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Gestion des accès, rôles et droits de lecture des informations sensibles : la responsabilité des RH de maintenir la confidentialité des informations dans les multinationales.
La gestion des données des salariés dans les organisations mondiales est une tâche de plus en plus complexe et critique, en particulier dans le cadre de la réglementation européenne sur la protection des données à caractère personnel.
En effet, lors du lancement d'un projet de transformation digitale, la protection des informations relatives aux salariés qui sont stockées sur une seule plateforme peut être compromise. Aussi, l’ensemble des équipes RH (recrutement, gestion du personnel, formation etc…) et IT doivent œuvrer pour garantir la sécurité et la confidentialité des données.
La gestion du capital humain (HCM) a transformé les fonctions administratives conventionnelles des services RH en modernisant les tâches manuelles répétitives en processus numériques automatisés, permettant ainsi l’accès aux informations de l’entreprise en temps réel.
Cette révolution présente bon nombre d’avantages significatifs, mais implique des obligations en terme de conformité des données.
L’impact sur l’Analytique RH est important car, si les données doivent être structurées, normalisées et actualisées pour être exploitables, l’accessibilité à ces dernières se doit également d’être scrupuleusement étudiée afin de répondre aux réglementations de conformité.
Dans ce contexte, la configuration des rôles et des autorisations dans le système d’information RH est essentielle pour garantir la sécurité, l'intégrité et l'efficacité des processus RH. Aussi, nous nous concentrerons sur la nécessité et la valeur ajoutée d’un contrôle efficace de l’accès en temps réel aux informations sur les salariés au sein d’une plateforme HCM mondiale.
L’importance d'un système structuré de rôles et d'autorisations au sein du SIRH
La mise en place d’un système structuré de rôles et d'autorisations dans la gestion des données des salariés est essentielle pour plusieurs raisons :
1. Sécurité des données :
L’attribution de rôles spécifiques au sein d'un SIRH revêt une importance cruciale dans la préservation de la sécurité des données des salariés. Ces rôles définissent clairement les responsabilités et les autorisations accordées à chaque utilisateur, garantissant ainsi une gestion efficiente et sécurisée des informations sensibles.
La plateforme, qui offre un contrôle détaillé des autorisations, permet de définir non seulement qui peut consulter, mais aussi qui peut modifier ou supprimer les informations dans différents domaines des ressources humaines en temps réel. Ceci est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des équipes internationales qui doivent mettre en place des autorisations spécifiques pour chaque pays, leur permettant de se conformer aux réglementations locales et de garantir la confidentialité des données de leurs employés dans le monde entier.
En assignant des droits d'accès selon les besoins spécifiques de chaque fonction, on limite les risques de fuites, de manipulations malveillantes ou d'accès non autorisés. En outre, la définition de rôles facilite la traçabilité des actions effectuées dans le système, permettant une identification rapide des anomalies éventuelles. Chaque équipe peut ainsi exercer ses tâches sans compromettre l'intégrité des informations confidentielles.
2. Conformité réglementaire :
Toute organisation doit se conformer aux normes légales et réglementaires en matière de protection des données, telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). L’application de ces règles est facilitée par la mise en place de politiques de sécurité et de confidentialité au sein du SIRH.
Comme mentionné précédemment, un système HCM facilite la surveillance des activités des utilisateurs, permettant de tracer qui a accédé aux informations et quelles modifications, le cas échéant, ont été apportées aux enregistrements.
Aussi, en centralisant les données, il facilite également les audits internes et externes, renforçant la transparence et la conformité globale de l'entreprise vis-à-vis des obligations juridiques. Ainsi, le SIRH émerge comme un outil indispensable pour assurer la fiabilité et la conformité des données au sein de l'organisation.
3. Efficacité opérationnelle :
Le SIRH joue également un rôle important dans l’efficacité opérationnelle des équipes RH.
Tout d’abord, l’assignation de rôles et autorisations, permet d’optimiser les flux de travail des ressources humaines. En effet, chaque membre de l'équipe a accès uniquement aux informations dont il a besoin, rationalisant ainsi les processus d'embauche, de gestion des performances, de rémunération et de développement de carrière.
Dans les entreprises internationales qui comptent des effectifs importants et dont les équipes sont réparties dans différents pays, la gestion des données est d’autant plus complexe. A ce titre, disposer d'un système de rôles et d'autorisations facilement configurable est essentiel car il simplifie la gestion de l'accès aux données sensibles dans un environnement mondial.
Les responsables RH peuvent ainsi accéder plus rapidement aux dossiers des salariés dans leurs régions respectives, ce qui réduit également le temps de réponse lors de la prise de décisions clés. Une plateforme SIRH permet aux organisations de collaborer efficacement, en respectant les réglementations spécifiques de chaque pays tout en préservant l'intégrité des données.
4. Mises à jour et maintenance simplifiées :
Le SIRH garantit la conformité en intégrant et en automatisant les modifications légales dans les politiques de confidentialité et de sécurité des données. Ainsi, il assure une gestion proactive des exigences en matière de protection des données, limitant les risques de non-conformité et renforçant la sécurité juridique de l'entreprise.
Disposer d'une plate-forme régulièrement mise à jour libère les organisations du fardeau de la maintenance des systèmes internes et garantit qu'ils sont toujours conformes.
Poussé par l’expansion et l’innovation, le paysage commercial mondial et la technologie qui le sous-tend continuent d’évoluer rapidement. Il est important que les grandes quantités de données – pour la plupart personnelles et/ou sensibles – circulant au sein des organisations multinationales puissent être gérées rapidement, efficacement et de manière sécurisée.
Les entreprises mondiales qui souhaitent être conformes et compétitives dans le paysage actuel doivent envisager de mettre en œuvre des solutions RH offrant des systèmes structurés de rôles et d'autorisations pour garantir que les données de leurs collaborateurs restent gérables, contrôlables et sécurisées.
Système de paie mondial
Lorsque vous menez une activité dans plusieurs pays, vous devez gérer votre système de paie dans le respect des règles de conformité en vigueur localement. Nous pouvons vous y aider.
