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Une paie versée dans les règles de l’art est l’une des choses les plus essentielle qu’un salarié est en droit d’attendre de son employeur. Corriger les erreurs de paie prend du temps et peut s’avérer vraiment perturbant pour les collaborateurs, qu’ils soient sous-payés ou au contraire trop payés. Dans ce dernier cas, ils doivent rendre de l’argent à l’entreprise, alors même que ces sommes peuvent déjà avoir été dépensées entre temps.
C’est une actualité qui fait parfois la une des journaux : sans les bons outils et ressources, payer les salariés peut devenir très complexe. Mal géré, c’est une source importante d’erreurs qui peut coûter du temps et de l’argent aux collaborateurs et à l’entreprise.
Les dix erreurs de paie qu’il faut éviter de commettre.
1) Mal calculer la paie
Les erreurs de paie peuvent se produire non seulement pour les salariés mais aussi pour le personnel payé à l’heure. Les scénarios d’erreur les plus fréquents comportent :
- Sous-payer ou surpayer un salarié ;
- Effectuer des paiements rétroactifs erronés ;
- Manquer la première occurrence de paie pour les nouveaux collaborateurs ;
- Déduire des sommes de manière erronée en cas de prestations sociales ou autres déductions ;
- Se tromper dans la paie des personnes en situation d’invalidité.
Gérer la paie sans difficulté
Créer une approche unifiée et standardisée de la paie
Une étude menée par NELP montre que 10 à 30 % des employeurs américains se trompent sur la catégorisation de leurs salariés, ce qui se traduit par des pertes se mesurant à plusieurs milliards pour les services fiscaux aux Etats-Unis.
2) Mal distinguer les salariés des entrepreneurs
Compter les personnes sous contrat comme des entrepreneurs indépendants les prive de droits fondamentaux et des protections tels que :
- Le salaire minimal ;
- La rémunération des heures supplémentaires ;
- Les contributions de sécurité sociale ;
- Les droits aux négociations collectives ;
- L’indemnisation des travailleurs ;
- La rémunération en cas de chômage ;
- La protection contre la discrimination salariale.
3) Mal calculer ou échouer à payer dans les délais impartis
Les heures supplémentaires renseignées de manière incorrecte entraînent une rémunération erronée, ce qui peut nécessiter des correctifs s’étalant sur plusieurs années fiscales.
Ces erreurs peuvent être occasionnées lors de différents scenarios types :
- Le travail effectué sur les pauses ;
- La participation à des activités en dehors des heures ouvrées normales, avec par exemple, la formation, les activités de team-building ou les fêtes d’entreprise.
4) Commettre des erreurs quant aux rémunérations imposables
La paie des collaborateurs va au-delà du salaire, des heures supplémentaires, commissions et primes. La rémunération imposable comprend aussi :
- Les rémunérations sous forme d’actions ;
- Les primes d’encouragement ;
- La mutuelle ;
- Les récompenses telles que les cartes-cadeaux, l’abonnement à des salles de sport et les primes de voyage ;
- Les voitures de fonction ou allocations.
5) S’appuyer sur le système de paie mais pas sur la qualité de la donnée
Tout processus de paie, qu’il soit manuel, dans le cloud ou complètement externalisé ne peut être de bonne qualité que dans la mesure où il s’appuie sur la qualité des données entrées et les compétences des équipes responsables de la paie. L’enregistrement des données est le garant de la paie adéquate des salaires.
6) Se doter de ressources et fonctions support inappropriées
Il faut qu’il y ait plus d’une personne à même de comprendre mais aussi de gérer la fonction de paie. Pour ceci, il faut des compétences de paie et une compréhension des procédures de mise en conformité, comprenant les réglementations fiscales et les dispositions juridiques au sujet de la paie dans leur région. Or, ces dernières sont fréquemment actualisées. De plus, si pour une raison X ou Y, un ordinateur tombe en panne, un système de sauvegarde manuel est nécessaire pour traiter les opérations de paie.
7) Manquer des dates butoir pour les rapports
C’est l’erreur la plus commune et il est facile de la commettre. La déclaration tardive des impôts entraîne une pénalité.
8) Utiliser le mauvais code fiscal
Il est essentiel de bien connaître les codes fiscaux pour s'assurer que les salariés sont payés correctement et que le bon montant d'impôt est prélevé par l'administration fiscale. Les codes fiscaux varient en fonction des circonstances personnelles, avec par exemple les spécificités suivantes :
- Les nouveaux arrivants ;
- Les avantages de l'entreprise - voiture ou une mutuelle par exemple ;
- Les salariés en congé de maladie ;
- Le travail à distance ;
- Le travail hybride.
9) Avoir une mauvaise tenue des registres et saisie des données
Les erreurs d’entrée des données peuvent survenir, notamment les incohérences avec le numéro de sécurité sociale d’un employé, un enregistrement insuffisant des heures et des présences.
10) Mal gérer les saisies-arrêts, les prélèvements et les pensions alimentaires pour enfant
Les sommes dues en vertu d'une décision de justice peuvent être déduites de la paie et la personne responsable de la paie est chargée d'envoyer le paiement au bon destinataire. Le fait que les fonds ne parviennent pas au bon destinataire peut constituer une infraction.
Que faut-il faire quand on surpaye ou sous-paye un salarié ?
Il s’agit d’être honnête et clair quant aux étapes pour régler le problème.
Le bien-être des salariés va au-delà de la paie. Cela comprend le fait de se sentir en contrôle et en sécurité, d’avoir l’assurance qu’on peut payer ses factures, faire face aux dépenses imprévues et s’installer dans un futur financier serein permettant de prendre des décisions pour profiter de la vie.
Quand les erreurs de paie se produisent, il y a une responsabilité juridique et morale de les corriger rapidement. La durée de résolution peut varier entre les pays et les salariés soutenus par des syndicats et des comités d’entreprise ont plus de poids.
Les étapes à suivre pour remédier aux erreurs de paie
- Mesurer le décalage de paie et sur quelle durée il a porté ;
- Contacter le salarié et décrire l’erreur qui a été commise ;
- Comprendre quels défis financiers cela peut représenter pour l’employé ;
- Conseiller quant aux étapes de résolution, notamment dans le cas d’un trop perçu où le salarié va porter une charge financière ;
- Organiser un programme de paiement si cela est possible.
Les audits de paie
Un audit de paie dans les règles, conduit par un partenaire spécialisé, devrait faire partie intégrante de tout processus de paie, que ce soit en présence d’une paie gérée en interne, qu’elle soit « managée » ou externalisée. Tout ceci est beaucoup trop important pour laisser ce type d’erreurs se produire.
Lors de l’audit, le spécialiste doit tout prendre en compte : la technologie, les systèmes et des codes à votre équipe de paie, afin de s'assurer que vous disposez des compétences adéquates.
Compte-tenu de la mutation permanente de la nature du travail et de la paie, et au regard des changements rapides dans la technologie, le fait de procéder à un audit de paie peut fournir des recommandations sur les axes d’amélioration et des indications sur comment éviter les erreurs.
