbeteren van de werknemerservaring en het optimaliseren van de kosten. Om de zorgen over app-integratie aan te pakken, benadrukte O’Donovan het aanpassingsvermogen ervan aan verschillende systemen.
Een businesscase bouwen
Wat de uitdagingen betreft die gepaard gaan met het opbouwen van een businesscase voor payrolltransformatie, pleitte Puryer voor een waardegedreven aanpak die secundaire arbeidsvoorwaarden en algemene organisatorische verbeteringen in overweging neemt. Hij adviseerde een holistische visie, waarbij bij de implementatie van nieuwe systemen rekening wordt gehouden met processen en het bedrijfsmodel.
Het herhaalde thema was dat voor een succesvolle transformatie, het meer draait om strategische planning dan om technische aspecten. Samen drongen de experts erop aan dat organisaties zowel technologische oplossingen als procesverbeteringen moeten overwegen voor een alomvattende en impactvolle verandering.
Wat zijn de belangrijkste geleerde lessen en de belangrijkste valkuilen die payrollleiders moeten vermijden als ze pleiten voor verandering? En welke praktische tips hebben de experts?
Wat betreft het navigeren door transformatieve veranderingen benadrukte Flaherty de noodzaak van afstemming op wereldwijd, regionaal en lokaal niveau om een soepel implementatieproces te garanderen. Ze waarschuwde voor onnodige complexiteit en drong erop aan dat leiders zich moeten verzetten tegen op maat gemaakte oplossingen die innovatie en schaalbaarheid belemmeren.
Puryer raadde opnieuw een holistische visie aan, waarbij hij het belang onderstreepte van het begrijpen van de huidige processen en uitdagingen voordat een visie op de toekomst wordt gegeven. Hij benadrukte de waarde van het verkrijgen van inzicht in de realiteit van de dagelijkse bedrijfsvoering om ervoor te zorgen dat organisaties verouderde problemen aanpakken en de algehele efficiëntie verbeteren tijdens een verandering in het payrollsysteem.
Humphreys bood praktisch advies om zich niet alleen maar te concentreren op het vervangen van het ene payrollsysteem door het andere. Hij drong er bij leiders op aan om te overwegen om kerngegevens te transformeren en de IT-infrastructuur te verbeteren, waarbij veranderingen naast systeemtransities worden geïntegreerd om gemiste kansen te voorkomen. Hij beschreef ook de risico's van het handhaven van de status quo, daarbij verwijzend naar mogelijke verstoringen van de payroll en reputatieschade.
Het totaalplaatje
Op dezelfde manier pleitte O'Donovan voor een totaalaanpak en waarschuwde hij ervoor om het belang van het beoogde bedrijfsmodel en veranderingsmanagementprogramma's niet over het hoofd te zien, aangezien organisaties die deze verwaarlozen vaak te maken krijgen met implementatieproblemen, wat leidt tot slechte werknemerservaringen.
Als afsluiter benadrukte Flaherty de noodzaak van compliance en schaalbaarheid, terwijl ze ook de centrale rol van de werknemerservaring opnieuw benadrukte. Ze pleitte voor een holistisch ecosysteem waarin verschillende elementen, waaronder flexibele arbeidsvoorwaarden en payroll, naadloos naast elkaar bestaan om een uniforme en efficiënte werknemerservaring te bieden.
Conclusie
Payrolltransformatie is een strategische onderneming met diepgaande gevolgen voor de hele organisatie. Door technologie, processen en de bredere bedrijfscontext op één lijn te brengen, kunnen payroll-leiders de werknemerservaring naar een hoger niveau tillen en het succes van de organisatie stimuleren.
Wanneer bedrijven nadenken over hun eigen strategieën voor payrolltransformatie, kunnen de inzichten van deze experts als referentiepunt dienen en richting geven aan een steeds evoluerend landschap.
Payrolltransformatie gaat niet alleen over cijfers en systemen; het gaat over het creëren van een verhaal over organisatorische uitmuntendheid, waarbij werknemers centraal staan in een naadloos en stimulerend traject.
Als je hulp nodig hebt bij een regionaal of wereldwijd payrolltransformatieproject, neem dan contact met ons op.
