Australia
De Alight Global Payroll Complexity Index (GPCI) is een tweejaarlijks benchmarkonderzoek om te analyseren welke 40 landen wereldwijd de meest complexe salarisadministratie hebben. Hierbij wordt gekeken naar onder andere verplichte inhoudingen, sociale verzekeringspremies en rapportageverplichtingen.
Uit het onderzoek blijkt dat de landen in de top tien samen 29% complexer zijn dan de resterende 30 landen. Alle landen in de top 10 hebben een strenge arbeidswetgeving, en werknemers hebben er veel hebben. Het is dan ook geen verrassing dat er van de landen in de top tien negen in Europa liggen. Nederland hoort daar ook bij.
Waar Nederland in het onderzoek van 2021 nog op de 16e plaats stond, is het in 2023 gestegen naar de 8e plaats. Volgens het rapport is de complexiteit van de payroll in Nederland met 2% gestegen. Dit heeft verschillende oorzaken, die we hieronder uiteenzetten.
Veranderingen in de Nederlandse salarisadministratie
Ten eerste zijn de rapportageverplichtingen vanuit de overheid aangescherpt. Niet alleen is het verplicht om elke betaalperiode te rapporteren over diverse aspecten van de salarisadministratie, ook moeten er in 2023 meer gegevens worden doorgegeven aan de overheid dan in 2021. Enkele voorbeelden hiervan zijn gegevens over nieuwe aanstellingen en redenen waarom het dienstverband van werknemers is beëindigd. Ook moet informatie worden verstrekt over de soorten salarisbetalingen en zijn er verplichtingen met betrekking tot de gebruikte taal. Ten slotte geeft de Nederlandse Belastingdienst aan dat de loonadministratie van een onderneming zeven jaar moet worden bewaard.
Ten tweede zijn er veel nieuwe voorschriften met betrekking tot de salarisadministratie zelf. Zo hebben ouders in loondienst sinds 2022 recht op negen weken gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof in het eerste levensjaar van hun kind. Bovendien was er door de aanhoudende inflatie in 2023 sprake van een bijzondere verhoging van het minimumloon naast de reguliere halfjaarlijkse indexatie.
Bestaande wet- en regelgeving
Deze veranderingen komen boven op de al geldende regels voor salarisverwerking. In Nederland is er bij het opmaken van loonstroken niet alleen sprake van aftrek van sociale premies en belastingen, maar ook van facultatieve vergoedingen, zoals sportbonussen en lunchvergoedingen. Andere arbeidsvoorwaarden waar werknemers in Nederland doorgaans van profiteren, zijn de betaling van vakantiegeld in mei (meestal 8% van het brutoloon) en de zogenaamde 13e maand in december. Dit zijn allemaal aspecten die in de salarisadministratie moeten worden verwerkt.
Bovendien hebben werknemers doorgaans recht op toeslagen voor onregelmatige werkuren in verband met onder andere overwerk en ploegendienst. Ook deze regelingen moeten nauwkeurig en zorgvuldig in de salarisadministratie worden bijgehouden. Daarbij moeten ondernemingen rekening houden met regionale en lokale variaties met betrekking tot de payroll.
Ten slotte is in Nederland niet wettelijk vastgesteld wanneer salarissen moeten worden betaald. De meeste werkgevers kiezen ervoor om dit maandelijks te doen, dus elke maand op dezelfde dag, maar het is ook heel gebruikelijk om salarissen elke vier weken te betalen. In het laatste geval bestaat de boekhouding uit 13 perioden van vier weken en is er dus sprake van een extra betaalperiode.
Payroll
Wat jouw zakelijke behoeften ook zijn, wij hebben uniforme, geïntegreerde payroll oplossingen voor multinationals en grote bedrijven.
Overige factoren voor een complexe salarisadministratie
Net als in de meeste landen in de top tien van de Alight Global Payroll Complexity Index (GPCI) hebben ook in Nederland de vakbonden relatief veel macht. Ze worden dan ook erkend door bijna alle werkgevers. Op brancheniveau wordt collectief onderhandeld over arbeidsverhoudingen. De eisen die de vakbonden stellen aan de arbeidsvoorwaarden van werknemers maken ook de salarisverwerking complexer.
Bovendien moeten ondernemingen in Nederland zich in hun payroll houden aan de verplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening houdt in dat zorgvuldig met de persoonsgegevens van werknemers moet worden omgegaan. Ook dit maakt de financiële administratie ingewikkelder, want er zijn gedegen systemen voor nodig om de privacy van medewerkers te beschermen.
Ten slotte verwachten werknemers in Nederland steeds flexibelere arbeidsvoorwaarden. Dit varieert van vergoedingen voor thuiswerken tot betaling van salarissen in cryptovaluta. Ook kiezen veel werknemers ervoor om parttime te werken. Dit zijn allemaal factoren die een flexibele salarisadministratie vereisen die snel kan inspringen op wijzigingen in het personeelsbestand.
Uitdagingen voor salarisverwerking in Nederland in 2023
Het is duidelijk dat het voor salarisadministrateurs in Nederland geen eenvoudige taak is om in de payroll rekening te houden met al deze verschillende aspecten. Dit brengt dan ook enkele uitdagingen met zich mee.
Naarmate de salarisadministratie complexer wordt, neemt ook het risico op fouten en non-compliance toe. Bovendien brengt een complexe payroll meer kosten met zich mee. Dit kan een negatieve uitwerking hebben op de bedrijfsresultaten van een onderneming. Een toegenomen werkdruk onder salarisadministrateurs kan uiteindelijk leiden tot ontevredenheid onder deze groep werknemers. Er is een kans dat ervaren medewerkers het vakgebied verlaten, terwijl deze ervaring in 2023 juist meer dan ooit nodig is.
Oplossingen
Werkgevers kunnen enkele maatregelen nemen om bovenstaande problemen voor te zijn. Zo is het in eerste instantie van belang om op de hoogte te zijn van de actuele wet- en regelgeving met betrekking tot de salarisadministratie. Gerichte trainingen en opleidingen voor salarisprofessionals kunnen daarbij een grote dienst bewijzen. Het loont zich om te investeren in talent. Maatwerk en gespecialiseerde kennis zorgen ervoor dat payrollteams zich indien nodig snel kunnen aanpassen.
Bovendien dienen ondernemingen te beschikken over een gepaste technologische oplossing om de payroll te beheren. Dit systeem moet flexibel zijn en de privacy van de opgeslagen gegevens waarborgen. Door handmatige processen te automatiseren, kunnen fouten worden verminderd. Ook kan op deze manier eenvoudig worden gecontroleerd of aan de wet- en regelgeving wordt voldaan.
De rol van shared service centers
Een shared service center als Alight kan de salarisadministratie van ondernemingen indien gewenst overnemen. Dit bespaart werkgevers niet alleen veel tijd, maar door de gedegen kennis van shared service centers kunnen deze ook dienstdoen als adviseur om tot efficiënte oplossingen voor een complexe payroll te komen. Alight zorgt ervoor dat alle systemen binnen de financiële administratie van een bedrijf naadloos op elkaar aansluiten. Zo is ook jouw onderneming klaar voor de toekomst!
2023 Global Payroll Complexity Index Report
Download hier het global payroll complexity report 2023
